PROYECTO BD

Presentación de la empresa

Esta base de datos se diseñará para la UNIQ (Universidad Internacional de Querétaro), que está ubicada en Av. Peñuelas #20 Col. San Pedrito Peñuelas en Querétaro, Qro. La cual actualmente cuenta con un sólo plantel y ofrece 5 licenciaturas.

Cada licenciatura divide su mapa curricular en cursos secuenciales (un curso está conformado por un conjunto de actividades, materias y talleres; y es impartido por un periodo de tiempo determinado) de momento y debido a las dimensiones del plantel sólo se cuenta con un grupo por cada licenciatura aunque se pretende ampliar esto si el aumento en la matrícula de alumnos lo requiere.

Se pretende crear un sistema de base de datos que unifique y controle la administración del alumnado, personal, docentes, cursos y finanzas relacionas, de este recién fundado centro educativo. En seguida se describen más a fondo los detalles del problema y la solución que propuesta a través de una base de datos.

1. Análisis del Problema

Actualmente el manejo de la información de la UNIQ lo realiza el personal administrativo de forma manual, apoyándose en suites ofimáticas y otros programas no especializados. Lo que no sólo conlleva a una pérdida de eficiencia empresarial sino que también contribuye a crear en sus clientes una mala imagen del manejo administrativo del centro.

Por lo que el principal problema que se pretende solucionar, es precisamente el de llevar un control de los alumnos, personal docente, cursos y las finanzas relacionadas con los mismos. Porque al no tener un control del alumnado la administración no puede proyectar a largo plazo las ganancias ni desarrollar cursos y promociones sustentables.

Además si se llegara a traspapelar o perder algún documento original (que en su mayoría suelen ser importantes y de difícil reemplazo para el cliente) o algún documento provisional (como lo son los recibos que la escuela utiliza para llevar el control de pagos y adeudos) se pueden generar innumerables problemas innecesarios con el alumnado, que contribuyan a desprestigiar la escuela o en su defecto a ocasionar problemas en el área de control escolar (como por ejemplo:  Perder el registro del pago de algún alumno y tal vez solicitarle un nuevamente un pago ya realizado, entre otros)

La escuela ha evitado caer en problemas de este tipo hasta el momento, pero proyecta un crecimiento a corto plazo que complicaría el manejo de las finanzas internas.

Son bastante relevantes los beneficios que tendría para la escuela y su administración el tener un registro unificado de pagos vinculado a los alumnos, de los profesores y sus sueldos así como de los cursos que imparte (esto facilita al momento de crear una nueva asignatura o inclusive una nueva carrera, saber que personal capacitado se tiene o el abrir nuevos grupos si el cupo ya está saturado y se tienen más alumnos interesados en el mismo)

Así que para sintetizar, al implementar este sistema de base de datos la universidad tendrá sin duda un mejor control de sus alumnos, sus finanzas, y las interrelaciones entre su personal y sus clientes.

1. Análisis de la Solución

Para subsanar todos los conflictos que la mala administración aunada a la desorganización de la información generan en la universidad, se pretende emplear un sistema de base de datos que funja como encargado del control para ayudar a la administración del alumnado, personal, docentes, cursos y finanzas del centro educativo.

La principal meta del sistema gestor es a través de su base de datos integrada y haciendo uso de métodos de alerta (recordatorios), llevar un control de los recursos, así como  mantener  un control de todo el personal del centro y del alumnado en general, estando de este modo al tanto de los ingresos y egresos dentro de la institución. El sistema contará con una agenda que permitirá al usuario agregar eventos por fecha para establecer recordatorios.

Se pretende implementar un sistema en red que permita acceder al personal administrativo del centro desde cualquier computadora  conectada a la red local y facilite todas las operaciones de control para la administración.

Los beneficios más evidentes que se obtendrían con esta herramienta serian:

• Erradicar la irregularidad entre los registros internos.
• Capacidad de acceder y actualizar el historial de pago de cada estudiante.
• Contar con un sistema de recordatorios o avisos que alerte sobre adeudos de los alumnos al acceder al Sistema.
• Mantener diferentes perfiles de descuento entre estudiantes gracias a promociones o tratos con la administración (debido a que la institución educativa aun no proporcionó información clara sobre estos descuentos y su monto QUEDA PENDIENTE SU IMPLEMENTACIÓN PARA UNA REVISIÓN FUTURA DE LA BASE DE DATOS).
• Tener un control más eficiente de los pagos  al personal.
• Resguardar la información privada al ser necesario para el acceso la utilización de usuarios con permisos de administración (El acceso al sistema será restringido vía ip para que sólo desde las máquinas de administración se pueda acceder al sistema, cada máquina es responsabilidad del empleado al que se le asigna –en su horario- además de que se debe registrar un usuario y contraseña para acceder al sistema. Dichos permisos los establecerán los directivos de la escuela)
• Crear Informes de pagos, listas de alumnos, cursos y demás consultas útiles.
• Organizar los cursos asignando los grupos al aula correspondiente (de acuerdo al cupo y actividad a realizar) Existirán 2 tipos de aulas en la Base de Datos (1.- Las aulas principales: Acondicionadas para tomar clases ordinarias y 2.- Las aulas alternativas:  Equipadas para realizar actividades manuales como son talleres y laboratorios)

1. Especificaciones Técnicas

Es importante mencionar que su utilizarán las máquinas de escritorio con las que actualmente cuenta la Universidad, las cuales ya se encuentran en red (cuyos detalles de configuración de la misma no tienen nada que ver con este proyecto) Por lo que las especificaciones que se darán se refieren a los requisitos mínimos de Hardware y software que cada computadora debe cumplir de manera individual (los cuáles son muy fáciles de cumplir ya que la mayoría de las computadoras promedio los sobrepasan –cabe destacar que en los requerimientos NO INCLUYO OBVIEDADES, como el hecho de que se cuente con un monitor o un teclado, etc.) y que son impuestos principalmente por Oracle ya que al ser el Sistema Gestor de la Base de Datos es precisamente el mismo quién define las condiciones para funcionar de manera adecuada.

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