Manual De Contabilidad

Manual de contabilidad y mantenimiento de registros

Una contabilidad adecuada es vital para la operación y ampliación de una empresa. Sin ella, corre el riesgo de enfrentar problemas de flujo de caja, malgastar su dinero y desperdiciar oportunidades de ampliación. Al crear o actualizar su rutina contable, recuerde que el propósito de la contabilidad es ayudarle a administrar su negocio y permitir que las autoridades tributarias evalúen sus operaciones. En la medida que logre estos dos objetivos, esto puede y debe ser un proceso sencillo.

Las pautas generales detalladas en este capítulo le indican los aspectos que debe cuidar y le proporcionan ideas para mantener orden en sus libros. Sin embargo, antes de tomar decisiones respecto de su contabilidad, infórmese con su contador o experto en tributación, ya que las necesidades contables varían ostensiblemente según el negocio.

Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por usar programas de computadora para llevar un registro de los diversos aspectos de su negocio. En este documento también encontrará recursos de ayuda respecto a la automatización mediante computadoras. La clave para aprovechar al máximo un software contable es determinar si ahorra tiempo para concentrarse en la administración de su empresa. En muchos casos será así, pero tenga cuidado de no caer en el error de perder su tiempo configurando una contabilidad automática que podría ser más eficiente si se hace con lápiz y papel. Los formularios contables impresos que aquí se mencionan pueden adquirirse en la mayoría de las librerías.

Por otra parte, en algunos casos es aconsejable derivarle algunas funciones contables a su contador. Si bien es esencial mantenerse al tanto mediante la revisión periódica de los libros, un contador o tenedor de libros puede aliviarle esta tarea y permitirle así dedicar sus esfuerzos a la ampliación de su empresa. Incluso es recomendable referirle a un contador las tareas contables que sólo involucran un par de horas semanales, si es que así puede usar mejor su tiempo.

Haga clic en los siguientes temas para informarse sobre los registros que toda pequeña empresa debe llevar:

•Ingresos y gastos

•Gastos de caja

•Registros de inventario

•Cuentas por cobrar

•Cuentas por pagar

Ingresos y gastos

Su empresa usará un Libro diario de ingresos y gastos o un Libro mayor para llevar un registro de cuánto dinero sale, adónde va, y cuánto dinero entra.

La mayor parte de las pequeñas empresas utiliza un Libro diario de ingresos y gastos, es decir, una contabilidad por partida simple, donde se registran sólo los ingresos y los gastos. Por partida doble involucra un Libro mayor y requiere que todas las actividades se registren como débitos y créditos en los libros. En el pasado se pensaba que todas las empresas debían utilizar este método más complejo de partida doble; sin embargo, hoy son muchas las pequeñas empresas que recurren al sistema de partida única. La contabilidad de partida simple se puede llevar en forma manual o por computadora. Entre los programas que se utilizan por partida simple se encuentran Quicken de Intuit y Microsoft Money, entre muchos otros.

El Libro mayor se utiliza para registrar dos veces cada transacción, según la idea de que cada una se divide en dos partes que afectan su empresa. Por ejemplo, si vende un artículo, sus libros deberían reflejar una disminución en el inventario (crédito) y una entrada por concepto de pago (débito). Si utiliza la contabilidad por partida doble, puede recurrir a un programa de computadora o a un contador para que mantenga actualizado su Libro mayor. Si permite que otra persona lleve sus libros, debe revisarlos en forma periódica. Los programas que efectúan por partida doble incluyen: M.Y.O.B de Teleware, Peachtree Accounting de Peachtree Software y Quickbooks de Intuit.

Su contador puede asesorarlo sobre el tipo de mantenimiento de registros que debería adoptar.

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