Tesoreria

ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERÍA

1. Generalidades

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura rendimiento del capital.

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación control financiero.

Funciones típicas

Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:

Relaciones con sociedades financieras y, de crédito

Relaciones con accionistas

administración del efectivo y,, las inversiones

Acumulación. cobro y, pago de intereses y dividendos

Custodia física de efectivo y los valores

Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios

Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses)

Operaciones de inversión y financiamiento

Administración financiera de planes de beneficio a empleados

Administración de seguros

Asientos contables comunes

Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:

Obtención y pago de financiamiento

Emisión y retiro de acciones

Compra y venta de inversiones en valores

Acumulaciones, cobros v pagos de intereses y dividendos

Amortización de descuentos. gastos y primas diferidos. en relación con deudas e inversiones

Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda

Compra y venta de moneda extranjera

Formas y documentos importantes

Algunos ejemplos de formas documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser:

Certificados provisionales de acciones

Acciones emitidas

Obligaciones, bonos, papel comercial

Acciones, bonos y, otros instrumentos adquiridos como inversiones

Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito, etc.

Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura

Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficiosa empleados

Pólizas de seguro,

Bases usuales de datos

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia - Representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones.

b) Bases dinámicas - Representadas por información resultante del proceso de las transacciones Y que como tal se está modificando constantemente.

Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes:

Bases de referencia

Archivo maestro de accionistas

Cédulas de trabajo de intereses y, dividendos

Libro de registro de accionistas Y utilidades

Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos

Bases dinámicas

Saldos de las cuentas bancarias

Cartera de inversiones

Saldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedores.

Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de Tesorería varían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello.

Enlaces con otros ciclos

Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de Tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de Tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello, surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de Tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.

Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del cielo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir dónde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común.

En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos. es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos.

Dentro del ciclo de Tesorería podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:

Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras

Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos

Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos

Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.

2. Objetivos específicos de control interno

Para efectos de este ciclo

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