Metodologías Ágiles y Trabajos por Proyectos

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Índice

1. Introducción
2. Selección y Definición del Reto
3. Descubrimiento del Problema
4. User Research: Mapas de Empatía
5. Insights como Oportunidades
6. Conclusiones
7. Bibliografía

1. Introducción

La presente entrega se enfoca en la definición del problema como oportunidades para el desarrollo de un producto o solución mediante metodologías ágiles, se determinó abordar un sector con alta proyección de crecimiento; la Gestión de documentos en la en la era digital, a causa de la transformación digital las empresas se encuentran en proceso de digitalización, esto plantea una serie de retos y oportunidades de innovación, se realizaron actividades desde la definición de “personas”, investigación de usuarios (user research), hasta el desarrollo de ejercicios de empatía para poder determinar insigths que finalmente fueron traducidos como oportunidades, con las cuales se abordará el desarrollo de un producto o servicio.

1. Selección y Definición del Reto

Planteamos diversas problemáticas a solucionar relacionadas con las áreas en las que trabajamos, con el fin de poder buscar soluciones viables para desarrollar el trabajo con la utilización de metodologías Ágiles.

El tema seleccionado está relacionado con la gestión efectiva de activos digitales en empresas que se están digitalizando, específicamente en la gestión de documentos; un activo digital, también llamado recurso digital, es cualquier recurso que existe de forma digitalizada que alguien puede poseer.  Actualmente debido a la transformación digital las empresas están migrando su documentación al mundo digital, esto plantea una problemática en cómo administrar efectivamente todos esos activos digitales (documentación que digitalizan).

Oportunidades e Impactos

Con el avance de la tecnología, la gestión documental se ha convertido en el principal proceso empresarial al iniciar una transformación digital, he allí la trascendental importancia de entregar soluciones para empresas de todo tipo, según el informe Mercado de sistemas de gestión de documentos - Crecimiento, tendencias y pronóstico (2020 - 2025) realizado por Reportlinker, el mercado global de sistemas de gestión de documentos se valoró en USD 4.89 mil millones en 2019, y se espera que alcance los USD 10.17 mil millones en 2025, actualmente existe una gran oportunidad de innovación pues existen diferentes sectores que no están siendo atendidos.

Esta problemática genera errores humanos; uno de cada cuatro documentos se pierde, además aproximadamente 50 minutos diarios son utilizados en búsqueda y esfuerzo manual, reduce la productividad, entre otros. Por ejemplo, en un banco esta problemática hace que los empleados de atención al público pierdan más tiempo en su trabajo, lo cual reduce la satisfacción de los clientes, por molestias en la espera o por tener que llevar la documentación varias veces por pérdida, los gerentes sucursales no tengan la información necesaria a la hora de aprobar o generar reportes y así sucesivamente con toda la cadena de mando, definimos algunas oportunidades para abordar el tema:

• Productividad y velocidad. Una gestión efectiva de documentación puede reducir hasta 30% en la entrega de servicio o desarrollo de productos, aumentando el time to market.[pic 3]

• Experiencia Interna. El aumento de la eficiencia en tiempo en la búsqueda de documentos podría mejorar en al menos 30%.
  
• Costos de soporte. La mejora en eficiencia y tiempo puede reducir los costos relacionados con FTEs de soporte, entregando ahorros.

• Experiencia del Consumidor, Seguridad electrónica, entre otros.

Finalmente podemos detallar una serie de preguntas que utilizaremos para el desarrollo del trabajo de ahora en adelante:

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1. ¿Cómo se podría mejorar la productividad, eficiencia en tiempo, costos mediante una herramienta para la gestión efectiva de documentos (activos digitales)?

1. ¿Cómo se podría mejorar la experiencia interna de empleados mediante una herramienta para la gestión efectiva de documentos (activos digitales)?

1. ¿Cómo se podría mejorar la experiencia del consumidor mediante una herramienta para la gestión efectiva de documentos (activos digitales)?

1. Descubrimiento del Problema

Para la definición del problema se utilizó una serie artefactos, los cuales veremos a continuación:

Personas, perfiles para la Investigación

Para esta etapa se definió una serie de “Personas” o perfiles con los cuales se llevará a cabo una entrevista a profundidad y ejercicios de empatía, estas 5 personas vinculadas con el tema seleccionado además cuentan con amplia experiencia en el rubro, cada una tiene perfiles diferentes, ya sea en sexo, roles empresariales, nivel experiencia, entre otros, con el fin de poder enriquecer el análisis.

Recordemos que estas personas tienen experiencia en empresas en proceso de digitalización, específicamente en la gestión de documentos.

Desarrollo de Encuestas a Profundidad

A continuación, veremos las encuestas que se diseñaron para poder abordar la investigación del problema, las cuales se distribuyen de la siguiente forma.

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