Principales caracteristicas de un sistema contable

SISTEMA CONTABLE

Es una estructura organizada mediante la cual se recoge la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE

Un sistema contable bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Flexibilidad: Es la adaptación de programas a los requerimientos de la empresa con posibilidades de cambio en los formatos de los estados financieros.

Relación de costo / beneficio: El costo-beneficio es una lógica o razonamiento basado en el principio de obtener los mayores y mejores resultados, tanto por eficiencia técnica como por motivación, es un planteamiento formal para tomar decisiones que cotidianamente se nos presentan.

ESQUEMAS DE FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA CONTABLE

1) INGRESO DE LOS DATOS: se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante de diario contiene dos o más registros sean débitos o créditos, es decir asientos diarios. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:

Manuales: implica necesariamente que los registros sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un formulario de captura de datos

Mecanizados: implica que debe utilizar un medio de almacenamiento magnético para transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario. Esta forma de procesamiento se utiliza sobre todo cuando existe un sistema integrado de información. Es posible encontrar problemas de integración, es decir que no todos los datos son transferidos a la base de datos central por esta razón se deben establecer controles que verifiquen a nivel de software que la información transferida esta completa cotejándola con los comprobantes fijos definidos.

2) VALIDACION DE DATOS: verificar que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente establecidos para su respectivo control. También aquí se puede presentar problemas en cuanto a la captura de todas las transacciones. Se podría decir en términos de riesgo que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas.

Realmente el control sobre los datos debe efectuarse en todas las tapas relacionadas con el tratamiento de los datos: captura, validación, actualización y emisión de reportes; sin embargo todos los errores que pueden generar inconsistencia de la información deben ser detectados en el momento de la validación.

3) ACTUALIZACION DE REGISTROS: consiste en el traspaso de los movimientos del diario general a cada una de las cuentas del mayor. Previo a la actualización de los datos al mayor la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

Actualización interactiva: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones o movimientos.

Actualización en lote: implica la validación previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros, es decir al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas

4) EMISION DE REPORTES: Consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada. Algunas veces un gerente contable requiere que la información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad un software debe tener incorporada la opción en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa ya que le permitirá presentar la información contenida en la base de datos contables de acuerdo con el nivel de detalle que quiera.

CICLO CONTABLE

El ciclo contable se lo puede definir como el proceso completo de contabilidad, o sea desde cuando comienza hasta cuando termina el registro de las operaciones y procesamiento de la información. Al inicio de nuestro estudio vimos que las empresas comerciales registran sus operaciones con la finalidad de preparar información financiera a la terminación de su período contable. Además, sabemos que existen cuatro estos financieros importantes en este tipo de empresas: el balance y el estado de operaciones, el primero que trata de la situación financiera del negocio en una fecha determinada; y el segundo, o sea, el estado de operaciones, que representa la ganancia o pérdida neta del período contable. Las principales cuentas son cinco: activos, pasivos, y capital (balance general y, gastos y rentas (estado de operaciones).

CARACTERISTICAS DEL CICLO CONTABLE

1.- Exacta: Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales (facturas, cheques, y otros).

2.- Verdadera y fidedigna: Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos.

3.- Clara: La información debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el común de los miembros de la empresa.

4.- Referida a un nivel: Elaborado según el destinatario.

5.- Económica: Con un costo inferior al beneficio que aporta.

6.- Oportuna: Que este disponible al momento que se requiera su información.

FUNCION DEL CICLO CONTABLE

La función del ciclo contable es mostrar el proceso que sufre la informacion contable antes de ser entregada a quien la necesite para una correcta toma de decisiones de una manera ordenada de tal modo que sea entendible, precisa y exacta.

PASOS DEL CICLO CONTABLE

Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad

...