Plan De Gestión Del Conocimiento

Plan de Gestión del Conocimiento

Alcance

El alcance de un Plan de Gestión de Conocimiento consiste en permitir que la información que tiene valor fluya desde los individuos hacia la organización y de vuelta a los individuos, de manera de poder brindar el conocimiento adecuado, a las personas adecuadas en el momento adecuado, ayudándolas a actuar y a mejorar el desempeño organizacional.

Objetivos

Para ejecutar el Plan de Gestión del Conocimiento, en una compañía donde este aspecto aún no se encuentra desarrollado, se definen los siguientes objetivos:

1. Mejorar e Intensificar las fuentes de datos: esta fase consiste en analizar de qué manera las personas realizan procesos investigativos, a qué lugar o herramienta acuden para recolectar datos y adquirir nuevas ideas y realizar descubrimientos. Por ejemplo, fuentes externas, documentos en la web, documentos internos. Luego, mejorar el acceso a estas fuentes e incrementarlas, y convertirlas en uso común.

2. Facilitar medios amigables de intercambio de ideas, opiniones, experiencias y conocimientos entre personas: se habilitarán ambientes seguros para compartir información entre interesados, tanto físico como virtual, garantizando que desde cualquier lugar que se encuentre podrá acceder a un lugar donde obtener retroalimentación de distintos tipos de asuntos, y exponer vivencias que nutran al resto de la comunidad. Por ejemplo, foros, comunidades online, talleres de trabajo.

3. Proveer repositorio de documentos y fomentar su utilización: mediante una herramienta tecnológica, como MS Sharepoint/Google Apps/Atlassian Jira, se realizará el almacenamiento de la información de valor que puede mejorar el desempeño de la organización y que se desea preservar. Este repositorio permitirá, no sólo almacenar el material, sino también procesarlo, garantizando facilidades de búsqueda y distribución, brindando el material adecuado a las áreas que pueden darle uso y circulación. El sistema estará integrado al funcionamiento interno de cada área, brindando servicios de evaluación, retrospección y, más importante, interpretación de estos análisis, nutriendo así al resto de la organización.

4. Motivar a las personas a compartir: el recurso más importante de la organización es su recurso humano y se debe fomentar la confianza, tanto interna como externa, a cada área de la compañía. Esto permitirá detectar fácilmente quién tiene qué información, dónde se encuentra el que la tiene y como obtenerla lo antes posible. La motivación debe concentrarse en la externalización del conocimiento, ya que al compartir el conocimiento se comparte el poder, y se debe incorporar a la cultura organizacional que el sentido de propiedad sobre el conocimiento debe propagarse a todos y cada uno de los individuos, donde los datos o información que posea una persona pueden convertirse en el conocimiento y sabiduría de toda la compañía.

Dentro de este apartado se han acumulado las mejores prácticas a nivel de gestión del conocimiento que manejan empresas reconocidas a nivel mundial, que se desean incorporar al plan.

a. Procedimientos de conocimiento para convertir discusiones en bibliotecas estructuradas de conocimiento, permitiendo aprovechar cada momento invertido en una etapa de argumentación de cualquier proyecto. (ConocoPhillips)

b. Procedimientos menos formales al momento de compartir el conocimiento, es decir, disminuyendo las barreras burocráticas y aumentando la confianza entre las personas, facilitando el proceso de transferencia de experiencias y buenas prácticas. (IBM)

c. Dar a conocer a los interesados que son “Trabajadores de Conocimiento”, en lugar de generadores de producto o servicios. Sin importar que tipo de compañía se trate, se debe adoptar una actitud donde el principal producto generado es el conocimiento, y cada miembro de la organización es parte de esta generación. (MITRE)

d. Fomentar la creación de varias áreas encargadas de gestionar el conocimiento dentro de la organización, permitiendo un cierto grado de especialización en cada fase, como por ejemplo, análisis, competencias, prácticas funcionales, prácticas industriales e investigación general. (McKinsey&Company)

Tecnología

Para la implementación de este Plan, se ha escogido como herramienta tecnológica que permita brindar todos los beneficios antes mencionados a Microsoft Sharepoint. Consiste en una aplicación web que brinda un marco de integración a la intranet, gestión del contenido y de la documentación, entre otras funcionalidades.

Entre las funcionalidades destacadas que se buscan explotar, se destaca:

• Sitios: permite que cada área de la organización cuente con su propio sitio web en la intranet, donde podrán colgar toda la información

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