Manual básico Para Crear Políticas Empresariales

Manual Básico de Políticas Empresa

A continuación se explicará de manera sintetica la elaboración y aplicación de manuales administrativos, su importancia y estructura dentro de una empresa Standard.

Se considera de gran importancia el saber realizar una manual de políticas, pero sobre todo el aplicarlo y utilizarlo, pues de cierta forma ahorra trabajo a los administradores, y hace que la empresa cuente con una mayor y mejor estructura.

Definición de Política:

Manera de alcanzar objetivos bajo procedimiento establecido y conocido por los agentes componentes de la organización. "Es un plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.

Definición de Manual de Políticas:

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Políticas:

o Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.

o Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

o Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.

o Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

o Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

o Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Importancia de Manual de Políticas:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

También ayuda a los administradores a no repetir la información o instrucciones.

Ventajas de los manuales de Políticas:

? Las políticas escritas requieren que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen que acciones se tomarán bajo diversas circunstancias.

? Se proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos.

? Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente.

? Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

? Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles.

? El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Tipos de Manuales de Políticas:

? Manuales Generales de Políticas:

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

? Manuales específicos de Políticas:

Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o sección en particular.

Contenido del Manual de Políticas:

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.

1. Índice

2. Introducción

Objetivos

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

3. Organigrama

4. Declaraciones de Políticas

? Índice :El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia.

* Introducción :Este apartado debe incluir una breve introducción del manual de políticas. Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a través de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

* Alcance :Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual de políticas.

* Como usar el Manual :Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual.

* Revisiones y actualizaciones :Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de políticas.

* Organigrama :En esta sección se representará gráficamente la estructura orgánica de los distintos departamentos, gerencias , secciones ,etc.

* Declaraciones de Políticas :En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate.

DESARROLLO DE POLÍTICAS.

Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método:

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional para:

* Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

* Precisar los límites a que llegarán las políticas.

* Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.

* Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.

* Aprobación de las políticas por la dirección superior.

* Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LAS POLÍTICAS

1. PROPÓSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una política.

2. DEFINICIÓN. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.

3. CONTENIDO. Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACIÓN. Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben observar las prácticas de

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