CI Tesoreria

CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA

CONTROLES GENERALES

El manual para él área de efectivo, deberá ser evaluado y actualizado en forma periódica, regulara los siguientes aspectos:

• El manejo.

• Autorizaciones.

• Custodia.

• Registro.

• Control.

• Formatos.

CONTROLES DE AUTORIZACION Y CONTROL

• Las funciones de recaudos, control y custodia del efectivo, tienen que ser independientes de la preparación de comprobantes y manejo de libros de Contabilidad, Cuentas por Cobrar, etc. Igualmente deben ser distintos a los que manejen o lleven los libros de Caja.

• Las aperturas de las cuentas bancarias deben ser autorizadas por responsables competentes, igualmente para girar cheques deben ser autorizadas por personas responsables y competentes.

• Las personas o funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otro funcionario.

• Los funcionarios encargados de girar cheques no deben por ningún motivo encargarse en efectuar la labor de conciliación bancaria ni registrar la información contable.

• Debe crearse un mecanismo que provea en forma inmediata la notificación a los bancos para cuando el empleado autorizado para firmar los cheques se le suspenda o se retire de la entidad.

CONTROLES DE APROBACIÓN

Hay que definir claramente las actuaciones de:

• Ordenación de gastos.

• Ordenación de pagos.

• Custodia de pago.

Los traslados de fondos entre cuentas corrientes de la empresa, deben ser aprobados por funcionarios responsables.

Las cajas menores deben ser construidas con base en las políticas de la empresa y las normas legales preestablecidas.

Deben revisarse que las facturas o comprobantes cuenten con los documentos soportes; trabajo que debe elaborar o revisarlo persona distinta a aquellas que prepara y autoriza dichos documentos o que autoriza los pagos.

CONTROLES DE CUSTODIA

La existencia de chequeras en blanco debe controlarse en forma tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellos.

Establézcanse las siguientes prohibiciones:

• Firma de cheques en blanco.

• Firma de cheques al portador.

• Cambio de cheques a empleados o particulares.

• Pagos en efectivos (se exceptúan los de Caja Menor).

• No se deben recibir dinero que no sean de la empresa.

• Para el área donde se encuentra la dependencia de Caja debe existir protección física adecuada.

• Debe restringirse el acceso a personas distintas a aquellos quienes tienen la responsabilidad del manejo y custodia del efectivo.

• La oficina de Control Interno debe en forma periódica evaluar el manejo, custodia y administración del efectivo.

CONTROLES DE REGISTRO

• Todas las cuentas bancarias que estén a nombre de la empresa deben figurar en cuentas de control en libros auxiliares.

• Los traspasos de una cuenta bancaria a otra deben registrarse en una cuenta de control.

• Las conciliaciones bancarias deben realizarse en la Oficina de Contabilidad y nunca en la misma Pagaduria o Tesorería.

• Los comprobantes de Ingreso y Egresos deben elaborarse en forma tal que no permitan alteraciones.

• Las operaciones de Tesorería deben ser registradas en libros respectivamente en forma oportuna.

PARA EL PROCESO DE RECUADO Y MANEJO DE LOS INGRESOS DE LA EMPRESA SE TOMARAN LAS SIGUIENTES CUESTIONES.

PARA LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS SE EXAMINARÁ LO SIGUIENTE:

• Ingreso a Caja respaldado con su respectivo comprobante y que éste cuente con el lleno de los requisitos de validez.

• La fecha, para la venta de pliegos de condiciones para licitaciones esté vigente.

• Todos los cheques que ingresen a caja, sean registrados a nombre de la empresa y con el cruce respectivo.

• El número de la cuenta corriente de las notas crédito y débito debe corresponder a las cuentas de la empresa.

• Las operaciones matemáticas de los documentos soportes que se presenten a la Tesorería se realizan correctamente.

PARA LA ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA SE TENDRÁN EN CUENTA LOS ASPECTOS SIGUIENTES:

Consiste en la preparación del Recibo Oficial de Caja, el cual se certifica el Ingreso por los diferentes conceptos.

• Recibos de Caja numerados consecutivamente y de la misma manera su utilización.

• Todo ingreso de fondos, tanto en cheque como en efectivo, se registre en un recibo Oficial de Caja.

• El recibo de Caja se expide en el momento mismo de la recepción de los valores, no antes ni después.

• No expedir Recibos de cajas provisionales o temporales.

• Si es necesario anular un recibo de caja, ello quede registrado en el original y las copias del mismo, colocándoseles el sello de ANULADO.

• El Recibo de caja se expida a nombre de la persona natural o jurídica que hace el pago respectivo, indicaciones del número de la cédula de ciudadanía o del Nit correspondiente entregándosele inmediatamente el original del mismo.

• Los dineros existentes en la Tesorería se soporten por los recibos de Cajas correspondientes.

• Las copias de todos los Recibos de Cajas expedidos cada día, se deben anexar en orden numérico consecutivo, al Estado Diario de Caja, Bancos e Inversiones.

• Los recaudos que se obtengan diariamente se deben consignar íntegramente en cuentas correspondientes o de ahorros en las primeras horas del siguiente día laborable, en la misma especie en que se recibieron (efectivo, cheques).

• El Tesorero y demás personas autorizadas para recibir dineros en la Tesorería estén debidamente afianzadas con Pólizas de Manejo.

• Los talonarios de Recibos de Cajas sean recibidos en el Almacén mediante notas de entrega, especificando su cantidad y numeración inicial y final; de la misma manera deben ser entregados a la Tesorería, mediante nota de salida, son las mismas especificaciones.

CON RESPECTO A LA ELABORACION DEL ESTADO DIARIO DE CAJA, BANCOS E INVERSIONES.

Corresponde a la consolidación de los documentos que soportan las transacciones del día, el cual debe presentarse a más tardar el día hábil siguiente al de su realización.

• Ordenar numéricamente los Recibos de Cajas, inclusive los anulados el número del primero, debe corresponder al inmediatamente siguiente del último registrado en el boletín anterior.

• La sumatoria de los Recibos de Cajas debe coincidir con la sumatoria de valores en efectivos

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