Pedidos y envio de mercancia

ACTIVIDAD 1

En primer lugar, tenemos el pedido. El pedido lo realiza el comprador. La compra es firme cuando el vendedor lo acepta. Solo está regulado lo que debe figurar en ellos. Puede ser escrito o verbal, aunque lo mejor es confirmarlo por escrito y quedarse con una copia. Los datos se obtienen de ofertas recibidas de proveedores y contratos de compraventa firmados. Hay que seguir orden cronológico. Se emiten 3 copias: la original para el vendedor, una para el almacén y otra para el departamento comercial.

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En segundo lugar, está el albarán. Aparece cuando se realiza la entrega física y acompaña a las mercancías. Debe ser escrito, incluye una relación de mercancías y permite que el comprador pueda comprobar la entrada de mercancías entrada al almacén. Justifica la salida del almacén de los artículos, la realización de la entrega y sirve de listado para comprobar la mercancía que se carga y descarga. Los datos se obtienen del pedido y fichas del almacén que reflejan la salida de mercancía. Consta de 4 copias.

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En tercer lugar, tenemos la factura. Expedido por el vendedor y acredita jurídicamente la compraventa de bienes o prestación de servicios. En todas las facturas debe ir reflejado el IVA. Hay excepciones en las que no es obligatorio emitir una factura, pero sí lo será siempre que el cliente lo solicite. Se conservará durante 6 años. La rectificación de una factura se puede realizar en un plazo de 4 años. Se emiten por varios medios.

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En último lugar tenemos el presupuesto. Se solicita a través de carta, teléfono o página Web. En caso de hacerse por teléfono es conveniente confirmarlo por escrito. Se solicita cuando no se conocen los precios u ofertas de determinados artículos. Debe contener entre otros datos, concepto, valor total del presupuesto, fecha de entrega, forma y condiciones de pago, validez de la oferta, datos de la empresa vendedora y compradora y fecha de emisión.

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ACTIVIDAD 2

A la hora de realizar un pedido hay que tener en cuenta una serie de aspectos:

· Planificar lo que se va a pedir. ( Ej.: si tenemos una tienda de ropa y tenemos que realizar un pedido deberemos saber cuánto nos hace falta realmente con antelación, ya que de lo contrario podemos excedernos o quedarnos cortos.)

· Evitar errores en datos del pedido, repasarlo antes de enviar. ( Ej.: podemos confundirnos y escribir 5 cajas en lugar de 7 y lo notaremos posteriormente cuando nos quedemos sin stock.)

· Pedir confirmación al cliente que nos responda confirmándolo lo antes posible, indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios. (Ej.: si pedimos 5 cajas de camisetas de las tallas M Y S y en el último momento vemos que nos faltaban las L, debemos de asegurarnos si existiría algún problema para poder hacer cambios en el pedido y añadir estas nuevas unidades de producto.)

· Los plazos de entrega y sistemas de envío también son importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores a cierto número de productos o no, formas de financiación, comisiones, primas, etc. (Ej.: siguiendo nuestro caso, deberemos de preguntar el plazo en el que lo recibiremos, así como el transporte, además de preguntar por la forma en que realizaremos el pago y la posibilidad de aplicar algún tipo de descuento al ser compras relativamente grandes. Si no lo preguntamos, puede que nos llegue más tarde de lo esperado y cabe la posibilidad de que no nos apliquen ningún descuento, ya que sería un mayor beneficio para ellos.)

· Conocer claramente los gastos de envío. En este caso el dato importante es conocer el peso, los gastos de embalaje y si el peso que estamos pidiendo incluye el embalaje. Conviene matizar todos estos datos, o si se desconocen hacerlos saber dentro de la carta de pedido. (Ej.: deberemos preguntar por los gastos de envío que conllevará el pedido de estas cajas, así como su peso y embalaje. Si no lo preguntamos, nos pueden estar cobrando de más sin que nos demos cuenta.)

Características del pedido:

Como ya comenté en el apartado anterior, el pedido lo realiza el comprador y lo recibe el vendedor. Esta compra (pedido) es firme cuando el vendedor lo acepta.

Únicamente está regulado lo que debe figurar en estos documentos. Pueden ser verbales o escritos, aunque conviene que sea por escrito (al menos para confirmarlo) y quedarse el comprador con una copia, enviando la otra al vendedor. En este documento se concretan los derechos y deberes de las partes a través del contrato de compraventa.

ACTIVIDAD 3

En un pedido debe de aparecer:

1- Identificación de las partes

     1.1- Datos del vendedor

     1.2- Datos del comprador

2- Identificación del documento

     2.1- Fecha de emisión

     2.2- Número de orden del documento

3- Identificación de la mercancía

     3.1- Código

     3.2- Unidades que se solicitan

     3.3- Descripción

     3.4- Precio unitario e importe total

4- Condiciones de compra

     4.1- Fecha de entrega

     4.2- Lugar donde debe entregarse la mercancía

     4.3- Forma de envío

     4.4- Condiciones de pago

     4.5- Quién corre con los gastos de envío

     4.6- Descuentos

     4.7- Observaciones

     4.8- Firma de quién lo emite

Los datos para confeccionar un pedido se obtienen de las ofertas recibidas de los proveedores y de los contratos de compraventa firmados.

Hay que seguir un orden cronológico, por lo que debe reflejarse el número del documento. Se emiten 3 ejemplares: el original para el vendedor, una copia para el comprador (para el almacén) y otra para el departamento comercial.

A continuación, muestro un ejemplo de un contrato de compraventa:

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