PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTOS CONCEPTO ACTIVIDADES MARCO NORMATIVO

RECEPCION DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar, para la entrada de documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

1.RadicacióNde documentos:

-Asignación de un número consecutivo a los documentos. Fecha y hora de recibo o envió

-Impresión de rótulo de la radicación.

-Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

-Recibo de documentos oficiales.

-Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

-Constancia de recibo.

-Asignación de datos Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s), Número de radicación, Nombre responsable del trámite y anexos

-Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3:

-Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32.

-Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 1. Distribución de documentos externos

-Identificación de dependencias destinatarias.

-Clasificación de las comunicaciones.

-Organización de documentos casilleros.

-Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

-Reasignación de documentos mal direccionados.

-Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

-Identificación de dependencias.

-Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

-Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

-Definición de medios de distribución: personal, correo tradicional, correo electrónico.

-Control del cumplimiento de requisitos del documento.

-Métodos de empaque y embalaje.

-Peso y porteo de documentos.

-Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

-Control y firma de guías y planillas de entrega.

-Registro de control de envío de documentos.

-Decreto 229 de 1995

-Decreto 2150 de 1995

Artículo 25.

-Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3.

TRAMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 1.Recepción de solicitud o trámite

-Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

-Identificación del trámite.

-Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

-Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

-Análisis de antecedentes y compilación

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