Para que la evaluación realizada al sistema de control interno de una empresa sea efectiva

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INTRODUCCION

Para que la evaluación realizada al sistema de control interno de una empresa sea efectiva  y arroje unos resultados certeros, se deben diseñar y realizar una serie de preguntas a cada uno de los programas y procedimientos, que el auditor vea conveniente desarrollados en una serie cuestionarios.

Esto le permitirá conocer a fondo que tan cierto y efectivo es el control interno que la empresa tiene implementado. Esto es herramienta de apoyo para la obtención de la información contable reflejada en los estados financieros y los objetivos empresariales        .

‘’No basta saber, se debe también aplicar. No es suficiente querer, se debe también hacer’’

Goethe, Johann Wolfgang

TALLER 4

Al desarrollar una auditoría, se procede a evaluar el control interno que nos da un parámetro para diseñar la extensión de las pruebas. Investigar sobre las posibles preguntas para la evaluación de control interno en el procedimiento de auditoría de:

• Caja
• Bancos
• Inversiones
• Clientes
• Toma física de Inventarios
• Activos diferidos

Las preguntas generadas al control interno permiten tener una vision clara de como se esta manejando la organización y estas deben cumplir con los siguientes objetivos:

• Verificar la correcta valoración de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados y su adecuada presentación en los estados financieros.
• Obtener seguridad razonable acerca de:

• Todos los conceptos relacionados con el disponible han sido estimados adecuadamente.
• Los valores correspondientes a las cuentas del componente estén debidamente clasificados y revelados de acuerdo a sus condiciones.

• Verificar la existencia física de los recursos de liquidez inmediata     con que cuenta la entidad.
• Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro de rubro de efectivo, caja y bancos cumplen las condiciones básicas de disponibilidad.
• Comprobar si se presentan todos los fondos y depósitos existentes.
• Determinar si los fondos de efectivo y de depósitos a la vista que se representan en los estados financieros son auténticos.
• Examinar el manejo adecuado de los procedimientos políticas y prácticas que se siguen en la administración de los recursos de liquidez.
• Verificar la existencia de manuales de funciones y procedimientos del efectivo.

CAJA        

SOBRE LA SEGURIDAD

• ¿El área de la caja es un lugar restringido?
• ¿Existe caja fuerte para guardar con seguridad el efectivo y documentación?
• ¿La clave es conocida por personas ajenas al área?
• ¿Se guardan en la caja fuerte las entradas hasta la consignación en el banco?
• ¿Se responsabiliza a un solo empleado sobre el manejo de las cuentas, cheques relacionando el nombre de los responsables?
• ¿Se archiva con seguridad todos los comprobantes de ingreso y egreso que soporten los movimientos?

SOBRE EL RECAUDO                        

• ¿El dinero y demás recolectados diariamente son ingresados a caja?
• ¿Son registrados en los respectivos libros o herramientas?
• ¿Se generan recibos de caja para las transacciones?
• ¿Todos los ingresos se clasifican de acuerdo a la naturaleza?
• ¿Se registran los recaudos en el libro auxiliar?
• ¿Al momento de recibir cheques se endosan para evitar ser cobrados en efectivo?
• ¿Es adecuado el control sobre los servicios o mercancías vendidos?
• ¿Se consignan todos los ingresos recolectados, ósea que no se halla usado algo para gastos?
• ¿Los cheques y correspondencia son alistados por alguien diferente al cajero?

SOBRE LOS RECIBOS DE CAJA                        

• ¿Se expide un recibo de caja al momento de recibir valores?
• ¿Los recibos cuentan con consecutivo prenumerados?
• ¿Los recibos anulados se conservan en forma numerada
• ¿Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte?
• ¿Se confrontan los valores estipulados en números y letras?
• Se confrontan los originales con las copias posteriormente.                                

SOBRE LA CAJA MENOR                        

• ¿Existe un valor fijo para caja menor?
• ¿Son separadas las funciones de custodia y el manejo del fondo fijo de caja, de las autorizaciones de pagos y registros contables?
• ¿Los gastos o pagos son aprobados por funcionarios autorizados?
• ¿Hay formatos para relacionar los gastos?
• ¿Se archivan y sellan los recibos de caja menor?
• ¿Se catalogan los comprobantes de egreso y se identifican con el nombre y firma del responsable que efectuó el gasto?
• ¿Antes de generar cualquier comprobante de pago, se certifica que cumpla con las políticas administrativas para este trámite?
• ¿Se cierran los comprobantes de pago con sello de pagado por caja?
• ¿El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo?
• ¿Se prohíbe cambiar cheques a empleados con el dinero de la caja?
• ¿Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona encargada de la caja menor?
• ¿Existen topes máximos para ser destinados por gastos de caja menor?                

SOBRE LOS ARQUEOS                                

• ¿Se efectúan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados?                                
• ¿Existen formatos adaptados para realizar arqueos?                                
• ¿Hay medidas correctivas al momento de presentar inconsistencias?

BANCOS

SOBRE LA APERTURA DE CUENTAS                                

• ¿Son autorizadas por la junta directiva cada una de las cuentas corrientes?        
• ¿Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella?
• ¿Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente?
• ¿Las firmas giradoras están debidamente autorizadas?
• ¿Las cuentas corrientes tienen destinación específica, según la naturaleza del gasto?                                

SOBRE LA PROTECCIÓN

• ¿Es verificado el número de cheques, al momento de entregadas cada una de las chequeras por parte del banco?                        
• ¿Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco?

• ¿Se encuentran debidamente protegidos los cheques girados y no cobrados?                                
• ¿Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos?                
• ¿Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques?                                
• ¿Se mantienen permanentemente actualizados, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro y autorización para expedir cheques?                                
• ¿Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados?                

SOBRE EL GIRO DE CHEQUES                                

• ¿Están prenumerados todos los cheques?                                
• ¿Se giran en orden secuencial?                                
• ¿Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos?                                
• ¿Existe verificación de soportes antes del giro?                                
• ¿Se realiza verificación de cifras y números antes de su firma?                                
• ¿Existe más de una firma en el giro de pagos por cheque?                                
• ¿Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos por sumas superiores a un monto establecido?                                
• ¿Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la vista?                        
• ¿Son entregados los cheques previa presentación de la respectiva autorización del beneficiario?                        
• ¿Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques?                        
• ¿Se utiliza sello protector o seco de cheques?                                        

SOBRE LAS CONCILIACIONES                        

• ¿Se realizan conciliaciones de manera periódica?                                
• ¿Se descuentan oportunamente las notas débito?                                
• ¿Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones?                        
• ¿El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes?                        
• ¿Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones?

SOBRE CUENTAS GENERALES DE CAJA Y BANCOS                                

• ¿Están separadas adecuadamente las actividades de ingresos y egresos?                
• ¿Se procura tener niveles adecuados a las circunstancias, en lo relacionado al dinero en operación?                                
• ¿Las monedas extranjeras propiedad de la entidad, se valúan para efectos del balance general, a precios de cotización a la fecha del referido?

INVERSIONES

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