Manual practico para auditor

Un programa de auditoria debe contener los siguientes puntos.
• Datos generales de la empresa
• Objeto de la auditoria administrativa
• Áreas específicas que serán objeto de revisión
• Tiempo estimado para la realización del trabajo
• Descripción de la información que debe obtenerse
• Relación de las fuentes de donde seobtendrá la información
• Personal necesario y características técnicas de cada uno de sus miembros
• Trabajos específicos que cada persona realizara y tiempo que consumirá
• Facilidades materiales y técnicas que podrá utilizar
• Con quien o quienes deberán discutirse los problemas que requieran inmediata atención
• A quien o quienes se les deben proporcionar informes de los resultados de la auditoria administrativa
• Secuencia lógica, cronológica y funcional que deberá seguir la revisión
• Contexto general que guiara la revisión en su aspecto técnico

Trabajos preliminares
En los trabajos preliminares de un manual de auditoria son todos aquellos trabajos que se hacen antes de toda la investigación de la empresa, en estos incluimos las llamadas telefónicas, las entrevistas con el cliente, y donde se explica el propósito de la auditoria.
Contratos de servicios de auditoria
Son documentos en los cuales se especifica todo lo relacionado a la auditoria, el tipo de auditoria, el tiempo que abarcaría, los honorarios, limitaciones, condiciones y facilidades. 


Información general de la empresa
Esto se refiere a toda la información con la que cuenta la empresa, como son el organigrama, las funciones que ejercen, normatividades que tiene la empresa, manuales de operación, manuales de organización. Todo con el fin de conocer la empresa en todos los aspectos. 
Fuentes de información
todo aquel documento el cual nos pueda proveer de información relevante dela entidad a estudiar, en este caso nos interesan documentos como archivos, toda la papelería de la empresa como facturas, requisiciones, notas expedidas, también se puede obtener información con entrevistas directas al personal, en el caso financiero nos inclinamos más a estados de cuentas, balances generales, etc.
Personal que se empleara
En toda empresa que preste el servicio de auditoria cuenta con personal altamente calificado en distintas áreas específicas, esto con el fin de que la auditoria que sea solicitada en cualquier empresa sea realizada por un especialista en ese campo laboral.
Facilidades que proporciona la empresa
Cuando una empresa es auditada, se necesita de la colaboración de todo el personal que en ella labora, desde los altos directivos hasta el personal operativo, esto con el fin de poder obtener de manera mas eficiente la información y así cumplir con el tiempo programado de cada actividad a realizar, en cuestión de que la persona que esté realizando la auditoria necesite acceder a un equipo de trabajo dentro de la empresa, este no se le negara, al igual que si el auditor necesitara dar a conocer a los altos directivos algunos puntos críticos de la empresa, estos deben estar disponibles al encargado de la auditoria.
Secuencia de la auditoria
En este punto el auditor encargado debe de comprender las funciones que realiza el personal en cada departamento, al tener conocimiento de lo que cada empleado hace, el auditor puedepercatarse si algún empleado de producción o bien un jefe de departamento no esté cumpliendo con los especificado en el manual de operación que se otorga. Este es un caso muy concurrente en muchas empresas, ya que en ocasiones el personal no se encuentra trabajando en el área correspondiente.

Formulación de cuestionarios
Por otra parte se deben elaborar cuestionarios hacia cada empleado el cual se requiera aplicar, pasando por directivos hasta empleados de producción, estos deben de ser breves, entendibles y legibles, bien formulados con preguntas que sean fáciles de entender, con palabras comunes y cotidianas que cualquiera pueda entender. Este es un método con el cual se puede recabar muy buena información directa del empleado y facilitar el estudio en una auditoria.
Entrevistas
Una entrevista al personal de una empresa puede ser de manera directa o indirecta. De manera directa es dirigirse al empleado y hacer preguntas breves y entendibles, para igual obtener respuestas breves y entendibles. Por otra parte una entrevista indirecta, el auditor puede acercarse al empleado hacer una plática amena, otorgando confianza para que este se sienta cómodo y platicar sin sentirse presionado, y el auditor siempre buscar la manera de obtener la mayor información posible.
Técnicas
Son todos aquellos recursos de investigación que el auditor utiliza para obtener la información necesaria para corroborar la información plasmada en el informe que ha elaborado a lo largo delestudio de dicha empresa.
Informe de auditoria
Toda auditoria administrativa concluye con un informe que el auditor redacta, en este se da a conocer todo el estudio realizado a la empresa, encontrando en el todos los problemas con el que se encontró durante el estudio. En este mismo se describe las propuestas de solución que el auditor ofrece, el informe es presentado a los altos directivos de la empresa como es un director general, el consejo de administración, el gerente general, supervisores, etc.

Recolección de datos
Como en todo proceso de investigación siempre debe de haber una recolección de datos e información palpable la cual sea objeto de estudio de la misma investigación que se esté realizando, dentro de una auditoria el encargado de realizar dicho estudio debe de hacer una recopilación de información de la empresa, esta puede basarse en documentos propios de la empresa como son manuales, registros, métodos, equipo, etc. Con el fin de que todo este tipo de información ayude a dar una mejor conclusión y recomendación sobre el estado en que se encuentra la empresa.


Medios de recolección
Para obtener información de una empresa nos basamos en distintas técnicas de cómo obtenerla, como bien sabemos contamos con entrevistas, observación, revisión de documentos y archivos y cuestionarios. Todas estas técnicas son de gran utilidad para recabar la información suficiente y en base a ella podemos declarar que problemas está alterando el objetivo quedefine a la empresa.
Verificación de la información
A termino de haber recabado toda la información necesaria de las distintas técnicas que haya utilizado, el auditor debe de revisar toda esa información para asegurarse que sea completamente acertada y así poder llegar a resultados acertados. De lo contrario las opiniones y recomendaciones serian erróneas y la investigación habría sido en vano. El auditor deberá de apoyarse del personal mismo de la empresa para verificar si es precisamente acertada toda la información. 
Registro de información
En este punto de la auditoria, el encargado de la misma debe de registrar o plasmar toda esa información físicamente, donde este de una manera entendible y breve. Para hacer esto el auditor tiene diferentes instrumentos de cómo hacerlo. Dentro de estos encontramos:
• diagramas de organización: representa como está estructurada la empresa en su totalidad, los niveles jerárquicos, las principales funciones, el campo de autoridad de cada jefe.
• carta de actividades: es un documento por el cual se da a conocer cada actividad que el empleado debe de realizar, al igual que todas las obligaciones que el mismo tiene.
• carta de distribución de actividades: en este tipo de documento se da a conocer las actividades que realiza el personal integrado a un departamento en específico, en este se especifica el tiempo que transcurre cada actividad.
• diagrama de flujo. Este es un instrumento para el estudio de losprocedimientos en el que el auditor representa de forma gráfica y cronológica, las actividades que se realizan dentro de la empresa. Sirven para comparar de cómo estaba operando anteriormente la empresa y de cómo debería de operar ya con las propuestas enunciadas.

Análisis de información
En esta fase el responsable de realizar el estudio, debe de analizar toda la información recabada del estudio anterior con el fin de poder dar mejores recomendaciones al cuerpo directivo de la empresa. Un auditor debe tener en cuenta las siguientes preguntas:
• ¿Qué ese está haciendo?
• ¿Por qué se está haciendo?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Qué es bueno y que es malo?
• ¿Cuáles factores afectan y que podemos hacer para mejorar?

Objeto de análisis
En este punto el auditor puede dar a conocer en cómo lograr los objetivos de la auditoria administrativa, basándose en la información recaudada anteriormente, todos los cambios que la empresa podría presentar en base a la información que la misma a presentado.
Mejoras
En esta fase se presentan las mejoras que se pueden hacer a la empresa, algunas de las principales encontramos:
Mejoras en el personal. que labora si está capacitado en como realiza los diferentes procesos, el tiempo en que lo realiza. 
Mejoras tecnológicas. la tecnología con la que cuenta la empresa es necesaria para los que se realiza dentro de la misma, si esto no representa una pérdida de capital, se está usando de forma correcta.
Mejoras enmaterial. en este caso se dan mejoras en cuestión si el material que se utiliza es el adecuado, si existe algún tipo de perdida en el material, se puede sustituir ese tipo de material para reducir costos sin alterar el producto final.
Mejoras en tiempo. este tipo de mejoras van dirigidas a los procesos que se realizan cuestiones como el desperdicio de tiempo al realizar una actividad, si el tiempo que una actividad realizada es el necesario, existe algún tiempo desperdiciado entre una actividad y otra.

Informe de auditoria
En el informe de auditoría se da a conocer cómo es que la empresa está actualmente trabajando. Se dan a conocer propuestas de mejoras en las actividades que se realizan dentro de la empresa las cuales son motivo por el cual no se cumplen objetivos, este informe debe contener información la cual esté sujeta a evidencia competente y relevante previamente adquirida en el transcurso del estudio. Se anexan todos aquellos papeles de trabajo que fueron campo de investigación, así también cuestionarios, o pruebas dirigidas al personal que labora en la empresa. 
En el informe de auditoría van incluido información general de la empresa, como objetivos, valores, misión, visión, el análisis FODA, la base legal, la estructura organica, financiamiento, funcionarios principales, los resultados generales, las recomendaciones y conclusiones.



DIAGNOSTICO PRELIMINAR

La empresa seleccionada es la A.A. VISA LOGISTICA ADUANERA, S.C. con domicilio en calle península de Santiago sin número en Manzanillo, Colima, su giro es la representación y gestoría aduanal.

Una vez realizada la visita nos pudimos percatar de lo siguiente:
PLANEACIÓN
La empresa cuenta con su manual de organización, sin embargo este fue diseñado sin un estudio profundo de la empresa, sus procesos, sus colaboradores o su entorno, al parecer solo fueron algunas ideas del dueño de la empresa que contrato una empresa dedicada a hacer estas actividades los cuales solo trasplantaron manuales de organización de otras empresas, sin tener en cuenta la situación actual de la empresa.
Lo objetivos y valores no han sido dados a conocer a los empleados, es decir que quienes forman parte de la plantilla de empleados no tienen idea de que rige su organización, esto sucede principalmente porque los empresarios no le dan la importancia suficiente a estas actividades. Determinar objetivos y metas medibles sin tomar en cuenta las ideas del personal puede llevar a las empresas a diseñarlas fuera de la realidad. En Visa Logística, este es uno de losproblemas, no existe mucho compromiso por parte de los empleados al cumplimiento de estas metas y objetivos por desconocerlos, aunado a la falta de un proceso de inducción laboral que implique el conocimiento de este manual y una constante capacitación que permita a los empleados hacer propios los objetivos de la agencia. El manual operativo solo es un adorno más en la empresa pues ningún empleado cuenta con uno, esto genera no solo que no exista una visión de largo plazo, sino que en el corto y mediano plazo no se van realizando acciones las funciones de cada empleado siguiendo el mismo objetivo.
ORGANIZACIÓN
VISA Logística pasa de ser una micro empresa a una mediana en un periodo muy corto, por lo que no existió un espacio de transición que le permitiera realizar una organización de conjunto, el poco personal con el que contaban al momento de crecer la empresa no hicieron una definición de puestos es decir, es decir los pocos empleados que existían realizaban labores extras por la falta de otros puestos, sin embargo en el periodo de cambio esto no se replanteado y siguen realizando algunas funciones que no están demás y que necesitan ser distribuidas en los nuevospuestos de trabajo. Los empleados no cuentan con descripciones de puestos, por lo que es realmente necesario revisar ese tema.
VISA logística hace el trabajo sin contar con manuales de procedimientos administrativos ni operativos, los cual no permite reconocer sus áreas de oportunidad.

INTEGRACION
La agencia aduanal, al no tener documentados sus procedimientos no tiene estandarizados la secuencia a seguir en sus diferentes actividades. El proceso de reclutamiento y selección se hace de acuerdo a los criterios de la sub gerente y normalmente se contrata por recomendaciones del propio personal, sin aplica exámenes de conocimientos, de diagnóstico o psicométricos y sin tener claridad en las necesidades de los puestos.
De igual manera en las compras que realizan de materiales o mobiliarios no se tienen establecidas reglas como cotizar más de dos proveedores, siempre se deja a criterio de la persona encargada de compras y no se lleva un control anual, ni presupuestos.

DIRECCIÓN
La gerente y sub gerente de la agencia aduanal fungen como tal, pero a la vez tienen como responsabilidad la glosa de pedimentos de uno de sus clientes más importantes, es decir, noestán dedicadas al 100% en la dirección de la PYME, sino que el dueño sigue influyendo de manera muy importante en las decisiones que se toman. El contralo de igual manera esta supervisado por el dueño, es decir no tienen la totalidad de libertad en la toma de decisiones.
La toma de decisiones exige tener una serie de elementos que se adquieren a base de formación y experiencia en diversos campos del conocimiento y sobre todo con un enfoque total en esas tareas. La gerencia debe ser capaz de tomar decisiones en todas las áreas y no solo en la operativa por lo que se necesita tener documentados procesos.

CONTROL
Las mediciones de las PYMES y de ninguna empresa pueden hacerse solo en base de estados financieros, pues siempre será necesario medir la satisfacción del cliente, el clima laboral, el cumplimiento de metas, objetivos. 
Las mediciones se deben hacer revisando parámetros establecidos en la planeación, implementando acciones preventivas y correctivas para evitar en el futuro incurrir en algunas situaciones poco agradables. VISA logística no cuenta con la cultura de revisiones anuales, dado que no se han dado la tarea de diseñar reales metas y objetivos.

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