Manuales De Control Interno

DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.

CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES

CARGO ________________________________ CÓDIGO ________________________________ GRADO _________________

UBICACIÓN DEL CARGO_________________ DIVISIÓN _______________________________ SECCIÓN _______________

UNIDAD _______________________________ O CLASIFICACIÓN POR PLANTA MOVIBLE___________________________

SALARIO BÁSICO _______________________ PRESTACIONES BÀSICAS_________________________________________

PERFIL__________________________________________________________________________________________________

REQUISITOS____________________________ ESTUDIO- HOMOLOGACIONES Y/O EXPERIENCIA___________________

ANTECEDENTES_________________________ (INTERNO Y EXTERNO)___________________________________________

FUNCIONES BÁSICAS (BASADO EN PROCEDIMIENTO)_______________________________________________________

FUNCIONES ADICIONALES PERMANENTES O TEMPORALES___________________________________________________

RESPONSABILIDADES____________________________________________________________________________________

OBLIGACIONES Y DEBERES (RENDIMIENTO Y ELEMENTOS)___________________________________________________

DERECHOS_____________________________ (DE CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN)

DEBERES

FECHA DE ELABORACIÓN ________________ EVALUACIONES 1ª_____________________ 2ª________________________

APROBACIÓN POR EL JEFE JERÀRQUICO____________________________________________________________________

FIRMA DEL EMPLEADO EN SEÑAL DE CONOCIMIENTO Y ACUERDO_____________________________________________

OBSERVACIONES

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Los Manuales Administrativos representan una guia práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado unicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Funciones destacan:

- Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización

- Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa

- Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios

- Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias

- Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales

- Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general

- Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones

- Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos

- Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal

- Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes

- Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes

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