Procedimiento de procedimiento de pedidos, oferta y contratos

EMPRESA

Realizó

Revisó

Autorizó

Nombre

Puesto

Clave: 

Emisión:

Actualización:

Revisión: 00

N°

Etapa

Descripción

Responsable

1

Requerimiento de bienes y servicios

• Realiza el requerimiento del producto/servicio (*), mediante el documento F-SGC-C-01 Requerimiento de bienes y servicios.
• Los requerimientos deben ser enviados vía email al responsable de la aprobación del Requerimiento.

Responsable área solicitante

2

Recepción y Revisión del requerimiento

• Recibe y revisa el requerimiento, éste deber ser claro y completo, de no estarlo solicita al (*) personal correspondiente mayor información.

Responsable de Logística

• Recibe y revisa el requerimiento, éste deber ser claro y completo, de no estarlo solicita al usuario mayor información.

Responsable de Compras

3

Aprobación de requerimiento

Se encarga de aprobar los requerimientos de compra de productos y servicios solicitados.

Jefe Administrativo / Jefatura Contable

4

Requerimiento a proveedores

• (*)Realiza el requerimiento vía correo con los proveedores para realizar la compra de los productos/ servicios de acuerdo al requerimiento.
• Los requerimientos se realizan a los proveedores aprobados que se encuentran en la F-SGC-C-02 Lista de proveedores aprobados. En caso no se cuenten con proveedores o se quiera adquirir compras a otros que no se encuentren en la lista, se debe realizar primero la selección del proveedor de acuerdo al procedimiento PS-SGC-12 Selección y evaluación de proveedores.

Responsable de Logística / Jefatura Administrativa

Nota 1:

• Para las compras de equipos u otras adquisiciones que no se tenga un precio referencia, se pueden realizar cotizaciones a los proveedores para efectuar la compra así mismo realizar la selección y evaluación de los proveedores.
• Se debe evaluar y verificar que las cotizaciones sean conformes con el requerimiento. Una vez seleccionada la cotización (a cargo de la responsable de Logística) se realiza el requerimiento al proveedor.
• En caso algún proveedor solicite una Orden de Compra o Servicio, será realizada por el Jefe Administrativo.
• En caso se solicite una capacitación externa, se debe especificar que la empresa que brinde el servicio, debe entregar una relación con la lista de notas o registro de notas en el SGC-D-01  Lista de Asistencia (en caso se evalúe de manera práctica), además de los certificados de las mismas.

5

Recepción y evaluación de la conformidad

• Verifica los productos y/o servicios solicitados, de acuerdo a lo especificado en la F-SGC-C-01 Requerimiento de bienes y servicios, con personal del área usuaria de donde partió el requerimiento de bien o servicio.
• Firma el F-SGC-C-01 Requerimiento de bienes y servicios dando conformidad al producto y/o servicio entregado.

Nota 1: Se firma la guía de remisión del proveedor, en caso aplique.

Nota 2: En el caso del servicio de Análisis de Laboratorio se remite el “Compromiso de Confidencialidad”

Nota 3: En el caso de las capacitaciones externas, el Coordinador de Calidad debe revisar que todas las especificaciones estén presentes según el  formato F-SGC-C-01 Requerimiento de bienes y servicios.

Responsable del requerimiento / Encargado de área

6

Atención de servicios no conformes

• En caso de existir algún incumplimiento de lo solicitado en el F-SGC-C-01 Requerimiento de bienes y servicios, no se procede a recepción lo requerido y se procederá al cambio, corrección y/o devolución con el proveedor según corresponda. Para ello se comunica con el proveedor vía correo, llamada telefónica y/o WhatsApp para solucionar la no conformidad.
• La no conformidad del Producto / servicio es registrado en el documento de F-SGC-C-03 Registro de proveedores.

Jefe Administrativo / Responsable de Logística/ Usuario de compra