PROCESO ADMINISTRATIVO
Enviado por gpando • 28 de Julio de 2013 • 1.347 Palabras (6 Páginas) • 389 Visitas
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los
empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.
Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.)
Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva
capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
7.4.4 La esencia del control administrativo:
El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control se
ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una
empresa.
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados
reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de
control como sigue:
1. Control preliminar
(a través de la
alimentación adelantada)
2. Control coincidente
(generalmente a través de informes periódicos
de desempeño)
3. Control por retroalimentación
Se ejerce previamente a la acción para asegurar
que se preparen los recursos y el personal
necesarios y se tengan listos para iniciar las
actividades.
Vigilar (mediante la observación personal e
informes) las actividades corrientes para asegurar
que se cumplan las políticas y los procedimientos,
sobre la marcha.
Acción a posteriori (replanificación), concentrando la
atención sobre los resultados pasados para
controlar las actividades futuras.
7.4.5 Fases del Control:
Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades periódicas de un negocio y
de cada centro de responsabilidad, consta de las siguientes fases:
1.
Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas planificadas.
2.
Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los resultados planificados y
cualquier diferencia entre ambos.
3.
Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las causas subyacentes de las
variaciones.
4.
Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier deficiencia y aprender de los éxitos.
5.
Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla en práctica.
6.
Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección; continuar con la
alimentación adelantada para efectos de replanificación.
El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes,
las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las
correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en
el concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva
prevista para asegurar el logro de los objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el
control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación de los
planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la
gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la operación y la
estructura de organización.
Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el momento de la acción. El
control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no
puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando se
asuma el compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empeñarse
en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las políticas y las
normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por éste con la anticipación
necesaria.
La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una medición de la
efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual constituye la base para una eficaz
retroalimentación. Los hechos que se muestran en un informe
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