MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN RECURSOS HUMANOS

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS

INTRODUCCIÓN 7

 OBJETIVO 7

ALCANCE Y DESCRIPCION GENERAL 7

RESPONSABILIDADES 17 POLÍTICAS GENERALES________________________________ 18

 PRIMER EJE: ETICA Y GOBERNABILIDAD EMPRESARIAL oPolítica integración de expediente de personal_______________20 o

Política de reclutamiento, selección y contratación de personal___________________________________________ 29

 oPolítica de Jornada Laboral_______________________________ 32 oPolítica de Puntualidad _________________________________ 33

 oPolítica de Uso de Credencial Inteligente de Acceso___________ 34

 oPolítica de Períodos Vacacionales________________________ 40

 oPolítica de Días de Descanso Obligatorios y a Suspender Labores ___________________________________ 44

oEncuesta clima organizacional__________________________ 45

oPolítica de Incidencias a considerar en la Nomina___________ 46 oPolítica de Liquidación de Personal______________________ 48

 oPolítica de Vestimenta________________________________ 57

 oEncuesta de salida 59

SEGUNDO EJE : CALIDAD DE VIDA EN LA EMPRESA__________ 59

 oPolíticas de Pagos 60 oPolítica de Capacitación y Desarrollo _______________________ 60 oPolítica de Becas ______________________________________ 63

oPolítica de Préstamos __________________________________ 77

 oPolítica de Apoyo a la Recuperación de las Erogaciones de la Póliza de GMM____________________________ 82

oPolítica de Reconocimiento de Antigüedad _____________________ 87

 oPolítica de Uso de Cafetería ________________________________ 88

oPolítica de Protección Civil Primeros Auxilios ___________________ 89 oPolítica de Esparcimiento _________________________________ 94

 oDación de Artículos Conmemorativos a Fiestas tradicionales Mexicanas ___________________________________ 94

oPan de Muerto__________________________________________ 94

oRosca De Reyes ________________________________________ 94

 oRifa/Convivencia Navideña ________________________________ 95

 oViérnes Cumpleañero ____________________________________ 96

oFootball _______________________________________________ 97

oPolítica de Campaña de Salud _____________________________ 97

INTRODUCCIÓN Las Políticas Generales de Recursos Humanos definen las funciones que guían las acciones dirigidas hacia nuestros colaboradores las cuales están basadas en las directrices estratégicas de Misión, Visión y los Valores. OBJETIVO Nuestro objetivo es contar con políticas generales de Recursos Humanos, autorizadas para su implementación , consistente en la adopción de formalizar los criterios establecidos de operación en la materia, con el fin de alinear los temas relacionados con el capital humano apegados a la normatividad externa/interna y haciendo valer los principios que al efecto apliquen en relación con la filosofía de Responsabilidad Social, lo cual siempre estará encaminado al alcance de los objetivos estratégicos empresariales e individuales establecidos. ALCANCE Y DESCRIPCIÓN GENERAL Las políticas generales de Recursos Humanos tienen como objetivo marcar lineamientos a seguir al incorporar personas en las diversas áreas de la organización y proporcionarles elementos normativos que orienten su conducta hacia su desarrollo profesional siendo un vínculo entre la Institución y los colaboradores, donde la comunicación interna juega un papel fundamental en la motivación de nuestro equipo humano. Las presentes políticas son de aplicación general a todos los colaboradores que conforman Credicam S.A de C.V Sofom ENR sin distinción de la posición o puesto que ocupen en la institución a fin de: Aplicar las sanas prácticas y usos comunes de nuestro Manual con apego∙ al marco legal aplicable y a las disposiciones en la materia emanadas de las autoridades competentes, bajo esquemas de control interno. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 7 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Tomar en cuenta los objetivos y estrategias institucionales, así como los∙ lineamientos y directrices aprobados por el Consejo Directivo y la Dirección General. Realizar las operaciones bajo una comunicación efectiva y coordinación institucional contando con información suficiente, confiable y comprobable que sustente una correcta toma de decisiones. Definir, asignar y delimitar las funciones y responsabilidades entre las∙ distintas áreas involucradas en los Recursos Humanos. Glosario de términos: Manual de Estructura Organizacional de CREDICAM: Documento que muestra la estructura orgánica, objetivos, funciones y responsabilidades de la institución. Descripción de puesto: Documento que contienen las actividades que desempeña la persona en una posición definida dentro de la estructura organizacional, así como su perfil de puesto. Requisición de personal: Documento que se utiliza para solicitar personal, para un nuevo puesto o sustitución. Personal competente: Personal que cumple con los requisitos de educación, entrenamiento, habilidad y experiencia requerida en la descripción del puesto. Educación: Nivel académico requerido para desempeñar las funciones de un puesto. Entrenamiento mínimo: Se refiere al entrenamiento o capacitación mínima que el personal deberá de recibir o traer consigo y con evidencia al ingresar a un puesto. Habilidad: Destreza para realizar eficazmente una tarea o actividad física, mental o social. Experiencia: Se refiere a la antigüedad con la que cuenta una persona en un puesto actual o anterior. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 8 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Detección de Necesidades de Capacitación: Proceso periódico que tiene como objeto identificar las necesidades de competencia del personal. (Para fines prácticos se abrevia DNC). Programa de Capacitación: Se refiere al calendario donde se determina los cursos y/o entrenamientos a impartir durante el año al personal y derivado del programa de la DNC. Capacitación: Proceso por el cual los empleados son inducidos, preparados y actualizados para el eficiente desempeño de las funciones de un puesto y su desarrollo profesional. Comportamiento: Acciones, actos, conductas y/o movimientos observables y/o registrables realizados por una persona. Primeros auxilios: Los primeros auxilios son todas aquellas medidas o actuaciones que realiza el brigadista, en el mismo lugar donde ha ocurrido un accidente o situación de emergencia hasta la llegada del personal especializado. Los primeros auxilios no son tratamientos médicos. Son acciones de emergencia para reducir los efectos de las lesiones y estabilizar el estado del accidentado, esto último es lo que le concede la importancia a los primeros auxilios, de esta primera actuación va a depender en gran medida el estado general y posterior evolución del herido o afectado. Los primeros auxilios no son tratamientos médicos, son actuaciones de emergencia para reducir los efectos de las lesiones y estabilizar el estado del accidentado. Brigadistas de primeros auxilios: Persona interna calificada y coordinada para atender situaciones de emergencia de primero auxilios básicos ya sea por accidente u otra situación en la que se ve afectada el personal, es importante que los brigadistas tengan mínimo las nociones básicas de primeros auxilios, los brigadistas son la primera línea de defensa hasta la llegada de los sistemas profesionales de emergencias externos. Credencial inteligente de acceso: Tarjeta asignada al personal o prestadores de servicios externos para el acceso a las diferentes zonas de Credicam, según las autorizaciones asignadas por sistemas. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 9 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Credencial inteligente comodín: Tarjeta de acceso que es asignada a una persona de accesos frecuentes o prestadores de servicios externos de manera temporal. Acciones de capacitación: Las que permiten inducir, actualizar, desarrollar y fortalecer el desempeño de los empleados. Conocimiento: Información que una persona sabe, entiende, aplica, analiza, sintetiza y/o evalúa sobre un tema, área del saber, disciplina o actividad. Evaluado: Empleado cuyo desempeño laboral es observado, analizado, valorado y calificado. Evaluador: Persona que se encuentra en condiciones de observar, analizar, valorar y calificar el desempeño laboral del evaluado. Pueden ser: el superior jerárquico o supervisor directo, compañeros del mismo rango o subordinado de un empleado evaluado, el propio empleado evaluado o personas a las que éste atiende o presta servicios de manera directa. Instancia capacitadora: Persona física o moral, institución educativa, institución pública, institución privada, centro de investigación y organismo público o privado que imparten acciones de capacitación y que cuenta, cuando así corresponda, con reconocimiento de validez oficial a nivel nacional o su equivalente a nivel internacional. Productividad: En materia de recursos humanos, es el resultado de un sistema de gestión que permite a los empleados de una Institución, optimizar el tiempo y el uso de los recursos materiales, financieros y tecnológicos que concurren en ésta para la producción de bienes y/o servicios con el fin de promover el desarrollo, mejorar la competitividad de la institución y la calidad de vida y fomentar su propio desarrollo profesional. Retroinformación: Comunicación proporcionada a un empleado por uno o más de sus evaluadores sobre los resultados que alcanzó en la evaluación de su desempeño, identificando fortalezas y áreas de oportunidad, y que puede derivar en un plan de acción. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 10 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Área: Área de la institución a la que se le confiere atribuciones específicas en el reglamento interior u ordenamiento orgánico correspondiente, que tiene funciones propias que la distinguen de las demás dentro de la Institución. La competencia del personal: (Educación, entrenamiento, habilidades y experiencia) se define en las descripciones de puesto, elaboradas por el Gerente del área y Gerente de recursos humanos, que son de acceso público. La evidencia de la educación, entrenamiento, habilidad y experiencia se mantiene en el expediente de personal por parte del Gerente de recursos humanos, de la siguiente manera:  Educación: Copia de su certificado de estudios, si la personal en el⎫ puesto no cumple con la educación requerida puede aplicar al puesto si el Gerente del área emite la Constancia de ratificación de puesto (FO-RHU-021) mencionando que cuenta con las aptitudes necesarias para ocupar el puesto o en su defecto si puede demostrar el doble de experiencia requerida en el puesto.  Entrenamiento: Constancias, diplomas, listas de asistencia de la⎫ capacitación recibida.  Habilidades: Por medio del formato de evaluación de habilidades⎫  Experiencia: Por medio de carta de referencia laboral, Currículum⎫ Vitae o cualquier otro documento que ampare su tiempo de estancia en el puesto, si la personal en el puesto no cumple con el tiempo de experiencia requerido puede aplicar al puesto si el Gerente del área emite una carta mencionando que cuenta con los las aptitudes necesaria para ocupar el puesto. Términos y Condiciones: Para el propósito de este documento, se aplican los siguientes términos y definiciones. Rendición de cuentas. Condición de responder por decisiones y actividades ante los órganos de gobierno de la organización, autoridades competentes y más ampliamente, ante sus partes interesadas. Consumidor.- Miembro individual del público general que compra o utiliza propiedad, productos o servicios para propósitos privados. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 11 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Cliente.- Organización o miembro individual del público general que compra propiedad, productos o servicios para propósitos comerciales, privados o públicos. Debida diligencia. –Proceso exhaustivo y proactivo para identificar los impactos negativos reales y potenciales de carácter social, ambiental y económico de las decisiones y actividades de una organización a lo largo del ciclo de vida completo de un proyecto o de una actividad de la organización, con el objetivo de evitar y mitigar dichos impactos negativos. Empleado.- Individuo que mantiene una relación reconocida como “relación de empleo” en la legislación o práctica nacionales. Medio ambiente.- Entorno natural en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos, el espacio exterior y sus interrelaciones. Comportamiento ético.- Comportamiento acorde con los principios de correcta o buena conducta aceptados en el contexto de una situación determinada y que es coherente con la normativa internacional de comportamiento. Igualdad de género.- Trato equitativo para mujeres y hombres. Impacto de una organización Impacto.- Cambio positivo o negativo que se genera en la sociedad, la economía o el medio ambiente, producido, en su totalidad o parcialmente, como consecuencia de las decisiones y actividades pasadas y presentes de una organización. Iniciativa de responsabilidad social. Iniciativa.- Programa o actividad dedicados expresamente a cumplir un objetivo particular relacionado con la responsabilidad social Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 12 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Normativa internacional de comportamiento.- Expectativas de comportamiento organizacional socialmente responsable derivadas del derecho internacional consuetudinario, principios de derecho internacional generalmente aceptados o acuerdos intergubernamentales reconocidos de manera universal o casi universal. Organización.- Entidad o grupo de personas e instalaciones con responsabilidades, autoridades y relaciones establecidas y objetivos identificables. Gobernanza de la organización.- Sistema por el cual una organización toma e implementa decisiones con el fin de lograr sus objetivos. Principio.- Base fundamental para la toma de decisiones o para determinar un comportamiento. Producto.- Artículo o sustancia que se ofrece para la venta o es parte de un servicio entregado por una organización. Servicio.- Acción de una organización para satisfacer una demanda o necesidad. Diálogo social.- Negociación, consulta o simple intercambio de información entre los representantes de gobiernos, empleadores y trabajadores sobre temas de interés común relacionados con política económica y social. Responsabilidad social.- Responsabilidad de una organización ante los impactos que sus decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y el medio ambiente, mediante un comportamiento ético transparente que: Contribuya al desarrollo sostenible, incluyendo la salud y el bienestar de la sociedad, Tome en consideración las expectativas de sus partes interesadas. Cumpla con la legislación aplicable y sea coherente con la normativa internacional de comportamiento. Este integrada con toda la organización y se lleve a la práctica en sus relaciones. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 13 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Esfera de influencia.- Ámbito/alcance de una relación política, contractual, económica o de otra índole, a través de la cual una organización tiene la capacidad de afectar las decisiones o actividades de individuos u organizaciones. Partes interesadas.- Individuo o grupo que tiene interés en cualquier decisión o actividad de la organización. Involucramiento con las partes interesadas.- Actividad llevada a cabo para crear oportunidades de diálogo entre una organización y una o más de sus partes interesadas, con el objetivo de proporcionar una base fundamentada para las decisiones de la organización. Cadena de suministro.- Secuencia de actividades o partes que proporcionan productos o servicios a la organización. Desarrollo sostenible.- Desarrollo que satisface las necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades. Transparencia.- Apertura respecto a las decisiones y actividades que afectan a la sociedad, la economía y el medio ambiente y voluntad de comunicarlas de manera clara, exacta, oportuna, honesta y completa. Cadena de valor.- Secuencia completa de actividades o partes que proporcionan o reciben valor en forma de productos o servicios. Grupo vulnerable.- Grupo de individuos que comparten una o varias características que son la base de discriminación o circunstancias adversas en el ámbito social, económico, cultural, político o de salud, y que les causan una carencia de medios para alcanzar sus derechos o disfrutar de las mismas oportunidades que los demás. Trabajador.- Persona que desempeña un trabajo, ya sea un empleado o alguien que trabaja por cuenta propia. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 14 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 RESPONSABILIDADES Director General Presentar al Consejo de Administración las políticas de RH una vez que han pasado por su evaluación y autorización. Asignar los recursos para poder cumplir con la capacitación detectada y programada. Dirección de Administración/Gerencia R.H.  Revisar y coordinar la elaboración, actualización y difusión del∙ presente Manual.  Vigilar que se incorporen los cambios derivados de las∙ observaciones y recomendaciones efectuadas por las distintas instancias de supervisión y fiscalización.  Elaborar propuestas de modificaciones y de mejora al presente∙ Manual resultado de la incorporación de productos, servicios o procesos, de modificaciones a la estructura orgánica y del marco legal y normativo aplicable.  Determinar y gestionar el ambiente laboral a través de la aplicación∙ y evaluación de la encuesta de clima organizacional a efecto de sustentar y apoyar en la satisfacción del cumplimiento a los requisitos de las partes interesadas declaradas en el Manual de la estructura organizacional (MA-EOR-001).  Mantener actualizadas las secciones siguientes:∙ 1. Visión General. 2. Aspectos Generales. Gerentes o titulares de las áreas  Elaborar las solicitudes de personal cuando sea requerido, así∙ como llevar a cabo las entrevistas necesarias con los candidatos cuando le sea solicitado de acuerdo al presente manual.  Participar en la detección de necesidades de capacitación y dar∙ disponibilidad al personal para recibir la capacitación programada. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 15 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 POLÍTICA GENERAL DE RECURSOS HUMANOS La filosofía de nuestra entidad de incorporar consideraciones sociales y ambientales en la toma de decisiones y de rendición de cuentas tiene sus impactos en la sociedad , lo que implica un comportamiento transparente y ético que contribuya al desarrollo sostenible, cumpliendo con la legislación aplicable propiciando así que la responsabilidad social este integrada a toda la Organización y se lleve a la practica en nuestras relaciones tomando en cuenta los intereses de las partes relacionadas dentro de las que se reconoce que la principal parte es el recurso con el que cuenta Credicam que son sus colaboradores, por lo tanto les proporcionará reconocimientos y remuneración adecuadas conforme a sus posibilidades y en atención a su perfil, capacidades, funciones, otorgando estabilidad ,basada en el respeto mutuo a la relación laboral y les propicia oportunidades de desarrollo dentro de la Institución, todo ello en un ambiente laboral de confianza, respeto y apertura. Credicam pone especial cuidado en asegurar que existan relaciones laborales armoniosas, así como oportunidades de desarrollo, al mantener un sistema de comunicación que permite informar a todos los niveles de trabajadores la filosofía de la Organización, criterios y estándares de operación esperados propios de cada área así como otros datos e información que sean de interés general. Dentro de su filosofía de “Mejora Continua” Credicam cuenta con una política de Selección del recurso humano sustentada en la capacidad técnica y experiencias necesarias para desempeñar sus funciones y pone énfasis en los niveles de honorabilidad que le son indispensables. Las políticas y procedimientos de Reclutamiento y Selección incorporan lo previsto en las Disposiciones de Carácter General, a que se refiere la normatividad aplicable a la entidad, en materia de Prevención y Detección de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo. Por la importancia que deben tener algunos procesos/conceptos hemos dado énfasis a ellos elaborando manuales específicos e independientes para normar y dar a conocer aspectos fundamentales como: Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 16 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0  Inducción∙  Código de Conducta∙  Estructura Organizacional∙  Manual de Prevención y Detección de Operaciones∙ con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo. *El Manual de Inducción da los elementos que permiten una integración de los nuevos colaboradores del equipo a la Organización proporcionándoles el conocimiento de la filosofía Institucional en relación con el contexto general en el que ejercemos nuestra función. *El Código de Conducta.- El objetivo de los Principios Éticos y del Código de Conducta es hacer del conocimiento de los empleados, prestadores de servicios, apoderados, consejeros y proveedores relevantes de la entidad los lineamientos de conducta a seguir, en el cumplimiento de las actividades que nos sean encomendadas, considerando las exigencias de la Sociedad con la finalidad de:  Mejorar la calidad de nuestro servicio.∙  Garantizar el cumplimiento de leyes y disposiciones de las∙ autoridades regulatorias.  Comportamiento acorde a los lineamientos citados en∙ este documento. *La Estructura Organizacional. Está plasmada de acuerdo a los requerimientos de cobertura de metas y objetivos fijada por la entidad, por lo que es autorizada por la Dirección General. Así mismo la Estructura Orgánica aprobada es dada a conocer a toda la organización mediante su publicación en carpetas públicas internas. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 17 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 La Estructura Organizacional cuenta como sustento para cada una de las posiciones ahí autorizadas con dos requerimientos de acuerdo al formato autorizado y contenidos en el (FO-RHU-009) referentes a: 1. Descripción de puestos 2. Perfil de puestos Dicha Estructura Organizacional está contemplada dentro de otros sistemas vigentes como es el Sistema de Gestión de Calidad 9001:2008, mismo que sustentamos al haber obtenido la certificación correspondiente otorgada por la entidad denominada Aenor. *Manual de Prevención y Detección de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo.-Incorpora las políticas y procedimientos derivados de los aspectos previstos en las disposiciones en materia de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, publicadas en el Diario Oficial de la Federación. En este contexto se enmarca el reforzamiento de las políticas y procedimientos de selección de personal para procurar que el personal cuente con la calidad técnica y experiencia necesarias, así como con honorabilidad para llevar a cabo las actividades que le corresponden. De igual forma se establecen mecanismos y sistemas que permiten a sus empleados y funcionarios enviar directamente al área a cargo del Oficial de Cumplimiento, avisos sobre hechos o actos susceptibles de ser considerados como constitutivos de Operaciones Inusuales u Operaciones Internas Preocupantes. Por lo que respecta al tema de la Responsabilidad Social Empresarial (en adelante RS), nuestra política contempla que todos los procesos de la Organización deben contener implícitas las materias fundamentales de la Responsabilidad Social y es por ello que el involucramiento eficaz de los participantes en cualquier decisión o actividad es importante para cubrir la expectativas estratégicas, el interés común en el éxito, temas en donde una parte interesada fundamental es el recurso humano. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 18 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Por la importancia de la RS, es que hemos clasificado de acuerdo a sus cuatro ejes rectores de su filosofía el planteamiento de las Políticas contenidas en este Manual: I.-ETICA Y GOBERNABILIDAD EMPRESARIAL II.-CALIDAD DE VIDA EN LA EMPRESA III.-VINCULACIÓN Y COMPROMISO CON LA COMUNIDAD Y SU DESARROLLO IV.- CUIDADO Y PRESERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE En el desempeño de su actividad Credicam considera implícitos los cuatro ejes de la Responsabilidad Social, habiéndose convertido en una parte critica al impactar su desempeño integral y su habilidad para continuar operando de manera eficaz, ya que su desempeño impactado por los aspectos de la RS reportan beneficios a la Organización e influyen al generar innovación; mejorar la competitividad, reputación. Lo anterior también reporta beneficios al aumentar la lealtad, involucramiento, participación y la moral de los empleados; mejorar la salud y la seguridad de los trabajadores; impactar positivamente en la capacidad de la Organización para contratar, motivar y retener a sus empleados, obtener ahorros asociados al aumento en la productividad y eficiencia de los recursos ,capacidad de retención a clientes/usuarios y empleados ;mejorar la fiabilidad y equidad de las transacciones, a través de la política responsable, la competencia justa y la ausencia de corrupción y prevenir o reducir los conflictos potenciales. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 19 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 PRIMER EJE : ETICA Y GOBERNABILIDAD EMPRESARIAL INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTE DE PERSONAL Objetivo: registrar, integrar y controlar la documentación fundamental para sustentar las relaciones laborales entre Credicam y su plantilla laboral autorizada. Alcance: aplicable al departamento de Recursos Humanos con referencia a la documentación de todos los integrantes de la organización. Responsabilidad: la Gerencia de Recursos Humanos es la responsable de la guarda y custodia de los expedientes de la plantilla laboral activa y de aquellos individuos que han causado baja, el cual debe integrarse con la documentación proporcionada por el candidato elegido, así como por toda la documentación que sustente su elección, cobertura del perfil del puesto e historial dentro de la institución. Dicha documentación es controlada a través del contenido del formato denominado “Control de expediente de Personal “, (FO-RHU-017) También la Gerencia de Recursos Humanos es responsable del control y aseguramiento de la información contenida en los expedientes de personal de aquellos empleados que han causado baja con fecha mayor a 5 años en (relación con la fecha de envió al archivo muerto), pasando entonces a estar bajo la custodia física de la Gerencia de Compras y Servicios en las instalaciones donde se encuentra dicho archivo muerto. POLITICA: *Establecer las normas y el procedimiento de operación que faciliten integración, actualización, manejo y conservación del expediente único de personal, a fin que se optimice la administración de los documentos generados durante la trayectoria laboral de los trabajadores. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 20 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 *Aplicable a los documentos que así lo ameriten, la información contenida en los expedientes de personal debe actualizarse conforme a los procedimientos que el área de Recursos Humanos establezca, al menos una vez al año, hasta incluso, cuando la relación laboral deje de surtir efectos legales por renuncia, destitución o baja incorporando al citado expediente el aviso de baja IMSS, GMM y las correspondientes constancias de ingresos que para efectos de su declaración anual se le proporcionen. *Si se detectare que alguno de los empleados ha cambiado sus usos y costumbres de vida, los cuales se reflejan en un cambio en su situación económica, sin que se derive de un aumento de salario, deberá efectuarse una investigación especial en cualquier momento *Instrumentar el mecanismo, con alcance a toda la plantilla laboral y al contenido de sus expedientes de personal para que la entidad se alinie a la normatividad establecida por la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares, por lo que les da a conocer el “Aviso de privacidad” cuyo formato se identifica como anexo #1, el cual es firmado al momento de la contratación. Así mismo da a conocer el establecimiento de las acciones conducentes adoptadas por la entidad para la optimización de recursos, a fin de dar cabal y exacto cumplimiento a los criterios de eficiencia, imparcialidad y honradez en el proceso de contratación y movimientos de personal. Credicam opera bajo las siguientes políticas sustentadas en normatividad externa: Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, Ley de Prevención y Detección de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo, entre otras. Así como en las presentes políticas de normatividad interna:  Garantizar que todas las personas tengan las mismas∙ oportunidades de empleo, sin discriminación por su origen, color, religión, sexo, nacionalidad, edad o estado civil. Promueve la Igualdad de género y responsabilidad social evitando limitar el potencial de los individuos, familias, comunidades y sociedades Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 21 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0  Promover y transferir candidatos internos siempre y cuando∙ éstos cubran el perfil requerido o bien sean capacitados para desempeñar el puesto disponible  Contratar de forma eventual al personal que cubra niveles∙ inferiores al de Gerencia, mediante un contrato de tres meses, informándoles que no cuentan con los beneficios de los seguros de gastos médicos mayores y de vida, sino hasta que hayan sido contratados de manera definitiva.  Una vez cubiertos los requerimientos de perfil y desempeño, la∙ contratación definitiva requiere de la confirmación por escrito del jefe inmediato así como el compromiso del mantenimiento del expediente de personal con la documentación requerida para este fin.  El personal deberá informar a Recursos Humanos de cualquier∙ cambio relativo a sus datos personales, como son: dirección, número telefónico, estado civil, nacimiento de un nuevo hijo, etc. a efecto de mantenerla actualizada en lo referente a sus dependientes y sus beneficiarios, a efecto de contar con un “inventario de Personal “ que cuente con datos que se reflejaran en el seguro de gastos médicos y de vida.  Mantener los niveles estipulados de experiencia y capacidad∙ técnica previa a su contratación u obtenidos vía “capacitación” de manera simultánea a su ingreso a la Institución o al inicio de sus actividades, especialmente para funcionarios y empleados que laboren en áreas de atención al público o de administración de recursos y que contemplen, entre otros aspectos, los relativos a : o Mantener actualizado y capacitado al recurso humano sobre el contenido del Manual derivado de las Disposiciones de carácter general, relativo a las políticas de Identificación y Conocimiento de Usuarios y Clientes, así como de los criterios, medidas y procedimientos Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 22 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 internos adoptados por la entidad para el debido cumplimiento de la normatividad aplicable. Las políticas referentes a RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD de conformidad con lo establecido en el Marco Legal es aplicable a la Entidad:  Los miembros del consejo de administración, integrantes de diversos∙ Comités, el Oficial de Cumplimiento, así como los directivos, funcionarios, empleados y apoderados quienes, deberán mantener absoluta confidencialidad sobre la información que obtienen en el proceso operativo y la relativa a los reportes previstos en las Disposiciones, salvo cuando la pidiere la SHCP, por conducto de la CNBV que nos supervisa, y demás autoridades expresamente facultadas para ello. Aplicar el principio de “reserva y confidencialidad” a los directivos, funcionarios, empleados y apoderados respecto de cualquier información o de cualquiera de los reportes previstos en las disposiciones incluye en adenda A al contrato laboral como ” Cláusula de Confidencialidad “y se suscribe por los empleados o funcionarios, al inicio de su relación laboral con la Entidad, estableciendo terminantemente la prohibición de alertar a los clientes respecto de cualquier información que se presente a la Secretaría por conducto de la Comisión, en cumplimiento a las Disposiciones o en atención a sus requerimientos o sobre las órdenes de aseguramiento que sobre sus derechos o bienes se tengan que ejecutar. Dichas personas tendrán estrictamente prohibido: o Alertar o dar aviso a sus Clientes o Usuarios respecto de cualquier referencia sobre ellos se haga en dichos reportes. o Alertar o dar aviso a sus Clientes, Usuarios o a algún tercero respecto de cualquiera de los requerimientos de información o documentación previstos en las Disposiciones así como a las órdenes de aseguramiento o desbloqueo de Operaciones que, por conducto de la autoridad competente se formulen en materia de prevención, investigación, persecución y sanción Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 23 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 de conductas que pudiesen actualizar los supuestos previstos en los artículos 139 Quater o 400 Bis del Código Penal Federal. o Alertar o dar aviso a sus clientes, usuarios o algún tercero sobre el contenido de la lista de personas bloqueadas. No se considerarán como indicios fundados de la comisión de delito, los reportes y demás información que, respecto de ellos, genere la Entidad, a efecto de dar cumplimiento a las Disposiciones de carácter general a las que se refiere el presente Manual. Serán sujetos a sanciones por violar el principio de Reserva y Confidencialidad, las personas que incurran en cualquier tipo de falta o violación a las disposiciones contenidas en el mismo, con independencia de las que pudiera haber lugar en términos de Ley, por violaciones a ésta o a las Disposiciones. Las faltas cometidas a título culposo, serán sancionadas en función a la gravedad de la misma, desde una observación con apercibimiento en caso de reiteración, hasta el despido del responsable sin derecho a indemnización. Se entiende que existe actuación culposa cuando, por impericia, negligencia o desatención, se viola cualquiera de las previsiones del presente Documento, sin que exista voluntad de hacerlo. Las faltas cometidas con dolo, serán consideradas en todos los casos como faltas graves y serán sancionadas, mínimo, con la suspensión del responsable. Se entiende como actuación dolosa, cuando existe voluntad cierta y directa de realizar una operación con conciencia de que la misma infringe o viola alguna de las disposiciones del presente Documento. Para dar cumplimiento al compromiso ético de reporte responsable se dispondrá de un buzón colocado en el área de comedor de las instalaciones, para hacer llegar directamente y con la confidencialidad necesaria al área a Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 24 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 cargo del Oficial de Cumplimiento que es quien accesa al buzón, sus avisos sobre hechos o actos susceptibles de ser considerados como constitutivos de Operaciones Inusuales y/o Preocupantes. Derivado de los análisis y dictámenes que resulten de estos avisos, se impondrán, según sea caso, las medidas disciplinarias correspondientes informándolas al área competente para su aplicación. El aviso debe contener los datos que permitan analizar los hechos o actos que están siendo reportados, para lo cual, dependiendo del asunto reportado, deberán incluir la información que contribuya a identificar al o a los involucrados, como pueden ser:  Nombre(s) de directivo, funcionario, empleado y/o apoderado∙  Nombre o razón social del cliente y/o beneficiario de las Operaciones.∙  Operación u operaciones involucrada (s)∙  Hechos o actos a reportar∙ RECLUTAMIENTO.- En el procedimiento de reclutamiento el departamento de Recursos Humanos: 1. Recibe requerimiento interno del responsable del área, en el cual presente la solicitud de cobertura del puesto, según se trate de una posición nueva o de una vacante, conforme al organigrama autorizado. El formato “Requisición de Personal “ (FO-RHU-001) debe ser presentado al área de Recursos Humanos por el área involucrada para iniciar el proceso de cobertura de alguna de las posiciones organizacionales autorizadas dentro de la Estructura Organizacional. Dicho documento debe ser totalmente llenado de tal manera que el área de búsqueda cuente con todos los elementos para poder proceder a atender los requerimientos planteados. La citada información se refiere a: . Experiencia . Escolaridad .Rango de remuneración de acuerdo a tabulador autorizado Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 25 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 . Rango de edad, en su caso . Preferencia de sexo, en su caso . Funciones Principales . Propuesta de candidato(s) interno(s) 1. Determina si la posición vacante puede ser ocupada por alguno de los empleados propuestos, atendiendo al perfil definido. a) Si los candidatos internos cubren el perfil y esa es la selección del área solicitante, entonces se procede a iniciar el proceso de cobertura de la posición. (FO-RHU-018). b) Si el área solicitante NO considera que los candidatos internos cubran el perfil solicitado entonces el área de Recursos Humanos realiza búsqueda mediante fuentes de reclutamiento. (Compañías especializadas en el servicio de reclutamiento de personal, instituciones educativas, asociaciones relacionadas con el sector financiero, medios de comunicación, etc.). c) El área de Recursos Humanos recibe y concentra los Currículum de los candidatos, para el proceso de selección. SELECCIÓN: El procedimiento seguido consiste en que el departamento de Recursos Humanos: 1. Selecciona el currículum concentrado a aquéllos que reúnen en mayor medida las características solicitadas para cubrir el puesto. 2. Realiza entrevista preliminar para filtrar y ordenar a los candidatos. Durante la entrevista, Recursos Humanos se cerciora, entre otros aspectos y particularmente cuando se trata de cubrir puestos de atención al público o de administración de recursos, que el candidato: Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 26 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 cuente con la calidad técnica y experiencia necesarias, en materia de∙ prevención de lavado de dinero, así como de que conoce la información sobre técnicas, métodos y tendencias para prevenir, detectar y reportar Operaciones que pudiesen actualizar los supuestos previstos en los artículos 139 Quáter ó 400 Bis del Código Penal Federal. El candidato acredita que ha tenido capacitación en la materia, mediante la presentación de la Constancia más reciente que tenga del curso correspondiente o, en su caso, manifiesta que está dispuesto a ser evaluado o a recibir dicha capacitación/actualización de manera previa o simultánea a su ingreso o al inicio de sus actividades en el área para la cual está siendo reclutado. Esta declaración que forma parte de los procedimientos de selección antes referidos deberá quedar contemplada en el Manual de Prevención y Detección de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Financiamiento al Terrorismo 3. Valida la capacidad técnica, experiencia y honorabilidad necesarias. En términos del punto anterior CREDICAM SOFOM E.N.R. valida: a)“Calidad técnica”: mediante Currículum Vitae, certificados de estudios, cartas de reconocimiento, constancia de haber cursado lo referente a PLD etc. Cuando el candidato no está en posibilidad de acreditar su capacitación en materia de PLD, la empresa de manera directa o a través de empresas de capacitación, aplicará la evaluación con el propósito de medir sus resultados y de asegurar sus conocimientos. Cuando el candidato es el idóneo para ocupar la posición vacante, pero los resultados no son satisfactorios, es factible brindarle la oportunidad de capacitación a través de asistir al curso sobre PLD de manera previa o simultánea a su ingreso o al inicio de sus actividades, para obtener la constancia de acreditación necesaria por parte de la empresa capacitadora. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 27 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Cuando no se puede acreditar la escolaridad, se solicita al Director General proporcione escrito donde especifique que cuenta con toda la experiencia para ocupar el cargo, a través de llenado del Formato “Acreditamiento de Capacidad Técnica de Personal 2º Nivel Organizacional” .(FO-RHU-021). b).Experiencia”. Se valida y complementa durante la entrevista, con base en la información contenida en el Currículum Vitae del candidato, la(s) constancia(s) emitida(s) por la(s) empresa(s) en la(s) que haya laborado y el requerimiento de cobertura del puesto enviada por el área solicitante. Honorabilidad”. Adicional a la capacidad técnica el recurso humano debe contar con la honorabilidad para llevar a cabo las actividades que le corresponden, los cuales deberán incluir la obtención de una declaración firmada por el funcionario o empleado de que se trate, a través de la “Carta Declaratoria” (FO-RHU-015) en la que manifieste expresamente si ha trabajado o no, previamente, en alguna entidad financiera, en cuyo caso, señalará nombre de la entidad, puesto ocupado y período. Manifestará también el hecho de no haber sido sentenciado por delitos patrimoniales o inhabilitado para ejercer el comercio a consecuencia del incumplimiento de la legislación o para desempeñar un empleo, cargo o comisión en el servicio público, o en el sistema financiero mexicano. No habrá excepciones en el cumplimiento de este requisito. 4. Recursos Humanos realiza la preselección de candidatos y programa las entrevistas con el responsable del área solicitante. Responsable de área solicitante 5. Realiza las entrevistas, selecciona al candidato y lo informa a Recursos Humanos por escrito la decisión de la persona que ha elegido para su contratación. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 28 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 CONTRATACIÓN Recursos Humanos inicia el proceso de contratación: 1. Obtiene reporte de estudio socio económico, en niveles jerárquicos inferiores a Subdirector. 2. Obtiene reporte de estudios Médicos y Análisis clínicos, niveles jerárquicos inferiores a Subdirector. 3. Integra el expediente del empleado, conforme al manual (FO-RHU017). 4. Elabora contrato de acuerdo a las instrucciones del área solicitante, eventual o definitivo,(FO-RHU-009).y adendum A 5. Obtiene firma del candidato en la constancia de conocimiento del Código de Ética, (FO-RHU-011). 6. Efectúa la Inducción correspondiente incluido el dar conocer El Manual de Inducción obteniendo la firma de ello a través del anexo # 3, es en este proceso en el que se le indica sobre los procesos de capacitación en línea a los cuales tiene acceso así como que debe cubrir los básicos en el periodo de la contratación de los 3 primeros meses, a efecto de actualizarse en la normatividad externa toda vez que la normatividad interna esta a su disposición en las carpetas publicas institucionales. 7. Realiza recorrido de las instalaciones indicándole los lugares en donde se ubican los integrantes de la organización, servicios y la cafetería. 8. Dentro del proceso de contratación el responsable de Recursos Humanos instruye al nuevo empleado en la metodología de la consulta de las Carpetas Publicas que se encuentran a su disposición en la red de consulta electrónica de la Institución a efecto que conozca el contenido de todos los Manuales existentes incluidos los correspondientes a Manual de Prevención y Detección de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita y Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 29 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Financiamiento al Terrorismo obteniendo el documento constancia de haber conocido el contenido del mismo Firma la documentación requerida dentro de la que se encuentra la Carta de PLD (FO-RHU-013) 9. Carta de conocimiento del manual de lavado de dinero (FO-RHU014) 11.-Carta Declaratoria de haber o no trabajado en instituciones Financieras (FO-RHU-015) JORNADA LABORAL Respetar las responsabilidades familiares de los trabajadores proporcionándoles un horario laboral para una adecuada conciliación entre la vida familiar y laboral debiendo respetar la jornada semanal de trabajo que será la máxima permitida por la Ley, la Empresa podrá repartir las horas de trabajo de acuerdo a sus necesidades, a fin de permitir a los Empleados el reposo y descanso del sábado y domingo o cualquier modalidad equivalente, de acuerdo a lo establecido por el artículo de la Ley Federal del trabajo. Los trabajadores se obligan a prestar sus servicios en una jornada de trabajo discontinua comprendida de lunes a viernes de las 8:30 a las 14:00 horas y de 15:30 a 18:00 horas, reposando el sábado y disfrutando del día domingo como día de descanso semanal, lo cual se conviene conforme a lo dispuesto por el citado artículo de la Ley Federal del Trabajo. Los empleados están obligados a presentarse a su lugar de trabajo, así como iniciar sus labores a la hora asignada. Es causa de rescisión de la relación de trabajo, sin responsabilidad para el patrón: tener el trabajador más de 3 faltas de asistencia en un periodo de treinta días, sin permiso del patrón o sin causa justificada, siendo obligación del trabajador dar aviso al patrón, salvo caso fortuito o fuerza mayor, de las causas justificadas que le impidan concurrir a su trabajo. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 30 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 PUNTUALIDAD Respetar el derecho de los trabajadores a cumplir el horario laboral acordado quedando la empresa facultada para permitir la entrada o en su defecto negar la autorización para ingresar a la misma, en caso de que el trabajador se presente a laborar con un retraso mayor a 15 minutos de la hora señalada, se considerará como falta de asistencia y causará que el trabajador no se le pague el día. Cuando algún Empleado por cualquier causa se presente con retraso a laborar, se notificara a su jefe inmediato, y a falta de este, al responsable de Recursos Humanos a fin de que autorice su entrada a las instalaciones. Las sanciones por acumular retardos en un periodo de 30 días serán los que se determinan a continuación:  3 Retardos = 1 día de suspensión∙  6 Retardos = 2 días de suspensión∙  9 Retardos = 3 días de suspensión∙  12 Retardos =4 días de suspension.∙ Las sanciones previstas en el párrafo anterior serán ejecutadas dentro del mes siguiente al último retardo que los origino. Al empleado por conducta reiterada de llegar con retraso a su área de trabajo sin causa justificada, la empresa estará facultada para rescindirle el contrato sin incurrir en responsabilidad alguna. Procedimiento: Reporte de puntualidad y asistencia El Gerente de Recursos Humanos lleva el control de la puntualidad y asistencia en el sistema de Reporte de Acceso que se genera día a día. El Gerente de Recursos Humanos justificara los días que genere el reporte como no accesos de personal frecuente, indicando la causa con lo siguiente: Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 31 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0  Vacaciones.∙  Olvido de credencial inteligente, concepto que será generado por el∙ registro en el listado de Autorización de entrada de personal (FO_RHU020) ∙ Falta injustificada.  Cuando aplique por alguna comisión o ausencia en el trabajo por∙ cuestiones de la actividad desempeñada. CREDENCIAL INTELIGENTE DE ACCESO Se otorga a cada uno de los integrantes de la plantilla que forma la organización autorizada una credencial inteligente para la entrada y la salida de las instalaciones, con lo cual se instrumentara el “control de asistencia “ a efecto de sustentar las incidencias de nomina en cuanto a cumplimiento de jornada laboral y retardos. El personal de acceso frecuente o prestador de servicios externos no debe prestar a nadie la credencial inteligente de acceso, dándole el uso y cuidado adecuado. Los accesos en días inhábiles no están permitidos salvo que los autoricen personas facultadas para ello, contemplando que se requiere la apertura a través de las personas que tienen la clave de la alarma de seguridad Procedimiento Interno Credencial Inteligente: El Gerente de Recursos Humanos entrega al Subdirector de Sistemas el formato “Movimientos de personal interno y de nueva creación” (FO-RHU018), el cual contendrá la información necesaria para proceder con los accesos en el sistema operativo. El Subdirector de Sistemas registra en el sistema operativo los datos del personal de acceso frecuente, al igual que los permisos y/o privilegios que ya están definidos de acuerdo a las políticas de seguridad por área y cargo. El Subdirector de Sistemas regresa al Gerente de Recursos Humanos el Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 32 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 formato Movimientos de personal interno y de nueva creación. En caso de que algunas áreas requieran de apoyo de personal externo tales como auditores o consultores, el gerente del área deberá dar aviso al Gerente de Recursos Humanos vía correo para la asignación de una credencial inteligente comodín de acceso, dichas credenciales serán de uso temporal hasta que termine sus actividades. Uso de la Credencial inteligente de acceso: El personal de acceso frecuente o prestador de servicios externos que porte la credencial deberá llevarla de preferencia a la vista y siempre con porta-gafete para evitar daño físico. Es de suma importancia que cada vez que se ingrese o salga de las instalaciones se utilice la credencial de acceso inteligente, de tal manera que exista un control del movimiento físico del personal que porta dicha credencial por cuestiones de seguridad, control interno y para recursos humanos, aún cuando otra persona les abra la puerta deberán pasar su credencial por el lector. Procedimiento Externo Credencial Inteligente: a) Generación y entrega de Credencial inteligente El Gerente de Recursos Humanos es el único conducto para solicitar al proveedor la generación de nuevas tarjetas y reposiciones de las credenciales inteligentes de acceso, de acuerdo a la selección del proveedor con las mejores condiciones proporcionadas por el departamento de Compras, por lo tanto cada una de las áreas y usuarios que requieran de alguna tarjeta ya sea por personal nuevo, personal de acceso frecuente o bien por reposición derivada de la pérdida por robo, extravío o daño físico, así como las que sean requeridas para personal externo que tenga que laborar en las instalaciones como auditores y personal que brinda sus servicios remunerado por honorarios, lo tendrán que canalizar a través del Gerente de recursos humanos. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 33 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 El Gerente de Recursos Humanos asigna la credencial inteligente a todas aquellas personas que tengan acceso frecuente a las instalaciones de Credicam ya sean empleados, visitantes o prestadores de servicios externos, gravando su huella digital para permitirles el acceso y salida a las instalaciones, quedando el registro en el Sistema operativo. Cuando el personal de acceso frecuente o prestadores de servicios externos vayan a accesar por un periodo determinado, se le asignara una credencial inteligente comodín, con el que estará ingresado y saliendo de las instalaciones, al momento en que se confirme su acceso de manera definitiva entonces se le entregara la credencial oficial con fotografía y con sus datos correspondientes, será de nueva emisión a cambio del comodín. El Gerente de Recursos Humanos tomará la fotografía al personal de acceso frecuente la cual retocará con el sistema PaintNET (dejará el fondo en blanco). El Gerente de Recursos Humanos genera, autoriza y envía al proveedor una instrucción, vía correo electrónico describiendo la siguiente información para generar la credencial: Especificar el logotipo y color de la credencial.∙ Nombre completo del personal de acceso frecuente.∙ Nombre del archivo (este nombre deberá ser igual al que aparece∙ en el archivo de la foto).  Junto con la instrucción electrónica mandará el archivo de la foto∙ del personal de acceso frecuente para que se imprima en la mica y así se genere la credencial inteligente. El Gerente de Recursos Humanos recibe la credencial del proveedor y la revisa para asegurar que este correcta, y de no estarlo se regresa al proveedor para su corrección hasta su aceptación. Cuando ya se tenga lista la credencial inteligente se le entregará al personal de acceso frecuente o prestador de servicios externos con su yoyo y porta-gafete para evitar daño físico y/o extravíos. d) Reposición Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 34 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 En caso de pérdida por robo, extravío o daño físico deberá informar por escrito y solicitar al Gerente de Recursos Humanos la reposición. El Gerente de Recursos Humanos solicitará al director de sistemas o encargado de los sistemas seguridad la baja en el sistema de la credencial pérdida vía correo electrónico mencionando número de la credencial inteligente y nombre de la persona. El Gerente de Recursos Humanos le asigna al personal de acceso frecuente un comodín mientras se genera la nueva credencial y al director de sistemas o encargado de los sistemas seguridad se le proporcionara vía correo electrónico el número de la nueva credencial asignada y nombre completo del personal. El Gerente de Recursos Humanos tomará nuevamente la huella y realizara todo el procedimiento para la emisión de la credencial, el costo por la pérdida se especificará en el formato Descuento de credencial inteligente (FO-RHU-019). El Gerente de Recursos Humanos solicita a la empresa prestadora de servicios la recuperación vía nomina, previo a la firma de instrucciones de conformidad del personal de acceso frecuente o prestadores de servicios externos en el formato Descuento de credencial inteligente (FO-RHU-019), para proceder con la recuperación en la siguiente quincena. Cuando el Gerente de Recursos Humanos cuente con la credencial inteligente será entregada al personal con porta-gafete y yoyo. d) Baja En caso de que el personal de acceso frecuente o prestadores de servicios externos dejen de estar asignados para prestar sus servicios en la empresa citada, entregaran la credencial inteligente al Gerente de Recursos Humanos. El Gerente de Recursos Humanos dará aviso con el formato Movimientos de personal interno y de nueva creacional (FO-RHU-018) al subdirector de sistemas o encargado de los sistemas de seguridad para que registre la Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 35 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 baja en el sistema operativo. e) Proveedores e Inventarios de credenciales Responsable de Recursos Materiales será el primer contacto con el proveedor para solicitar la cotización, actualización de precios y de la producción de las micas en blanco, los yoyos y porta-gafetes. El Gerente de Recursos Humanos será el único conducto para solicitar la producción de las credenciales inteligentes con los datos correspondientes al personal de acceso frecuente. El Gerente de Recursos Humanos mandará al proveedor vía correo electrónico la información requerida (Generación y entrega de credencial inteligente). El proveedor cuando tenga lista la producción y/o maquila de las credenciales inteligentes (proceso que tarda alrededor de dos o tres días) dará aviso vía correo electrónico al Gerente de Recursos Humanos. El Gerente de Recursos Humanos elaborara una orden de mensajería para recoger las credenciales inteligentes en la oficina del proveedor. El proveedor mandara la factura en el formato PDF y el XML vía correo electrónico al Gerente de Recursos Humanos y así proceder con el pago correspondiente. El Gerente de Recursos Humanos entregara al proveedor cinco micas en blanco para su uso y le serán respuesta en bloque de cinco en cinco. El Gerente de Recursos Humanos llevara un inventario con un mínimo de existencia de seguridad preferente en el formato Kardex de material FORHU-022), los yoyos y porta-gafetes estarán bajo el resguardando de Recursos Humanos. f) Control de acceso El vigilante no permitirá el acceso al personal que no cuente con la credencial inteligente de acceso. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 36 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 El vigilante llamará al Gerente de Recursos Humanos. El Gerente de Recursos Humanos acudirá a la recepción para abrir la puerta y registrarlo en el listado de Autorización de entrada de personal - (FO-RHU-020), donde se registra fecha, nombre completo, área, motivo, hora de ingreso y firma, a efecto de elaborar el reporte de puntualidad y asistencia que se presenta mensualmente al comité de dirección y se aplique en su caso los descuentos por faltas al personal que proceda. PERIODOS VACACIONALES/PRIMAS Con el objeto de propiciar que el personal de Credicam, goce de sus períodos vacacionales con oportunidad utilizando los tiempos estipulados por la Ley Federal del Trabajo (en lo sucesivo LFT), para su disfrute y prescripción, se establece la siguiente política. Cada uno de los responsables de las áreas de la Institución también lo es de la gestión eficaz de sus propios recursos humanos, bajo la autoridad funcional de las Direcciones que las integran. La Gerencia de Recursos Humanos, por su parte asistirá en estas materias y apoyará en la resolución de las cuestiones que puedan plantearse en lo relacionado con la solicitud de vacaciones. La organización proporciona a los trabajadores descanso semanal y vacaciones anuales remuneradas a través de ejercer su derecho a disfrutar de sus períodos vacacionales, de acuerdo a las condiciones estipuladas en sus Contratos Individuales de Trabajo y atendiendo a sus fechas de ingreso de acuerdo a las siguientes tablas: a) Empleados contratados a partir del 01 de Junio de 2014. ANTIGÜEDAD No. DE DIAS HABILES A DISFRUTAR 1er.año 10 días hábiles Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 37 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 2º. Año 12 días hábiles 3º. Al 5º. año 17 días hábiles 6º. Al 9º.año 20 días hábiles 10º al 14º año 22 días hábiles 15º en adelante 24 días hábiles b) empleados contratados con anterioridad al día 01-Junio-2014. c) Para los empleados contratados con anterioridad al 1 de Junio de 2014 el período vacacional se incrementará con dos días por cada cinco años de servicios transcurridos a partir del decimo año de antigüedad. PERIODO VACACIONAL No. DE DIAS A DISFRUTAR 1er. Año 10 días hábiles 2º. Año 12 días hábiles 3º. Al 5º. Año 17 días hábiles 6º. Al 9º. Año 20 días hábiles 10º. Al 14º. Año 22 días hábiles 15 al 19 año 24 días hábiles 20º. Al 24º. Año 26 días hábiles Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 38 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 Las solicitudes de vacaciones deberán presentarse a autorización, por lo menos con 15 días de anticipación a la fecha solicitada. En caso de no cumplirse con este punto, la solicitud será sujeta a evaluación, siendo un requisito la anticipación de la solicitud toda vez que tiene impacto en los procesos operativos, pues el supervisor deberá prever la cobertura de sus funciones. La solicitud del formato de vacaciones deberá ser requerida vía email por el empleado al área de Recursos Humanos para que se inicie el proceso de autorización concluyendo con la firma del supervisor inmediato para su formalización. Cada empleado deberá ser responsable de la utilización de sus períodos vacacionales, considerando los requerimientos operativos de sus posiciones para no afectar la marcha del negocio, con el objeto de no disfrutarlos en:  Los días clave de sus procesos operativos,∙  Los mismos días de vacaciones previamente autorizados para otro∙ empleado dentro de su área operativa. Será responsabilidad de cada uno de los empleados el disfrute y goce de los días de vacaciones antes de que le prescriban, de acuerdo a la LFT (uso y goce de los días de vacaciones a los que se tiene derecho dentro del 1.5 año, computado después del día en que se cumplió el año de que se trate), sin poderse solicitar su disfrute posterior a esa fecha del citado 1.5 año de la de su fecha aniversario. Con la solicitud de vacaciones autorizada, RH pagará la prima vacacional del periodo que corresponda (35 %), en la quincena en que se disfrute el primer periodo vacacional de 5 días juntos consecutivos del ejercicio al que tenga derecho el empleado por el año trabajado cumplido. Los siguientes periodos vacacionales preferentemente se disfrutaran en periodos de 5 días. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 39 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 La autorización de los períodos vacacionales incluidos los días pegados a días inhábiles o viernes se otorgará considerando las siguientes premisas:  Fecha de presentación de la solicitud de vacaciones de manera∙ formal.  Requerimientos operativos.∙  Equidad para su disfrute( en caso de haber requerimiento de 2∙ empleados para el mismo periodo ,se resolverá con la decisión de su supervisor inmediato ) No se podrán solicitar días de vacaciones de manera anticipada a su fecha aniversario por año cumplido laborado, a menos que por las circunstancias especiales el supervisor inmediato las autorice por excepción . Las faltas por motivos de salud justificadas, sin contar con día de incapacidad del IMSS podrán ser tomados a cuenta de vacaciones siempre y cuando:  El empleado se haya reportado con su jefe inmediato y Recursos∙ Humanos del día de la falta.  El supervisor autoriza a que se le compute a cuenta de vacaciones.∙  Los permisos que por necesidades personales excepcionales∙ requieran obtener los integrantes de la organización, podrán ser autorizados por el supervisor inmediato siempre y cuando: o Se soliciten al menos con 24 horas de anticipación a la fecha de referencia. o La duración del permiso no supere dos horas laborales (formato libre). De no cumplirse estas premisas, el tiempo solicitado, deberá tramitarse a través de la solicitud de vacaciones como un día a cuenta de estas. Los permisos especiales autorizados sin cargo a vacaciones son: Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 40 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0  Por fallecimiento del cónyuge, hijos y padres. (un día)∙  Los días autorizados por la Ley Federal del Trabajo a otorgar a∙ los empleados con motivo del nacimiento de un hijo, no se computarán como días de vacaciones pero deberá ser notificado con la debida anticipación preferentemente de 15 días hábiles. Es responsabilidad de Recursos Humanos el mantener en los expedientes del personal las solicitudes de vacaciones autorizadas, así como el seguimiento al control de las mismas. DIAS DE DESCANSO OBLIGATORIOS Y A SUSPENDER LABORES. Se respetan las condiciones estipuladas en la LFT referentes a los días de descanso, siendo estos por cada 5 días de trabajo se disfrutarás de 2 días de descanso con goce de sueldo, siendo éstos los sábados y domingos. La empresa se apega oficialmente a los días de descanso obligatorio fijados por la Ley Federal del Trabajo y de manera adicional y en reciprocidad al compromiso que ha asumido el personal que tiene asignado para el desempeño de sus actividades, otorga algunos días de valor emocional con una jornada reducida de trabajo, al amparo de su espíritu al fomento de las relaciones humanas y familiares que le caracterizan: POLITICA APLICABLE A HORARIO SALIDA 14:00 HORAS Marzo/abril Mayo Septiembre Diciembre Semana Santa Día de las Madres Fiestas Patrias Navidad 24 Miércoles anterior al 10 de mayo 15 de Septiembre Jueves Santo Año Nuevo Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 41 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 CLIMA LABORAL Objetivo: evaluar y adoptar medidas que favorezcan el ambiente organizacional propiciando una mayor efectividad laboral. Alcance: Los diferentes aspectos que afectan el comportamiento humano del personal que forma parte de la plantilla laboral Responsabilidad: La organización determina y se compromete como una prioridad el contar con un clima organizacional que permita contar con un equipo de trabajo que brinde su mejor esfuerzo en la consecución de las metas institucionales e integre la RS en toda la organización y sus prácticas cotidianas. La Responsabilidad Social implica comprender las más amplias expectativas de la sociedad , enfocadas en nuestro caso a nuestro primer “grupo de interés” que es la comunidad que nos integra , laboralmente hablando (los empleados), lo que conlleva acciones que van más allá del cumplimiento de las leyes y el reconocimiento de obligaciones no legalmente vinculantes para con ellos. Estas obligaciones surgen de valores éticos y de otra índole, ampliamente compartidos. Anualmente la Organización evaluara asuntos que le permitan identificar los principales impactos que sus acciones tienen en su principal grupo de interés a través de determinar y gestionar sobre el ambiente laboral con la aplicación y evaluación de la encuesta de “Clima Organizacional“ (FO-RHU-23) a efecto de sustentar y apoyar la satisfacción del cumplimiento a los temas de interés de las partes interesadas de la estructura organizacional referente a las 7 materias fundamentales de la Responsabilidad Social PAGO OPORTUNO DE NOMINA La institución respeta su política de pago oportuno de nomina al aplicar los lineamientos y normas establecidas, para la elaboración oportuna y otorgar el pago que a cada trabajador le corresponda por la prestación de sus servicios personales subordinados. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 42 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 PROCEDIMIENTO: PROCESO DE NOMINA: INCIDENCIAS 1. Las incidencias se elaboran de manera quincenal para su consideración en el proceso de nómina. 2. La nomina será depositada a los trabajadores el día 15 y 30 de cada mes correspondientes a la 1ra y 2da quincena, en caso de que el pago sea en día inhábil o festivo se pagará el día inmediato anterior. 3. Solo se aplicaran en la nómina los movimientos que se ingresen de acuerdo a las fechas del calendario establecidas con la empresa que ejecuta el proceso de nomina, considerando solo aquellos movimientos que entren 5 días hábiles anteriores a la fecha programada de la dispersión de la nomina. 4. Recursos Humanos entregara un día antes al área de Tesorería la solicitud para los traspasos del flujo, con la autorización y visto bueno del Director Administrativo. 5. Recursos Humanos da aviso la empresa que ejecuta el proceso de nomina vía correo electrónico para proceder con la dispersión de la nomina y pagos a terceros (archivo adjunto en Excel). ALTAS DE PERSONAL. 1. Recursos Humanos elabora el formato de alta, con los datos del trabajador. 2. Recursos Humanos envía correo electrónico al despacho el formato de alta correctamente requisitado. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 43 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 3. La empresa que ejecuta el proceso de nomina captura el movimiento del alta en el sistema NOI y hace el envió afiliatorio ante el IMSS. 4. La empresa que ejecuta el proceso de nómina envía el movimiento afiliatorio IMSS (alta-comprobante) a Recursos Humanos, el cual resguarda en su expediente y entrega una copia al trabajador. 5. Recursos Humanos expide la tarjeta nomina – debito, el número de cuenta generado y especificado en el contrato del banco con el que se procede a hacer el depósito, se le informa vía correo electrónico al despacho, para que lo anexe en el proceso de la dispersión. BAJA DE PERSONAL. 1. Recursos Humanos debe de contar con la renuncia donde se señala la fecha de terminación o rescisión de contrato. 2. Recursos Humanos elabora el formato de baja, con los datos correctamente requisitados. 3. Recursos Humanos envía la empresa que ejecuta el proceso de nómina el formato baja para su captura en el sistema NOI y se genere el envió de la baja ante el IMSS. 4. La empresa que ejecuta el proceso de nomina envía el movimiento de la aplicación de la baja IMSS (comprobante) a Recursos Humanos, el cual resguarda en su expediente. 5. la empresa que ejecuta el proceso de nomina enviara el cálculo del finiquito y/o liquidación a Recursos Humanos para su visto bueno. 6. El Director Administrativo da su aprobación para proceder con el traspaso y deposito. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 44 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 BONO A PROMOTORES. 1. Recursos Humanos recibe por cada promotor el memorándum ya autorizado y firmado por el Director General. Recursos Humanos sella el documento de recibido. 2. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina, especificando el importe por cada promotor. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nomina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI. GRATIFICACIONES. 1. Recursos Humanos recibe vía correo electrónico la autorización por la Dirección General para aplicar las gratificaciones. (La gratificación es un bono pagado por desempeño y cumplimiento de objetivos). 2. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina, especificando el importe por trabajador. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nomina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI. RETROACTIVOS. 1. La incidencia de retroactivo se usa en caso de excepción para el pago de algún concepto no considerado en tiempo a favor del empleado, que podría ocasionarse por los siguientes motivos: o Ajuste de incapacidades. En caso de descuento por este concepto y de no contar con la certeza de la terminación de la incapacidad. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 45 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 o Por la fecha de ingreso y que no se haya cubierto el pago por el cierre en fecha de operación de las incidencias. o Incrementos retroactivos de sueldo. 2. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico a la empresa que ejecuta el proceso de nomina, especificando el importe por trabajador. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nómina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI. ARRENDAMIENTO Y CREDITO SIMPLE: 1. Recursos Humanos recibe por parte del Responsable de Cobranza de la Arrendadora el documento donde se especifica el descuento por estos conceptos y sean aplicados vía nomina. 2. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda la empresa que ejecuta el proceso de nomina vía correo electrónico, verificando el tipo de descuento si es por Arrendamiento o Crédito simple, especificando el importe por trabajador. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nómina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI. La incidencia de Arrendamiento y Crédito simple no está sistematizada en el sistema NOI, el motivo es porque los importes entregados por el área de Cobranza de la Arrendadora varían mes a mes. PRESTAMOS PERSONALES A EMPLEADOS: 1. Para la aplicación del descuento vía nomina, por política se da una quincena de gracia, es decir el descuento se empieza a aplicar una quincena después del depósito. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 46 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 2. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina, especificando fecha de autorización, monto autorizado y plazo a descontar quincenalmente. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nomina al recibir la incidencia del préstamo, aplica el movimiento en el sistema NOI dejando la incidencia de manera automatizada hasta la fecha de su liquidación, solo se mueve la configuración al momento de ingresar el préstamo o si se otorga un segundo préstamo. PRIMA VACACIONAL. 1. Recursos Humanos recibe la solicitud del trabajador vía correo electrónico de los días a disfrutar de su periodo vacacional, si la solicitud corresponden a sus primeros 5 días del periodo se le otorga el pago de la prima vacacional, (esto de acuerdo a las políticas y premisas de vacaciones y prima vacacional). 2. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina, especificando los días que le corresponden por la antigüedad cumplida en la empresa. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nomina calcula por fuera la prima vacacional, ingresando la formula al sistema NOI de modo manual. INCAPACIDADES. 1. Recursos Humanos recibe las incapacidades, entregadas por parte del trabajador. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 47 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 2. Recursos Humanos da seguimiento al las incapacidades en el caso de que se expidan certificados por incapacidad subsecuentes, hasta el término y dictaminación del diagnostico medico. 3. De ser dictaminado como un posible riesgo de trabajo, Recursos Humanos estará haciendo el llenado del formato ST7 para su calificación y determinación del riesgo que podrá ser por trayecto, trabajo o enfermedad en el trabajo. 4. Recursos Humanos dará el seguimiento a las incapacidades subsecuentes hasta que el IMSS diagnostique la alta médica, entregando el formato ST2 (alta médica). El trabajador entregara el ST7 y el ST2 a Recursos Humanos para el inicio de labores, de no contar con este documento el trabajador no podrá regresar a laborar. 5. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nómina. 6. La empresa que ejecuta el proceso de nómina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI y en el SUA. 7. El archivo de las incidencias se irá actualizando de acuerdo a la expedición de incapacidades subsecuentes. INASISTENCIA. Este tipo de incidencia aplicara en los siguientes casos: Por ausencia sin justificación de incapacidad expedida por parte del IMSS.∙ Por ausencia y no contar con días económicos (política y premisa de∙ vacaciones). Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 48 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 1. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina. 2. La empresa que ejecuta el proceso de nomina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI. OTROS DESCUENTOS. 1. Este tipo de incidencia aplicara en los siguientes casos:  Por descuento de credenciales inteligentes de acceso en caso de∙ extravió.  En el caso de descuento por otro concepto.∙ 1. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina. 2. La empresa que ejecuta el proceso de nomina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI. AUMENTOS DE SUELDO. 1. autorización de los incrementos salariales autorizados por el área facultada para ello 2. Recursos Humanos captura la incidencia en el archivo que se le manda vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina. Considerando que todo incremento salarial se ven afectado en los movimientos ante el IMSS. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 49 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 3. La empresa que ejecuta el proceso de nomina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI y hace el envió del movimiento ante el IMSS. INFONAVIT. 1. Recursos Humanos recibe por parte del trabajador el formato de Descuento Infonavit o Suspensión Infonavit. 2. Recursos Humanos envía por correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nomina el formato de descuento o suspensión Infonavit de manera escaneada. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nomina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI que se parametriza de manera automática e indefinida hasta la aplicación de la suspensión y del mismo modo en el SUA. 4. En caso de que la empresa que ejecuta el proceso de nomina detecte primero el descuento de un nuevo crédito al emitir la liquidación SUA para el pago correspondiente de cada bimestre, la empresa que ejecuta el proceso de nomina dará aviso a Recursos Humanos para hacer la corrobación con el trabajador y que el descuento por préstamo sea el correcto 5. Al contar con la confirmación por parte del trabajador, Recursos Humanos confirmara vía correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nómina para que proceda con la aplicación del descuento en el sistema NOI. FONACOT. 1. Recursos Humanos recibe por parte del trabajador el formato de solicitud de nuevo crédito que le ha sido otorgado. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 50 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 2. Recursos Humanos envía por correo electrónico la empresa que ejecuta el proceso de nómina el formato de solicitud de nuevo crédito de manera escaneada. 3. La empresa que ejecuta el proceso de nómina procede con la captura de la incidencia en el sistema NOI, el cual programa y automatiza por el total del crédito. 4. En caso de que la empresa que ejecuta el proceso de nómina detecte primero el descuento de un nuevo crédito al emitir la Emisión Patronal para el pago correspondiente de cada mes. la empresa que ejecuta el proceso de nómina dará aviso a Recursos Humanos para hacer la corrobación con el trabajador y que el descuento por préstamo Fonacot sea el correcto. PENSION ALIMENTICIA. Las deducciones por concepto de pensión alimenticia se aplicaran en estricto apego al ordenamiento del Tribunal Superior de Justicia solicitado mediante orden judicial. Esta situación será informada por el área de Recursos Humanos a la empresa que ejecuta el proceso de nomina para que proceda a considerarlo dentro de sus incidencias de nomina y a hacer los pagos a quien haya sido designado por el juzgado de los familiar. LIQUIDACION DEL PERSONAL Objeto: dentro de las prácticas laborales llevadas a cabo por la organización se fomenta el ampliar opciones para el desarrollo humano a través de sus políticas para ampliar la empleabilidad referente a buscar otras opciones de competencias, calificaciones así como cabios o promociones profesionales. Alcance: solución a problemas de empleados con problemática de conducta o de incompatibilidad de caracteres con su entorno o todos aquellos que buscan Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 51 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 mejores oportunidades para lograr una superación personal y una mejor calidad de vida. Responsabilidad: asegurar, que cuando sea necesario, los trabajadores que hayan sido despedidos reciban ayuda para acceder a un nuevo empleo, formación y asesoramiento. Cuando algún empleado de Credicam, S.A. de C.V. Sofom ENR, en la posición organizacional a la que fue asignado, haya tenido conductas inapropiadas o no satisfactorias en el cumplimiento de sus funciones, ya sea por incapacidad o por falta de perfil para su exitoso desempeño, el jefe inmediato podrá proceder a solicitar la reubicación del empleado o su liquidación. Cuando se opta por la liquidación por así convenir a los intereses institucionales, se deberá identificar a que centro de costos esta asignada para que en esas mismas proporciones se repercuta el gasto de la citada liquidación. El requerimiento del jefe inmediato deberá seguir el siguiente procedimiento.  El jefe inmediato y del director del área o empresa haya agotado∙ todos los recursos con el empleado para que corrija la debilidad, motivo de la inconformidad y le haya explicado en la última conversación cual es el motivo de la reubicación o despido.  El jefe inmediato haya obtenido del director general de la∙ empresa la autorización de reubicación o liquidación.  El director del área comunique formalmente a recursos∙ humanos la situación del empleado y la autorización de reubicación o liquidación.  Recursos humanos busque dentro de sus vacantes a∙ Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 52 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 cubrir si la persona en cuestión con su perfil puede ocupar alguna de ellas con el objeto de ser reubicada.  Si puede ser reubicada, recursos humanos concertara∙ una entrevista con el empleado en cuestión y el responsable de la plaza a cubrir.  Si se ponen de acuerdo las 2 personas del punto anterior∙ se procede a formalizar la reubicación.  De no existir plaza vacante en donde se pueda reubicar al∙ empleado, entonces recursos humanos presentara al director del área del empleado la valuación del costo de la liquidación para que la autorice, ya que quedara cargado en su centro de costos como una erogación.  Recursos Humanos con la autorización de la liquidación∙ por escrito procederá a preparar la documentación soporte para este fin consistente en : o cheque nominativo, cruzado o finiquito cruzado firmado o carta renuncia cruzada con firma Las cartas de Constancia laboral, se expedirán por el área de recursos humanos siempre y cuando el motivo del despido –liquidación lo permita, y siempre con al Vo. Bo.del Director del área a la que haya pertenecido. VESTIMENTA Objetivo: contar con las normas presentación física adecuada para todos los integrantes del equipo de trabajo de Credicam, toda vez que su imagen representa a la entidad ante sus diversos grupos de interés. Alcance: a todo el recurso humano integrante de la plantilla laboral. Esta política de vestuario es obligatoria en su cumplimiento pues se impone por razones efectivas y de productividad al operar con “cultura corporativa” que fija Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 53 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 lineamientos de comportamiento que honrar, aunado a que nuestro giro pertenece dentro de su ámbito de acción al Sector Financiero, cuya clientela de una manera especial exige un trato diferenciado, por lo que es importante respetar cierto código de vestuario que está definido como política institucional “Vestimenta Formal” Habremos de referirnos a la vestimenta informal en donde sus limitaciones son extensivas a los días de la semana en donde se requiere contar con una presencia mucho más formal. A efecto de brindar un esparcimiento al personal nuestra política de vestimenta se ve flexibilizada en lo que hemos determinado llamar “viernes informal”, por lo que se han definido algunas premisas que debemos respetar como código de vestimenta evitando ropa deportiva inadecuada para presentarse a laborar entiéndase como entre otras: Hombres: Camisa sin cuello, camisetas de futbol, botas, tenis, jeans rotos, gorras ni cachuchas. Mujeres: Blusas sin manga, tenis, jeans rotos, escotes, gorras ni cachuchas, minifaldas, shorts, huaraches, ropa excesivamente ajustada, ropa transparente. Lo anterior es para fortalecer el cuidado de la imagen institucional respetando a la clientela que nos visita, al usar de la forma correcta el código de vestimenta aumenta la percepción de eficiencia, poder y éxito. Manual de políticas y procedimientos de recursos humanos Nomenclatura: MA-RHU-001 Fecha de Emisión: 01 SEP 2015 Versión: Título del documento: Manual de políticas y procedimiento de recursos humanos Fecha de versión: 01 AGO 2016 1 Página 54 de 117 FO-SGC-024/ Ver.0 ENCUESTA DE SALIDA: Objetivo: conocer el motivo por el cual una persona de manera voluntaria decide dar por terminada la relación de trabajo y buscar oportunidades fuera de la empresa. Alcance: ubicar áreas de mejora que permitan a la empresa desarrollar acciones puntuales en la atracción y retención del talento. Responsabilidad: contar con una evaluación que muestre los aspectos que motivan a la pérdida del talento e implementar las medidas que le permitan mejorar las condiciones laborales para conseguir la retención del mismo. El departamento de Recursos Humanos deberá realizar una entrevista de salida para poder conocer las razones que impulsan a los trabajadores a causar baja voluntaria y dejarnos para comenzar una nueva etapa profesional, es fundamental tener establecida, una “entrevista de salida” (FO-RHU-024) que nos permitirá realizar un estudio objetivo, de las razones principales, por las que los profesionales dejan de pertenecer al equipo de trabajo con lo cual no conservamos el talento que hemos contratado y al que le hemos invertido en su capacitación

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