MANUAL DE CONTABILIDAD

CAJA

Representa la moneda metal y moneda de papel, en curso legal dentro del país y cheques a favor de la entidad que no sean posdatados. (No mayores de 90 días). No representa efectivo que no sea de curso legal en el país y los cheques posdatados (mayores de 90 días).

Pertenece al Estado de Situación Financiera (Balance General) y se clasifica bajo el rubro de Activos Corrientes.

Su saldo se comprueba por medio del Arqueo, el cual se puede realizar en cualquier momento del día, según lo considere el Gerente General.

Los controles Internos que le son aplicables son los siguientes:

A. Tener una cantidad máxima de caja, y en ese caso si el cajero ya tiene más del máximo debe entregarlo al encargado de reserva, y este debe entregarle un recibo por la cantidad recibida.

B. Se debe asegurar al cajero con un BONO DE FIDELIDAD por el monto máximo que maneje en caja.

C. Para los arqueos debe haber un responsable que será un empleado independiente del cajero, y de otros empleados que manejen dinero o efectúen labores contables.

D. Tener una cantidad mínima que se debe tener en caja, para que el cajero NO se llegue a quedar sin cambio.

E. Se debe tener una CAJA FUERTE para protección de incendios. ( de buen espesor para que tolere mayor cantidad de grados de calor )

F. Se debe llevar un control en los correlativos de las facturas.

L a cuenta de caja se CARGA bajo las siguientes circunstancias:

A. Cuando recibimos moneda metal, moneda de papel de curso legal en el país, o cuando nos pagan con cheque que no sea posdatado. ( no mayor de 90 días )

B. Cuando se recibe dinero por una VENTA.

C. Cuando recibimos dinero por cobro a un CLIENTE.

D. Cuando recibimos dinero por venta de un ACTIVO.

E. Cuando se recibe dinero por un ALQUILER.

La cuenta de caja se ABONA bajo las siguientes circunstancias:

A. Cuando depositamos dinero de curso legal, o cheques recibidos que no sean posdatados. ( no mayores de 90 días )

B. Cuando caja se ve incurrida en un extravió.

La naturaleza del saldo de CAJA es DEUDOR.

Y las Políticas de Autoridad Financiera que le son aplicables son todas aquellas NORMAS y PROCEDIMIENTOS establecidas por la ENTIDAD para que un empleado (nivel medio) pueda comprometer (económicamente) a la ENTIDAD.

CAJA CHICA

Representa el fondo de efectivo que tienen disponible las entidades para efectuar pagos frecuentes por montos relativamente pequeños.

No representa el efectivo que no sea de curso legal en el país, cheques posdatados, ni valores que sean de un monto mayor al estipulado para caja chica (montos pequeños).

Pertenece al Estado de Situación Financiera (Balance General), y se clasifica bajo el rubro de Activos Corrientes.

El saldo de caja chica se comprueba por medio del REEMBOLSO el cual se efectúa al contabilizar los pagos que se hayan realizado durante el periodo del tiempo estipulado, ya sea al mes o a los quince días.

NOTA: Observe que al efectuar PAGOS no se hace PARTIDA alguna.

Los Controles Internos que le son aplicables son los siguientes:

a) Debe establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por Caja Chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

b) Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

c) Debe haber una sola persona responsable para Caja Chica.

d) La persona responsable de Caja Chica, no debe tener acceso a la contabilidad, ni a los cobros, ni a la Caja principal.

e) La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.

f) El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

g) Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y en letras, el monto pagado.

h) Cuando queda poco dinero en Caja Chica, es necesario reponer el fondo, y si la reposición se hace con mucha frecuencia, el fondo debe ser aumentado, con el debido asiento, cargar a Caja Chica y abonar a Banco por el importe del incremento.

La cuenta de Caja Chica se CARGA cuando:

a) Se establece el fondo.

b) Se incrementa el fondo.

La cuenta de Caja Chica se ABONA cuando:

a) Se disminuye el fondo.

b) Se cancela el fondo.

La cuenta de Caja Chica tiene saldo DEUDOR.

Las Políticas de Autoridad Financiera que le son aplicables son todas aquellas normas y procedimientos que establece la entidad para que el empleado encargado de Caja Chica desarrolle dicha actividad con responsabilidad y eficiencia.

BANCO (CUENTA DE CHEQUES)

Representa y expresa la existencia depositada en los bancos en cuenta de cheques que son propiedad de la empresa. NO representa los depósitos y montos disponibles en cuentas de ahorro propiedad de la entidad.

La cuenta de BANCOS pertenece al Estado de Situación Financiera (Balance General). Y se clasifica en el rubro de Activos Corrientes.

El saldo de Bancos se comprueba por medio de la CONCILIACIÓN BANCARIA que se efectúa para corroborar que el saldo de las cuentas de Bancos de la empresa, son descriptivos del dinero propiedad de la misma, que tenemos en nuestra contabilidad o en chequera y que este correcto.

Los Controles Internos que le son aplicables son los siguientes:

a) Hay que asegurar al empleado que maneja la cuenta de cheques.

b) Todos los cheques deben expedirse con firmas MANCOMUNADAS y AUTORIZADAS.

c) NO se deben firmar cheques en BLANCO.

d) Los montos de los cheques deberán de ser de acuerdo al nivel ejecutivo del empleado.

e) Las personas que realizan los depósitos no deben manejar los fondos.

f) Las personas que manejan o firman los cheques no deben tener acceso a la contabilidad y auxiliares (hay excepciones).

g) Se debe hacer MENSUALMENTE la conciliación de la cuenta bancaria.

h) Todo desembolso deberá ir acompañado por su soporte documentado y debidamente autorizado con la firma que corresponda al monto.

i) Los cheques que se expidan deben de tener y llevar un correlativo numérico y orden cronológico (fecha)

j) Los cheques NULOS deberán ser mutilados en el espacio de la firma y adjuntar todas sus copias.

k) Los cheques deben de contar con una CINTA DE SEGURIDAD y/o SELLO

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