Procedimiento de administración de correspondencia

PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

1. OBJETIVO

Establecer las directrices para la debida administración de la correspondencia recibida, detallando las actividades de revisión previa y recepción, para su posterior clasificación, distribución y entrega.

1. ALCANCE

Inicia con la revisión previa para la recepción de las comunicaciones externas y termina con la entrega al proceso y/o empleado de la Organización a que va dirigida, dejando como evidencia la firma en la planilla de correspondencia.

1. DEFINICIONES

Clasificación de documentos: Identificación y separación de los documentos que se reciben en la ventanilla.

Correspondencia recibida: Comunicaciones de personas naturales y jurídicas, entes gubernamentales, y de cualquier otro origen externo que ingresan a la Organización. Pueden estar dirigidas a la entidad o a un empleado.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Entrega de documentos: Poner en disposición del destinatario los documentos recibidos, dejando como evidencia su firma en la planilla de correspondencia.

Recepción de documentos: Admisión de documentos de procedencia externa, colocando sello con fecha, hora y firma de recibido.

Revisión de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que se debe realizar antes de la admisión de documentos provenientes de una persona natural y/o jurídica.

Factura de proveedor: es un título valor que el proveedor de un bien o prestador de servicios entrega al comprador o beneficiario del servicio.

1. CONDICIONES GENERALES

Las únicas personas autorizadas para hacer la recepción de correspondencia externa en la Organización son las secretarias recepcionistas, ubicadas en la ventanilla de la entrada de en la sede principal y la recepción de la bodega. Las facturas de proveedores y/o contratistas también se pueden recibir en los almacenes.

Al momento de recibir la correspondencia el responsable debe revisar que los documentos estén dirigidos a la empresa o a uno de sus funcionarios. Si son facturas, verificar que cumplan con los requisitos señalados en el punto 6 de este procedimiento.

Para los casos en los que la correspondencia llegue en sobre cerrado la auxiliar debe revisar que esté dirigida a la Organización y abrirlo, con el fin de identificar el contenido, clasificarlo y entregarlo al responsable.

En caso que la comunicación esté dirigida a una persona natural antes de recibirla se debe verificar que esta persona se encuentra en la maestra de empleados de nómina, si la persona no se encuentra en esta base de datos no recibirá los documentos.  

El documento que se recibe debe tener apariencia y estado aceptables. Se deben rechazar documentos deteriorados, rotos, húmedos, manchados, mutilados, violados o con cualquier otra característica que indique que el recibir el documento puede ocasionar problemas posteriores. Por motivos de seguridad, se debe verificar el contenido en presencia de quien lo entrega.

A todos los documentos recibidos se les debe colocar el sello indicando la fecha y hora de recepción (sello automático) y la persona que lo recibió debe colocar su firma. Para las comunicaciones que tienen copias se les debe colocar este mismo sello.

En cada uno de los puntos autorizados para recepción de correspondencia se deberá tener un libro en el que lleve el control de la documentación recibida de acuerdo con el orden de recepción.

El libro de correspondencia recibida debe contener la siguiente información:

•        Fecha de radicación

•        Hora de radicación

•        Remitente (Entidad y/o persona)

•        Tipo de comunicación (Corriente, prioritaria o facturas)

•        Asunto

•        Dependencia y funcionario Destinatario

Si la documentación recibida corresponde a material documental informativo o a correspondencia personal de los empleados no será incluida en el libro de correspondencia y se pondrá a disposición del empleado al que viene dirigida.

En caso que se reciba correspondencia personal de empleados la compañía no se hace responsable de la misma y se colocará a su disposición en la mesa junto a la entrada de operarios en la sede principal.

Una vez revisados, recibidos, puesto el sello y la firma de a los documentos, el responsable de la recepción deberá clasificarlos en uno de los siguientes grupos:

• Corriente: Son los documentos que se relacionan con el día a día de la organización, por ejemplo comunicaciones de proveedores y/o clientes, diferentes a facturas.
• Prioritaria: Corresponde a comunicaciones que por su contenido se le debe dar tramite inmediato.
• Facturas de proveedores y contratistas.
• Material documental informativo: son afiches, plegables, publicaciones periódicas, entre otros.
• Correspondencia personal: son comunicaciones que llegan a empleados de la organización que no están relacionadas con el cumplimiento de sus funciones.

Cuando se reciban en la Compañía documentos de la DIAN o Municipios, Superintendencias, juzgados, cámaras de comercio, requerimientos de entidades oficiales, etc. se clasificarán como prioritarias y se deben entregar de inmediato al Director de Control Interno, con el fin de direccionarlo al funcionario o proceso correspondiente y realizar el respectivo seguimiento.

...