Manual de Procedimiento - TESORERIA

1. POLITICAS DE LA GESTION FINANCIERA

1.1. FINANZAS

1.1.1. Comité Financiero

 Es el organismo encargado de hacer la planeación financiera y analizar sus resultados, buscando la sostenibilidad de la Universidad en el largo plazo, así como también estudiar las variables que financieramente influyen en su funcionamiento.

El Comité Financiero está integrado por el Rector Administrativo, el gerente Financiero, y el Jefe de Contabilidad que participa, en calidad de invitado.

Funciones y responsabilidades

• Análisis del flujo de caja, proyección, ejecución y toma de decisiones conducentes a la administración efectiva de la liquidez de la Universidad y a la sostenibilidad financiera.
• Análisis del portafolio de inversiones financieras, buscando su mejor composición, orientándose a la protección del capital, la generación de rendimientos bajo los estándares de seguridad y riesgo exigidos, a fin de garantizar el cumplimiento de las políticas.
• Análisis de los estados financieros y su proyección, velando porque éstos sean consistentes, reflejen la situación económica de la Universidad y sirvan de apoyo para la toma de decisiones.
• Definición de los parámetros de proyección para el ejercicio presupuestal, los estados financieros y el flujo de caja institucionales.
• Realizar la propuesta de los incrementos en los valores de matrícula y otros derechos pecuniarios.
• Revisión y presentación de los informes financieros que sean solicitados por el Rector.
• Análisis y presentación de propuestas de inversión en productos financieros, cuando se desee plantear nuevos productos existentes en el mercado financiero u opciones interesantes de inversión para ser tenidas en cuenta dentro del portafolio de la Universidad, y que sean consistentes con las políticas institucionales de inversión.
• Presentación de propuestas de políticas para la constitución de inversiones financieras, cuando se considere pertinente modificar, añadir o eliminar alguna política específica, a la luz de la dinámica del mercado de valores y atendiendo al perfil de inversión de la Universidad.
• Participación en la prospectiva académica, proyectando financieramente los escenarios en la planeación estratégica.
• Análisis del estudio de costos y del estado de ingresos y egresos de los departamentos académicos y las divisiones académicas, de forma que se cuente con elementos para hacer seguimiento y retroalimentación sobre la gestión financiera desde la academia.
• Revisión periódica y rotación de la cartera.

1.1.2. Información financiera

• La Universidad producirá los estados financieros básicos, debidamente certificados, al final de cada ejercicio contable.

• La Universidad presentará, los estados financieros: balance general y estado de resultados, con las notas complementarias
• La Universidad presentará la ejecución presupuestal acompañada del flujo de caja y el análisis detallado de los rubros que muestren más o menos del 5% (cinco por ciento) de desviación con respecto al presupuesto.

1.1.3. Evaluación financiera

La Universidad aplicará las siguientes políticas para realizar la evaluación financiera de sus actividades esenciales: docencia, investigación y extensión.

• Como parte de la evaluación de la gestión, la Universidad hará seguimiento a la ejecución del presupuesto de ingresos, egresos y excedentes de operación de los proyectos de los diferentes centros.
• La Universidad proyectará por un período de tres años el estado de resultados y el flujo de caja, apoyados en las tendencias y análisis del comportamiento del entorno.
• La Universidad efectuará anualmente análisis de indicadores de gestión financieros de las divisiones académicas, evaluando los excedentes después de aplicar los gastos e inversiones institucionales de los centros de apoyo y administrativos.
•  La Universidad efectuará anualmente análisis del estudio de costos institucional para verificar si los programas generan excedentes, déficit o funcionan en equilibrio.
• Como evaluación de la gestión, la Universidad analizará periódicamente el comportamiento de la cartera tanto de los créditos concedidos para financiación de matrícula como la recuperación de la facturación de los diferentes proyectos, seminarios, asesorías y actividades en general. Anualmente se evaluarán los saldos con el fin de establecer provisiones y castigo, en caso que sea necesario.
• Semestralmente, la Universidad elaborará un informe referente a los diferentes mecanismos de pago utilizados por los estudiantes para cancelar la matrícula, discriminando por tipo de crédito utilizado y valores financiados.
• Se llevarán a cabo estudios de factibilidad para la apertura de nuevos programas académicos, la realización de proyectos, y ajustes de plan de estudios e inversiones.
• La Universidad efectuará periódicamente análisis comparativo con períodos anteriores de los estados financieros, a fin de determinar las variaciones significativas y establecer las causas que las originaron. Asimismo, calculará semestralmente los indicadores financieros comparativos con la finalidad de tener las herramientas que coadyuven al conocimiento de la posición financiera de la Institución.
• Periódicamente, se evaluará la proyección de la población, la matriz de servicio, los indicadores de deserción, los indicadores de retención, y la financiación de estudiantes, como apoyo a la definición de estrategias de corto y largo plazo de los planes de desarrollo.

1.1.4. Flujo de caja

• La Universidad elaborará, anualmente, el flujo de caja proyectado a tres años, realizando periódicamente ajustes en la ejecución. Para su elaboración se utilizarán como base las estrategias de desarrollo, el presupuesto anual aprobado y los comportamientos históricos de las ejecuciones en ingresos, egresos e inversiones.
• El flujo de caja se elaborará manteniendo un equilibrio financiero para el funcionamiento de la Universidad, procurando en lo posible evitar la financiación de la operación y de las inversiones en activos fijos con recursos de terceros. Cuando las circunstancias lo ameriten, se buscará financiación externa, atendiendo los niveles de atribución.
• Es política de la Universidad hacerle seguimiento al flujo de caja para garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
• Por política institucional, basados en el flujo de caja de los meses de junio y diciembre de cada año, se determinarán los excedentes de liquidez del período, y el Gerente Financiero propondrá al Comité Financiero los diferentes productos, plazos y entidades en que serán invertidos acorde con las políticas vigentes referentes a las inversiones financieras. La dinámica de las constituciones, renovaciones y liquidación de las inversiones durante el semestre estará dada por la ejecución del flujo de ingresos y egresos de la operación e inversiones de la Universidad.
•  Es política de la Universidad acudir a la liquidación de las inversiones temporales producto de la operación, como primera solución para el cubrimiento de los defectos de liquidez presentados en el flujo de caja.

1.1.5. Contratación de créditos externos

• Cuando el plan de inversiones, aprobadas en el presupuesto, requiera de financiación externa con entidades financieras, se estudiarán las diferentes opciones de crédito de mediano y largo plazo, así como sus condiciones y el flujo de caja proyectado, para ser presentados al comité de dirección y solicitar su aprobación, de acuerdo con los niveles de autorización.
• La Universidad podrá contratar con diferentes entidades financieras créditos temporales con el fin de cumplir con sus obligaciones y manejar eficientemente sus recursos.

2.1. TESORERÍA

2.1.1. Desembolsos

• Se pagará en moneda legal a todas aquellas personas naturales o jurídicas residentes en el país.
• Los desembolsos que la Universidad tenga que efectuar para mantener la operación, se pagarán a través de las siguientes modalidades: cheques, tarjeta de crédito, y a través de pagos electrónicos, sobre la base de soportes y egresos debidamente autorizados, teniendo en cuenta las normas de control establecidas, los límites presupuestales y los procedimientos respectivos.
• Se pagará en moneda extranjera a todas aquellas personas naturales o jurídicas no residentes en el país, de acuerdo con la normatividad del régimen cambiario.

• Los desembolsos en moneda extranjera que la Universidad tenga que efectuar para mantener su operación, se pagarán con giros anticipados, cartas de crédito, cheques o tarjeta de crédito.
• Para los desembolsos electrónicos habrá perfiles de usuarios con segregación de funciones claramente definidas, que se manejarán con controles duales teniendo en cuenta las normas de control establecidas y los procedimientos respectivos.
• Se aprobará el pago de anticipos para los proyectos, eventos y actividades a realizar, anticipos que deben ser legalizados ante las instancias correspondientes, una vez agotado su valor.
• Por política institucional, los anticipos son girados a favor del responsable del proyecto. No podrán realizar nuevos anticipos quienes tengan legalizaciones pendientes.
• Los cheques deberán contener dos (2) firmas previamente autorizadas. Existirán límites de autorización para firmas de acuerdo con el monto del cheque.

2.1.2. Control y seguridad

• Se conservarán físicamente los documentos, registros y soportes de las transacciones contables, de acuerdo con lo exigido por la ley. Adicionalmente, por política institucional se utilizará como mecanismo de archivo la digitalización de esta documentación.
• La oficina de Tesorería deberá realizar como mínimo un arqueo mensual a la caja de la Universidad.
• Por política, se efectúan mensualmente conciliaciones bancarias, con el fin de asegurar que la información proveniente de las entidades financieras sea consistente con los movimientos contables.
• La Universidad contemplará en sus estados financieros, un monto para la provisión de activos y de cartera.

2.1.3. Recaudos

• Se recibirán en moneda legal los recursos provenientes de todas aquellas personas naturales o jurídicas residentes en el país, que cancelen los servicios ofrecidos por la Universidad en el desarrollo de sus funciones de docencia, investigación y extensión.
• Podrán pagar en divisas los no residentes que reciban un servicio ofrecido por la Institución, bien sea en nuestro país o en el país de origen de la persona ordenante del pago, siguiendo los lineamientos del régimen cambiario.

2.1.4. Bancos

• La Universidad desarrollará su operación financiera a través de un número justo y necesario de cuentas bancarias, que le permitan efectuar un manejo eficiente de sus recursos financieros.

Apertura y cierre de cuentas bancarias

• La Universidad abrirá cuentas en entidades bancarias con calificación de riesgo crediticio AAA o AA+ emitida por las firmas calificadoras de riesgo autorizadas en el país. Para una valoración de la entidad bancaria con calificación menor a la anterior, la apertura será autorizada siempre y cuando exista un convenio de reciprocidad para el otorgamiento de créditos a estudiantes para el pago de su matrícula.
•  Para el manejo financiero de proyectos especiales, la Universidad abrirá cuentas bancarias cuando se suscriba un contrato con una entidad externa, y así se estipule en las cláusulas, o cuando lo considere conveniente, a fin de mantener un control sobre la ejecución del proyecto.
•  La Universidad procederá a la cancelación de cuentas en bancos que incumplan las condiciones pactadas inicialmente o cuya prestación de servicios se desarrolle en forma ineficaz, o por finalización del proyecto para el cual fue abierta la cuenta, siempre y cuando no sea necesario continuar con ésta.

2.1.5 Caja

• Las personas naturales o jurídicas podrán hacer pagos en la caja de la Universidad, en las entidades financieras con las cuales la Universidad ha establecido acuerdos de recaudo o a través de la página web de UAI.
• Los ingresos en moneda legal pueden ser recibidos en la caja de la Universidad en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o tarjeta débito. Por razones de seguridad, se recibirán sólo valores en efectivo que no superen el 30% del salario mínimo legal vigente. El Jefe de Tesorería, podrán autorizar el recibo de cheques diferentes.
• Es política de la Universidad autorizar los recaudos en las entidades financieras con las cuales previamente ha hecho acuerdos para tal fin. Estos recaudos se deben realizar únicamente en efectivo o cheque de gerencia.
• Los estudiantes podrán pagar la matrícula por la web con tarjeta débito o crédito. Aquellos estudiantes que paguen la matrícula con tarjeta de crédito y no realicen la transacción por la web, deberán hacerlo personalmente en la caja de la Universidad.
• La Universidad establecerá fondos de caja menor sólo en casos de extrema necesidad, para desembolsos que por su cuantía no ameriten el pago electrónico o por cheque, los cuales estarán regidos por el reglamento de caja menor.
• Las Unidades de Servicio y Logística Empresarial están autorizadas para recaudar los dineros provenientes de la venta de productos o servicios ofrecidos por cada punto de venta.

2.1.6. Matrículas e ingresos conexos

• Los ingresos que la Universidad recibe por matrícula y otros derechos, se liquidarán de acuerdo con los términos financieros establecidos por el Comité Financiero con la aprobación previa del Rector.
• Es política de la Universidad establecer el valor de la matrícula de los diferentes programas académicos con base en el resultado del estudio del perfil socioeconómico, en la demanda del programa, en los costos reales del programa y en la inflación proyectada por el Gobierno.
• La Universidad establecerá los valores de los cursos y seminarios teniendo en cuenta los costos directos e indirectos de cada curso.
•  La apertura de programas de postgrado se hará cumpliendo con la planeación financiera y al menos con el punto de equilibrio más cinco (5) estudiantes. Las excepciones deben ser aprobadas por las Vicerrectoría Administrativa y Financiera y la Vicerrectoría Académica.

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