Procedimiento de Tesorería

1. Objetivo:

Asegurar el adecuado manejo y control de los fondos disponibles de la institución, la verificación de la documentación generada en Tesorería y el aseguramiento de que las transferencias interbancarias, ventas de certificados de depósitos a través de una casa de valores, compra y registro de inversiones en instituciones Financieras Públicas, Instituciones Públicas no Financieras e Instituciones Privadas se realicen dentro del marco legal vigente.

2. Alcance:

Aplica desde el manejo y registro del portafolio de inversiones, la transferencia de fondos, cumplimiento de registro de firmas para transferencias interbancarias, control de cupos y la administración de expedientes de las Instituciones con las cuales se mantenga relaciones comerciales, el análisis financiero sobre la liquidez diaria.

3. Responsables:

El Jefe Financiero es el responsable de la implementación y cumplimiento general de este procedimiento.

El Gerente General es el responsable del endoso de los Certificados de Depósito.

El Administrador Ejecutivo en conjunto con el Jefe Financiero son los responsables de analizar los precios de las negociaciones de los Certificados de Depósito.

La Casa de Valores realizara la intermediación en las negociaciones de los Certificados de Depósito.

Jefe Financiero y/o Analista Financiero son los responsables del registro de inversiones en el Sistema.

4. Definiciones.

Transferencia Interbancaria. Envío o recepción de fondos dentro del país a las diferentes Instituciones Financieras, a través de diferentes canales electrónicos que dispone el Banco Central del Ecuador. Es el servicio mediante el cual se podrá recibir o enviar fondos a otras Instituciones Financieras locales, pagar sus aportes patronales, etc.

Venta de Certificado de Depósito. Es el proceso de vender un certificado de depósito a través de una casa de valores. Por lo general es necesario pagar una comisión a la casa de valores empleada. El certificado de depósito siempre se vende a un premio o a un descuento sobre su valor nominal.

Compra de Papeles de Instituciones Financiera Públicas e Instituciones Financieras Públicas no Financieras. Estas inversiones tienen un propósito netamente regulatoria y siempre se compran a través de una casa de valores.

5. Descripción

5.1 Planificación de Necesidad de Fondos Inmediatos y Transferencia Interbancaria.

Para realizar una transferencia interbancaria se sigue el siguiente proceso:

- El Jefe Financiero realiza un análisis de la liquidez necesaria diariamente basado en el cierre de los balances de fondos disponibles del día anterior previo a este análisis. Este proceso incluye la coordinación con las Jefaturas de las áreas de Crédito y Captaciones respecto a los posibles desembolsos que puedan darse.

- De forma diaria se establece una base de efectivo, por cada Institución Financiera, que respalde el giro del negocio, manteniéndose niveles de efectivo apropiados que garantice el normal funcionamiento de las operaciones de la Institución.

- El Jefe Financiero diariamente realiza un flujo de caja con el objetivo de manejar la liquidez de la institución por Institución Financiera para esto realizará un análisis financiero del balance y del P&G de la Institución, a fin de ir construyendo y monitoreando un flujo de caja histórico y proyectado.

- Luego se proyectará las cuentas principales para tener una visión del cumplimiento de todos los ratios de liquidez regulatorios.

- Revisará el Portafolio de Inversiones y los saldos en cada cuenta bancaria de las Instituciones Financieras, verificando que los cupos por institución financiera estén dentro de lo establecidos, y al mismo tiempo analizando la necesidad de renovar o liquidar inversiones por vencerse.

- Una vez realizado este análisis de liquidez inmediata, el Jefe Financiero enviará un correo electrónico al Contador General o Asistente de contabilidad en el que consta las instrucciones para efectuar los movimientos contables dentro del sistema.

- El Contador General o Asistente de Contabilidad emitirán una Solicitud de Transferencia de fondos para que sea tramitada y obtenida las firmas autorizadas de respaldo para que se proceda con las transferencias en las Instituciones Bancarias donde la Institución mantiene sus cuentas.

5.2 Venta de Certificado de Depósito Interbancaria.

- El Jefe Financiero podrá vender certificados de depósitos frente a una necesidad de liquidez inmediata que no puede ser fondeada en su totalidad por los recursos a la vista. La necesidad de buscar fondeo para el giro del negocio a través de la venta de certificados de depósitos ocurre por dos factores predominantes que son:

- Pre-cancelaciones o cancelaciones de depósitos no esperados;

- Una demanda de préstamos no esperada.

- Luego el Tesorero determinará que certificados de depósitos son los más apropiados a ser vendidos. La oferta en el mercado por los certificados de depósitos depende primordialmente de tres determinantes, en este orden de importancia:

- La Institución que emite la inversión;

- El número de días que faltan para el vencimiento de la inversión;

- El monto de la inversión.

- El Jefe financiero se contactará con una casa de valores, a través de correo electrónico para proceder con la venta del Certificado de Depósitos seleccionado.

- La casa de valores es la encargada de buscar un comprador para el certificado de depósitos pactando un precio preliminar, el cual es informado al Jefe Financiero quien en conjunto con el Administrador Ejecutivo analizarán y aprobaran el precio pactado.

- Una vez que la casa de valores define un precio convenido tanto por el comprador como por el vendedor, se procederá con la cesión del certificado de depósitos al nuevo propietario del certificado conforme a lo definido dentro de la normativa legal vigente (Sigilo bursátil –Mercado de Valores).

- Luego de esto el Jefe Financiero solicitará el Certificado de Depósito al Custodio para que le sea entregado al Gerente General para el proceso de endoso.

- Para esto deberá recabar la firma del Gerente General dentro del Certificado de Depósito en el campo de “Cedente”, además se elaborará la carta de Cesión por parte del Asistente Financiero.

- Antes de pedir la firma del Gerente General para la cesión del certificado de depósitos, en Jefe Financiero deberá entregar una “Autorización de Ventas Efectuadas.” Este documento esencialmente indica lo que tanto el Jefe Financiero como el Administrador Ejecutivo están de acuerdo con los términos

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