MANUAL DE USO DE SHAREPOINT

MANUAL DE USO DE SHAREPOINT

El SharePoint es una herramienta que nos permite tener los documentos importantes para Continuidad de Negocios registrados en un portal que sirva de medio entre el equipo de CN y las áreas con las que trabajamos.

En el presente manual se explicará lo más importante de cara a las áreas con el objetivo de que éstas empiecen a utilizar el SharePoint de Continuidad de Negocios, cabe decir que el uso del SharePoint es exclusivamente para cargar documentos que hayan sido aprobados previamente por el Gerente del área.

ENTRADA AL SHAREPOINT DE CONTINUIDAD DE NEGOCIOS

Antes de iniciar toda actividad dentro del portal es necesario saber cómo ingresar al mismo. Abrimos el portal de Pacífico al día (PAD) y escogemos la opción Portales Departamentales (lado derecho, parte inferior).

Dentro de Portales Departamentales tendremos una pantalla como la que se muestra a continuación, donde seleccionaremos la opción Gestión de Riesgos (marcado en rojo).

Dentro de Gestión de Riesgos, encontraremos la siguiente pantalla y debemos seleccionar la opción señalada en rojo.

Ahora nos encontramos dentro del Portal de Gestión de Riesgos; es ahí donde seleccionaremos la opción Continuidad de Negocios (lado izquierdo de la página en mención).

Dentro del portal y al lado izquierdo del mismo nos encontraremos con la carpeta correspondiente a nuestra área. Por ejemplo, para el área de Asistencia encontraremos la siguiente pantalla:

Y así encontraremos el documento correspondiente al área en particular.

Abrimos dicho documento y estaremos en la siguiente página:

Siguiendo con el ejemplo del área de Asistencia, vemos por defecto que el Plan de Continuidad de Negocios de dicha área ya está colgado, esto es porque el equipo de CN ya se encargó de cargar cada Plan en cada Documento (entiéndase Documento como carpeta por área, ésta se muestra siempre al lado izquierdo de la pantalla).

Como ya se explicó anteriormente, el objetivo de tener un SharePoint compartido es que no sólo el equipo de CN sea capaz de cargar archivos sino también tengan la responsabilidad de dicha tarea tanto el líder primario como el líder alterno por lo que se procederá a explicar la forma de realizar esta operación.

CREACIÓN DE DOCUMENTOS

Para colgar un documento debemos estar dentro de la carpeta correspondiente, una vez ubicados seleccionamos la opción Cargar si deseamos hacer esa operación o en su defecto, seleccionamos la opción Nuevo si deseamos crear un documento por primera vez y de frente colgarlo a la carpeta. La opción Configuración no la utilizaremos.

Cuando hayamos seleccionado Cargar documento entraremos al siguiente menú:

Seleccionamos la opción Examinar y buscamos el archivo dentro de nuestras propias

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