TESORERIA

EL CUADRO DE MANDO DE TESORERÍA

Un nuevo planteamiento de la unidad de tesorería

En los comienzos del siglo XXI, es ya hora de que las empresas españolas se planteen seriamente la importancia de la unidad de tesorería. Ya no estamos en los tiempos en que sus funciones se limitaban a la gestión de los cobros y los pagos, y a verificar que las entidades financieras cumplían adecuadamente las instrucciones que se le habían cursado y realizaban en tiempo y forma aquello que se les había solicitado.

Actualmente a las unidades de tesorería de las empresas se les pide mucho más. Cada vez son más las que realizan una gestión de riesgos integral y las que se plantean su actividad como una labor de asesoramiento global al resto de la organización en todo aquello que tiene que ver con la gestión del activo y del pasivo circulante, y con la neutralización de los riesgos financieros y de otro tipo a los que su actividad está sometida.

Las responsabilidades actuales de las unidades de tesorería abarcan todas las cuestiones relativas a la gestión de la liquidez, la inversión de los excedentes de tesorería, la obtención y gestión de la financiación, la gestión de los riesgos de divisas (tanto el riesgo de transacción como el de traslación), de tipos de interés, la gestión de la relación y la negociación bancaria, al gobierno corporativo en todo lo relativo al reporting específico de su gestión, al control y seguridad de los procesos de los que es responsable y a cuestiones de cumplimiento, especialmente relacionado con la adecuación de los productos financieros derivados utilizados a la exigencias de la nuevas IAS/NIC, sin olvidar las relaciones con inversores y el control de la acción.

Su implicación en las finanzas corporativas es creciente a la hora de participar en la evaluación de proyectos, análisis de inversiones y de cooperar con otras áreas. Muchas empresas se han dado cuentas que las capacidades de análisis, planificación y negociación de las unidades de tesorería estaban desaprovechadas, y han comenzado a utilizarlas adecuadamente, implicándolas en los procesos del resto de la organización, integrándose en la cadena de suministros y participando en la gestión del circulante desde una perspectiva global, ayudando a los gestores comerciales a fijar los términos de cobro y de crédito a clientes, facilitando las ventas mediante la financiación a los clientes e implicándose en el control de los nivel de inventarios y de clientes.

Necesidad de sistemas específicos

Para cumplir adecuadamente con sus nuevas responsabilidades, son necesarios unos sistemas de información específicos, expertos en tesorería y diseñados para la gestión de tesorería. De esta manera, se consigue liberar al tesorero de aquellas actividades administrativas que consumen la mayor parte de su tiempo y que aportan escaso valor a la empresa, y facilitan el control y la obtención de la información que necesita para realizar su labor adecuadamente, permitiéndole concentrar sus esfuerzos en actividades de gestión, análisis y toma de decisiones.

La inexistencia de un sistema de tesorería específico, suele provocar que se incurra en los tradicionales problemas de gestión, producidos por un conocimiento tardío de los saldos bancarios, que conducen a un desconocimiento de la posición de tesorería global y a un escaso control e incluso desconocimiento de la liquidez e incluso a una incapacidad para evaluar las condiciones y el negocio bancario, o producidos por una insuficiente proyección presupuestaria, que conduce a decisiones erróneas en relación a la obtención de las necesidades de financiación o de los excedentes de tesorería, siendo todo ello fruto de lentos procesos administrativos de conciliación bancaria que conducen a unos elevados costes financieros y administrativos

por la falta de herramientas adecuadas para la adecuada toma de decisiones operativas.

Los sistemas de información en la empresa

Es habitual que las empresas dediquen la mayor parte de su presupuesto para sistemas de información, a productos dedicados principalmente a ofrecer información económica contable, ERP o similares. Es un hecho que, comparativamente, la inversión realizada en Sistemas de Gestión de Tesorería, es muy reducida.

En muchas ocasiones, cuando se acomete en las empresas la implantación de un nuevo sistema de información económica, se intenta encajar en el proyecto un módulo de gestión de tesorería “integrado”, entendiendo indebidamente que éste término significa que se debe convertir en un módulo más del sistema contable. Normalmente los resultados son poco satisfactorios, lo que es lógico dada la distinta filosofía que debe inspirar cada uno de estos sistemas. Encuestas del sector, realizadas en el resto de Europa, indican que apenas un 5% de las empresas que realizan una gestión activa de su tesorería, utilizan un módulo de tesorería integrado o derivado de un ERP. Por el contrario, la gran mayoría utiliza sistemas especializados en gestión de tesorería.

La información que necesita la unidad de tesorería, se basa en la fecha valor y en la fecha de operación bancaria de las operaciones realizadas, mientras que los sistemas contables se basan en la fecha contable. Los sistemas contables están diseñados para recoger hechos económicos, mientras que la información que necesita la unidad de tesorería debe recoger también previsiones y estimaciones. En muchas ocasiones se dice que el tesorero necesita saber cuándo, cómo y cuánto se va a pagar de aquello que aún no se ha comprado, y cuándo, cómo y cuánto se va a cobrar se aquello que aún no se ha vendido. La contabilidad debe registrar cifras exactas mientras que a la tesorería le basta con cifras estimadas, siempre es mejor una mala previsión o estimación que ninguna. Por la misma razón la contabilidad se rige por criterios de certidumbre mientras que el entorno de la tesorería es de incertidumbre debido a la, en ocasiones, escasa certeza del momento en que se van a obtener los cobros, y dada la volatilidad de los mercados de divisas, de tipos de interés e incluso de crédito, en base a los que la unidad debe tomar sus decisiones. La contabilidad mira al pasado, mientras que la tesorería mira al futuro, a lo que va a suceder, anticipándose a las necesidades y problemas que puedan aparecer, con una actitud proactiva y de anticipación a las necesidades y riesgos. Las decisiones de tesorería deben ser inmediatas, y la rectificación es difícil y los cierres se tienen que producir diariamente y no mensualmente como sude en la contabilidad. Cualquier error que comete la unidad de tesorería se convierte de manera inmediata en un menor ingreso o un mayor gasto en la cuenta de gastos bancarios y de intereses,

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