PROCEDIMIENTO EMERGENTE PARA TELETRABAJO JEFATURA DE CONTROL CONTABLE

PROCEDIMIENTO EMERGENTE PARA TELETRABAJO JEFATURA DE CONTROL CONTABLE

Lineamientos para registro de órdenes de pago (Giro, Matriz y Agenciamiento).

*Para los usuarios

Se ingresará las solicitudes y órdenes de pago como se viene realizando y contendrá los documentos habilitantes respectivos y necesarios como: actas de entrega recepción, contratos, órdenes de compra, requerimientos, y demás; tanto para el giro de negocio como para Matriz y Agenciamiento.

Se realizará una única excepción con la certificación presupuestaria, misma que puede venir sin firmas.

Se enviará a la Jefatura de Contabilidad (una vez al día por el Gerente de Área) por cada Gerencia, un listado de solicitudes de pago registradas por los usuarios del sistema Openbravo detallando solamente el número de documento que genera el sistema, mediante e-mail que debe contener correo en cola con las siguientes aprobaciones:

1. Solicitado, por el jefe de área, y
2. Autorizado, por el gerente del área.

**Ejemplo:

Usuario: Envía solo el listado con el número de documento que genera el sistema Openbravo, al Jefe de área (Ejemplo: 23023358, 23023359). En el sistema, debe estar obligatoriamente todos los documentos que sustenten el pago, adjuntos en el sistema en la opción Archivos Adjuntos.

Nota: Si la orden de pago no tiene adjuntos, se la procederá a devolver por correo electrónico.

Jefe de Área: Revisa y solicita la aprobación de las solicitudes y órdenes de pago enviadas por el usuario al Gerente de Área mediante correo electrónico institucional.

Gerente de Área: Revisa y aprueba el listado de solicitudes de pago y se envía a la Jefatura de Control Contable, mediante correo electrónico institucional.

Correos para envío: mmite@flopec.com.ec, rmera@flopec.com.ec y contabilidad@flopec.com.ec.

*Se sugiere que se envíe solo un correo diario, esto para evitar el exceso de correos.

*Para la Jefatura de Control Contable

Martha Mite

Recibe por correo electrónico el listado de solicitudes, asigna un número secuencial en el archivo de Excel que se maneja.

Al momento de enviar a cada analista, enviará dos números: el número de documento que genera el sistema y el número que se asigna secuencial en el archivo de Excel por Contabilidad.

Analistas I o II y Especialistas I.

Cuando recibe el analista, especialista; verificará que todos los documentos estén adjuntos y que contenga todos los habilitantes para el pago. Enviará retención, contabilizará, aplicará anticipo, etc.

Una vez realizado todo el proceso de revisión, verificación y contabilización, emitirá el comprobante de diario que genera el sistema Openbravo en formato PDF, descargará la caratula de la solicitud de pago y unirá los dos documentos en un solo archivo en formato PDF.

Dos veces al día (10h00 y 14h00), el personal de Contabilidad enviará al jefe las solicitudes de pago contabilizadas, por correo electrónico adjuntando el archivo en PDF que se creó el cual debe contener el comprobante de diario y la caratula de la solicitud de pago.

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