Movimiento normas

COBRANZAS

1. OBJETIVO

Alcanzar normas y procedimientos para proceso de cobranzas por EXALMAR S.A.A. para un mayor manejo operativo y funcionamiento del mismo.

2. ALCANCE

La normativa establecida en el presente Procedimiento alcanza a las Gerencias Centrales, tesorería, jefe de cobranzas, gerente de finanzas y contabilidad que son participantes en el procedimiento.

Este procedimiento regula desde el momento del reporte de vencimiento con el importe correspondiente hasta su el registro de dicha operación en el área de contabilidad.

3. RESPONSBILIDAD DEL PROCESO

El Área de finanzas es el responsable de liderar la evaluación de los procedimientos, a fin que se logre la eficiencia y la eficacia del mismo.

Entre sus responsabilidades como dueño del proceso descanta:

a) Convocar a los integrantes del área de cobranzas, a fin de evaluar el desarrollo de las actividades en el o los procedimientos para la administración de cobranza propiamente dicho.

b) Coordinar con las áreas involucradas en el proceso, a fin de asegurar la efectividad y eficiencia en el desarrollo del procedimiento, enfocada a una mejora continua.

c) Asegurar que el proceso este debidamente documentado y controlado.

d) Mantener la interrelación con los demás procesos de la organización.

COMITÉ

El comité del Proceso está conformado por:

 Gerencia de finanzas

-Jefe de Área cobranzas

-Jefe de Área de finanzas

 Gerencia de contabilidad

4. FINALIDAD

Optimizar el proceso de cobranzas para logra una correcto proceso de cobranzas a nuestros clientes.

5. VIGENCIA

El presente procedimiento rige a partir del día siguiente de su aprobación por la Gerencia General.

6. DEFINICIONES

a) COBRANZA.- En términos generales, por cobranza se refiere a la percepción o recogida de algo, generalmente dinero, en concepto de la compra o el pago por el uso de algún servicio

b) TESORERIA.- la tesorería es aquella área de la misma en la cual se gestionan y concretan todas las acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario.

c) FINANZAS.- el término finanza proviene del francés finance y se refiere a la obligación que un sujeto asume para responder de la obligación de otra persona. El concepto también hace referencia a los caudales, los bienes y la hacienda pública.

d) CONTABILIDAD.- el Concepto de Contabilidad como: Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad.

e) DEUDOR.- Posee jurídicamente la calidad de deudor, quien se halla comprometido al pago o cumplimiento de una prestación, nacida ya sea de un contrato, de un delito o por imperio de la ley.

f) VENCIMIENTO.- El vencimiento es la fecha en la que una obligación plazo llega a su fin. Aunque el término se utiliza en diversos ámbitos, como puede ser la producción y el consumo, el entorno académico y muchos otros, en economía vencimiento hace referencia a la fecha de pago de una obligación financiera.

g) CLIENTE.- Del latín cliens, el término cliente permite hacer mención a la persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago. La noción suele estar asociada a quien accede al producto o servicio en cuestión con asiduidad, aunque también existen los clientes ocasionales.

h) RECIBO DE INGRESOS.- Es un documento que sirve para Registrar todos los ingresos de dinero en efectivo., Conocer cuánto dineros y porque concepto ingresa.

i) CHEQUE.- Un cheque es una orden de pago puesta por escrito que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide.

j) DINERO.- El dinero cumple con tres características básicas: se trata de un medio de intercambio, que es fácil de almacenar y transportar; es una unidad contable, ya que permite medir y comparar el valor de productos y servicios que son muy distintos entre sí; y es un refugio de valor, que posibilita el ahorro.

7. NORMAS GENERALES

7.1. La cobranza es responsabilidad del área de finanzas conjuntamente con tesorería de EXALMAR S.A.A. ya que ellos disponen de sus normas de organización interna.

7.2. Los Procedimientos de cobranza deben ser anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada, porque el propósito de un buen procedimiento de cobranza es la maximización del cobro y minimización de las pérdidas de cuentas por cobrar.

Pero a fin de lograr prontitud y regularidad en los pagos, se recomienda dar los siguientes pasos preliminares para establecer un procedimiento adecuado de cobranza:

Todo procedimiento de Cobranza tiene cuatro etapas tradicionales conocidas: el recordatorio, exigir respuesta, la insistencia y finalmente la acción drástica.

7.3. El Recordatorio, este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su finalidad es prevenir casos de mora en el pago.

La práctica común, tanto en organizaciones, convienen en enviar al cliente un AVISO DE VENCIMIENTO o un ESTADO DE SITUACIÓN de la cuenta, en la cual figuran detalladamente los distintos montos que registran el total adeudamiento. Tales estados sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud y conformidad de las deudas que tienen pendientes de cancelar.

Este aviso debe ser moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación que no ha sido individualizado, sino que está recibiendo idéntico trato como a todos los demás clientes que se encuentran en esa situación

De igual forma, este aviso debe mandarse aún en el caso de que el cliente estuviese al día en sus pagos, por una razón de precaución o para reforzar el control de la cobranza. Se incluye en esta calificación al TALONARIO DE CUPONES, que también es usado frecuentemente por empresas cuya necesidad les permite tener mayor control de sus avisos de vencimiento.

Para clientes no locales este aviso debe ser enviado a tiempo, eligiendo la vía más rápida y segura. El uso de “Courier” o contratar empresas de mensajería son las más apropiadas para este servicio.

Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud con que se entrega o remite el primer aviso, así como conseguir su atención al requerimiento de pago, si

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