Planeación Y Organización

Una organización es un ente social encargado de administrar recursos con el fin de lograr los objetivos deseados que satisfagan tanto a los clientes como a la organización, igualmente sucede con un proyecto, que es la ejecución de una serie de actividades de carácter técnico y administrativo y en la que tiene lugar la gestión de recursos para lograr uno o varios objetivos en conjunto; el proyecto actúa como un ente dentro de la organización por supuesto dependiente de los objetivos de la misma. Ambos requieren de elementos gerenciales para poder funcionar a cabalidad, ya que es indispensable la utilización de muchos recursos, toma de diversas decisiones, fijación de objetivos y metas entre otros. Es de aquí que surge la creación de una gerencia de proyectos en vista de la necesidad de un organismo que regule todas estas actividades, y es por esto que se habla de la organización para proyectos que aunque no es muy diferente de la organización clásica de empresas debe estar muy orientada hacia el proyecto, sus integrantes y el alcance de los objetivos planteados utilizando sobre todo los recursos disponibles para ello.

En este informe se describe globalmente los elementos mas importantes de la organización orientada a proyectos desde los modelos organizacionales que se adaptan a estos, el equipo de personal requerido para el proyecto y todos aquellas consideraciones que se deben tomar a la hora de trabajar con un personal para que logre los objetivos deseados en armonía y de acuerdo a los requerimientos del proyecto sin dejar a atrás las necesidades humanas.

ORGANIZACIÓN

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

Elementos de la organización (requerimientos)

-Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantiativos y para ser verificables deben ser cualitativos.

-Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona.

-Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.

-Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y le debe ser facilitada.

¿Qué es organizar? ¿Cómo se organiza?

1.- Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.

2.- Agrupar estas actividades.

3.- A cada grupo de actividades asignar un director con autoridad para supervisar y tomar decisiones.

4.- Coordinar vertical y horizontalmente la estructura resultante.

Estructura organizacional

Strategor: (1988) Es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

Mintzberg: (1984) Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.

La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Principios de una organización

Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribución de cada individuo al logro de los objetivos de la empresa.

Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtención de los objetivos deseados con el mínimo coste posible.

Dos tipos de organización

La organización formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de forma elaborada y con el propósito de establecer un objetivo específico. Se caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerárquica que ordenan las relaciones entre sus miembros.

La organización informal: son las relaciones sociales que surgen de forma espontánea entre el personal de una empresa. La organización informal es un complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con habilidad.

Enfoques sobre modelos organizacionales

La alta gerencia se ha percatado de que las organizaciones, por su propia naturaleza, tienen que ser dinámicas, es decir, deben ser capaces de restructurarse según lo exijan las condiciones del medio.

Todo sistema organizacional está integrado por recursos humanos o no humanos, r5esulta obligatorio analizar el subsistema sociotécnico cuando se están considerando cambios organizacionales. El sistema social está representado por el personal de la empresa y su compartimiento como grupo. El sistema técnico incluye la tecnología, los materiales, las máquinas y equipos necesarios para ejecutar las tareas asignadas. Las consideraciones de orden sociotécnico ponen en relieve las relaciones tales como la interfaz entre el hombre, la máquina y la interacción social, así como las actividades de los seres humanos orientadas hacia las tareas.

La restructuración organizacional resulta de un balance entre la escuela clásica o tradicional y la escuela que principalmente tiene en cuenta el comportamiento humano. La gerencia debe tener en cuenta las necesidades de la empresa y las necesidades de los individuos.

La gerencia de proyectos en definitiva evolucionó a partir de las teorías gerenciales clásicas.

Principios básicos del flujo de trabajo

Las restructuraciones organizacionales muchas veces producen cambios sustanciales en el papel que desempeñan los individuos tanto en la organización formal como en la informal. De estos cambios suelen surgir conflictos. Sin embargo, cualquiera que resulte ser el modelo organizacional que se adopte, deben establecerse canales formales de manera que cada individuo tenga una identificación clara de cuales son su autoridad y su responsabilidad a fin de asegurar un adecuado flujo del trabajo

Por autoridad se entiende el poder de actuar, de tomar decisiones, de ordenar.

Por responsabilidad se entiende la obligación de cumplir con el papel y las tareas asignadas y de responder por las acciones u omisión de acciones.

Debe existir una real correspondencia entre autoridad y responsabilidad. en una organización se puede delegar autoridad hacia abajo. Quien recibe autoridad asume responsabilidad. Pero quien delega autoridad no puede hacer dejación de su autoridad, la que de hecho se incrementa al delegar parte de su autoridad.

Conjuntamente

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