Los registros que deben llevar las entidades que están obligadas a llevar contabilidad

Los registros que deben llevar las entidades que están obligadas a llevar contabilidad formal son:

1. REGISTROS OBLIGATORIOS: Entre los que la ley exige que deben llevarse tenemos los siguientes:

2. REGISTROS VOLUNTARIOS: Los que la entidad considere convenientes llevar para mejorar su control.

3. REGISTROS ADMINISTRATIVOS: Aunque tienen base legal, no son directamente relacionados con la contabilización de los

transacciones económicas, estos pueden ser, según el tipo de sociedad:

10/9/2018 Tema 02: Los libros diario y mayor, auxiliares y registros contables

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LOS PASOS DEL CICLO CONTABLE

La contabilidad moderna consta de un ciclo de diez pasos. Los cuatro primeros se refieren a la sistematización de libros, es

decir, a la compilación y registro sistemático de las transacciones financieras.

1. Primer paso: los documentos financieros. Constituyen la base de la contabilidad. Entre estos documentos cabe destacar

los cheques de banco, las facturas/comprobantes de crédito fiscal extendidos y las facturas/comprobantes de crédito fiscal

pagados. La información contenida en estos documentos se traslada a los libros contables, el diario, el mayor y el de estados

financieros. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan

las transacciones que afectan a las distintas cuentas, por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras. Son la base

para la elaboración de las partidas de diario las cuales deben estar soportadas con los documentos que soportan las

transacciones realizadas por la entidad de acuerdo a las reglas definidas por el Código de Comercio y el Código Tributario

vigentes.

Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada operación que se realiza en una empresa o

negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de servicio. Se elabora un Comprobante por cada día en el que se registren

transacciones económicas. Una de las características de las Partidas de Diario es que en los totales, el DEBE siempre tendrá

igual cantidad que el HABER.

Un modelo de partida de diario es el siguiente:

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2. Segundo paso: El registro de cada transacción en el Libro Diario. Constituye el punto de partida del sistema contable de

partida doble. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización tomando en cuenta el doble efecto que

toda transacción tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero

también refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible). Por ello, toda transacción tiene una

doble dimensión:

Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En función de su naturaleza, una partida contable

puede disminuir con el deber e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el deber y disminuir con el haber. Por

ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin

embargo, si el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el libro diario aparecerá una nueva partida,

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incrementándose la cuenta de bienes (débito) y aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El reconocimiento de la

obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios (débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando

se paguen los salarios se producirá una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito).

Un formato modelo para el Libro Diario es el siguiente:

3. Tercer paso. Registro de las partidas de diario en el libro mayor. Las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en

el libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable. En cada cuenta aparecen los débitos a la

izquierda y los créditos a la derecha, de tal forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta, puede

calcularse con facilidad.

Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por

ejemplo, en la cuenta de clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cuánto ha comprado

cada uno de ellos. Por

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