PROTOCOLO EJECICION PRESUPUESTAL

Protocolo Ejecución presupuestal

Andrea Steffanni Maya Benavides 1758761

Robert Miguel Becerra Garzón 1758434

Universidad del Valle

Ciencias de la Administración

Programa Contaduría Publica

Palmira

2021

El futuro es lo que todos conocen, en cuanto a concepto mas no lo que contiene. Lo que sucederá en este es la incógnita que hasta el momento no se ha resuelto, por lo tanto, no se sabe a ciencia cierta que pasara en el futuro y esto incluye a las empresas, que, por el cumplimiento de unos objetivos, se exponen a factores y circunstancias futuras que pueden perjudicar o beneficiar el cumplimiento de estos objetivos, ahora bien, una empresa organizada y estructurada adecuadamente sabe lo importante que es la elaboración de un presupuesto para la planificación estratégica. Ya depende de cada empresa que tipo de presupuesto es es el mas beneficioso para sus características, entre los tipos, los mas destacables son el presupuesto maestro y el presupuesto base cero; pero ¿Que fortalezas y desventajas tienen estos presupuestos para las empresas? ¿Uno es mejor que otro?, a continuación, se expondrán todo aquello que tiene o esta relacionado con estos dos tipos de presupuestos, que hay que tener en cuenta, y sobre todo cual es la mayor ventaja de cada uno de ellos, para ello la información se apoyara en lecturas, paginas web y medios audiovisuales.

Para comenzar, se debe destacar que antes de elaborar cualquier tipo de presupuesto es de vital importancia, ejecutar un análisis del entorno, el cual conlleva a identificar factores externos e internos de la empresa, que puede dar una idea panorámica de la situación de esta desde diferentes enfoques como son lo político, social, económico, ambiental y cultural. En el análisis de entorno hay varias herramientas que pueden ser de gran utilidad para determinar que fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades tiene la empresa en su entorno; estas herramientas pueden ser la matriz DOFA, la matriz PESTEL, Las Cinco fuerzas de Poter, etc.

Ahora bien, para poder proyectar lo que sucederá en el futuro es necesario identificar de donde se originan esos datos proyectados y es ahí donde radica la gran diferencia entre los dos presupuestos, ya que el presupuesto maestro, se elabora desde un enfoque devenir es decir que utiliza datos e información del pasado para proyectar, mientras que el presupuesto base cero se apoya en información del entorno presente.

En primer lugar, el concepto de presupuesto maestro para Barón (1998)  

Consiste en la agrupación de todas aquellas líneas de actuación que han sido previamente presupuestadas, en las distintas actividades de la empresa. El presupuesto maestro termina con la presentación de los estados previsionales, que van a recoger de manera global   las   estimaciones previamente realizadas

Es decir, que se encarga de estimar todas las acciones de cada una de las áreas de la empresa para tener una previsión de los resultados plasmados en reportes (estados financieros), este presupuesto engloba todo lo que conlleva a realización del objeto social.

Con respecto a esto, para poder llegar a estos reportes previsorios, se requiere que en primera instancia la proyección de ventas de la empresa, para ello se necesitan datos históricos de ventas, ahora con esto, se procede a elaborar el presupuesto de ventas, de producción, de compras, de gastos de ventas y administración, desarrollo e innovación, todo la anterior se puede referir en un presupuestos operativos que se enfocan en el área de producción, comercialización y a la gestión de gastos, también se tienen el presupuesto de inversiones que hacen referencia a las necesidades de capital que tiene la empresa, posteriormente con estos presupuestos se elabora el flujo de caja que tendría la empresa  en el periodo de tiempo que se haya determinado, este sería el presupuesto financiero que expone la situación financiera,  información de caja y disponible. Para finalizar con esta información estimada se elaboran los reportes previsorios (estados financieros), para tener un panorama general de toda la empresa y sus actividades.

Las ventajas de este presupuesto son:

Que es una visión a futuro, ya que al realizar las proyecciones de las operaciones de la empresa, puede tener una preparación adecuada para escenarios futuros, además de que es de gran utilidad a la hora de preparar análisis y proyectos financieros puesto que se  tiene el conocimiento de la estimación de los costos producción, los gastos totales y las vetas que se obtendrán en un determinado periodo de tiempo, esto sugiere que se puede percatar si la empresa esta teniendo una rentabilidad deseada o está teniendo perdidas.

Otra ventaja es que permite tomar correctivos a tiempo, puesto durante la elaboración de este presupuesto facilita la identificación de alguno salida de dinero que no sea necesaria para el desarrollo de la actividad. por lo que al reconocer a tiempo este gasto innecesario o que sea un gasto necesario pero que este muy elevado, permite tomar las acciones preventivas y correctivas.

El presupuesto maestro permite coordinar a todas las direcciones, ya que en su realización conlleva todas las áreas de la empresa fomenta a que se comparta la información histórica para hacer las proyecciones, por lo que fortalece la comunicación entre empleados y el conocimiento de las operaciones financieras

En cuanto desventajas, se sabe que el presupuesto maestro no es infalible, es decir, que, al ser proyecciones, que ayudan a prever el futuro, no es seguro que no suceda alguna contingencia que afecte todo lo planificado, alguno de estos eventos no previstos puede ser un desastre natural, una crisis financiera, o lo que se vive actualmente que sería una pandemia mundial.

Otra desventaja es que invisibiliza las oportunidades, puesto que al planificar cada una de operaciones de las áreas de toda la empresa podría suceder que se pierda alguna oportunidad de aumentar las ventas, o disminuir costos de producción, por lo que se recomienda que no se apegue a la rigidez y más bien la empresa sea flexible con respeto a tomar el presupuesto maestro como referencia o guía.

En el presupuesto maestro falta individualidad ya que para elaborarse se toman todas las áreas y sus respectivos datos, para proyectar información global total, dejando de tener en cuenta que cada área puede tener ciertas situaciones especificas que puede ser de gran importancia para la empresa, es comprensible que se deje a un lado estas especificaciones por la magnitud de esfuerzo y tiempo que requiere la realización de este presupuesto; pero aun asi sigue siendo desventajoso

En segundo lugar, el Presupuesto en Base Cero (PBC) Para algunas organizaciones, la idea de construir el presupuesto de la compañía desde cero, sin tomar como base la información histórica, puede tornarse como una tarea muy compleja. Sin embargo, desde los cambios del ciclo económico, cada vez más frecuentes, a los que se enfrentan nuestras organizaciones, una cantidad creciente de organizaciones han decidido utilizar un método más preciso de elaboración del presupuesto, llamado “Presupuestación en Base Cero (PBC)”. El PBC es un proceso de elaboración del presupuesto que asigna fondos según la eficiencia y necesidad para alcanzar los objetivos de la organización en lugar de considerar el historial presupuestal de años anteriores.  Por lo tanto, a lo largo de este ensayo se expondrá la utilidad del presupuesto en base cero, determinando las principales ventajas y desafíos en la aplicación de este presupuesto para distintos tipos de organizaciones y su diferencia con el presupuesto maestro.

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