Planificación y su relación con los presupuestos

Presupuesto

Planificación y su relación con los presupuestos.

Es aquella función de la Administración que estudia por anticipado las situaciones futuras de una organización social, desde el punto de vista del "qué hacer". Mediante la planificación se logra "decidir hoy lo que se hará mañana".

El estudio por anticipado de las situaciones futuras, implica una capacidad amplia para prever acciones que están por desarrollarse; implica también la toma de decisiones encaminada a "darle cierta forma deseada", por último, conlleva una filosofía de utilización racional de recursos de todo tipo.

El esfuerzo desplegado para planificar, y concretado en el uso de insumos, tales como horas - hombre, materiales, horas - máquina, se justifica si se piensa en las ventajas de tener claro los puntos hacia los cuales se quiere llegar; en la existencia siempre presente, de varios caminos alternativos para conseguir los fines y también en el hecho evidente que siempre existirá alguna alternativa que deje a todos conforme. La búsqueda constante de todas estas conjeturas, y de otras, es lo que conforma la naturaleza de la planificación. A modo de complementar lo anterior, pensar en la problemática que se plantearía si se deseara planificar un año de producción en una empresa manufacturera, en un sector industrial; también si se deseara planificar un año académico en una universidad, planificar una investigación, etc.

Mucho se ha escrito sobre planificación, pero sólo interesa recordar el "cómo se planifica", es decir, interesa esbozar una metodología general para enfrentarnos a la problemática de la planificación.

Se dice que se planifica, cuando se consumen recursos destinados a desarrollar algunos o todos de los siguientes grandes grupos de actividades:

1.        Investigación: Cuando se conoce el pasado y el presente por experiencia o por investigación, se puede decir que tenemos un diagnóstico y que, por lo tanto, podemos elaborar un pronóstico. Lo último incluye algunas proyecciones hacia el futuro e indica lo que sucedería por "inercia".

La investigación se logra mediante la recopilación de la información que se necesita. Por ejemplo, si se pretendiera planificar o programar un trabajo orientado a descubrir cuellos de botellas en el proceso de producción, el diagnóstico debería considerar un estudio detallado del proceso y sus etapas, los departamentos productivos que intervienen, el uso o consumo de servicios, operación de los departamentos de servicio; la disposición de las maquinarias, la vida útil de las mismas, los turnos de trabajo, las condiciones ambientales en que se trabaja, los tipos de construcción de los bienes raíces, situación de otras empresas similares, etc. El pronóstico consistiría en un conjunto de opiniones tendientes a visualizar el futuro, si es que no se tomara en el presente ninguna medida relevante para cambiar la situación actual.

Las fuentes de información dadas por la parte productiva de la propia empresa, en los registros tales como: Manuales de Funciones, de Procedimientos, material de la oficina de Planeamiento de la Producción, Ingeniería Industrial, etc. Podría ser también otras empresas, siempre que la información estuviese disponible.

2.        Objetivos y Políticas: Corresponde a la etapa cuando se está en condiciones de fijar metas, objetivos o fines, es decir, cuando se fijan los resultados globales finales que se desean lograr y además se definen las políticas generales (afirmaciones generales e imperativas o declaraciones de intención que facilitan la adopción de decisiones por parte de los subordinados) que guiarán la acción futura encaminada a lograr los objetivos deseados.

3.        Alternativas de Acción: Corresponde a la etapa cuando se han buscado y planteado conjuntos de actividades alternativas que conllevan una combinación de recursos diferentes, compatibles con los objetivos y políticas de la empresa o del grupo social que las dirige. Estas alternativas de acción son las grandes líneas que conforman un cúmulo de decisiones sobre actividades a desarrollar en el futuro. Por ejemplo, si en una empresa se pretende estudiar por anticipado el problema del transporte del personal hacia y fuera de la empresa, existirá un momento en la planificación, en que tendrán que plantearse las grandes soluciones alternativas tales como:

• Utilizar microbuses propios con la consiguiente programación de actividades.
• Arrendar vehículos por cuenta de la empresa, etc.

Cada una de estas alternativas deberá mostrar los antecedentes generales y objetivos que permitan decidir sobre cuál es la mejor. Esto se puede lograr a través de un estudio ventajas y desventajas para cada una de ellas. Entre los antecedentes se puede mostrar el tiempo necesario para ponerlas en práctica, el impacto de cada una de ellas en la organización de la empresa, la cantidad y calidad de personal a necesitar, etc.

4.        Recursos: Corresponde a la etapa cuando se ha preparado una estimación de la cuantía de los recursos que demandará cada una de las alternativas anteriores. Esta estimación se refiere a un cálculo, a grosso modo del tiempo que se necesitará, de los recursos materiales, humanos y financieros a utilizar. Esto significa preparar un presupuesto de tiempo y recursos materiales preliminar.

5.        Selección de Alternativas: Es cuando se ha seleccionado una alternativa, a la luz de antecedentes esencialmente objetivos de manera de poder conocer las razones que justifican la elección. Entre los antecedentes para la selección, deberán figurar los costos, las facilidades de cierto orden que la empresa dispone para la realización del programa, los efectos que se lograrán en las relaciones con terceros, el grado en que el programa cumplirá los objetivos iniciales, etc.

6.        Programa: Corresponde a la etapa cuando la alternativa seleccionada ha sido estructurada y desarrollada en detalle y ha originado un Programa. Es decir, aquí deberán definirse la programación en el tiempo; la programación de las actividades y tareas concretas a ejecutar; la asignación de actividades y tareas a unidades administrativas y personas; la asignación de recursos materiales a los mismos; los procedimientos y reglamentos en grandes líneas, que son los que dan soluciones por anticipado a posibles situaciones específicas que se presentarán en la ejecución del programa.

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