Procedimiento para creación de Usuarios

Procedimiento para Creación

y Monitoreo de Usuarios (Personas Naturales)

KYC - Compliance Policy for Legal Entities

1. ¿Qué finalidad tiene?

Este procedimiento tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para la creación y hacer un debido seguimiento para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de las personas (aquí denominado el “Usuario”) a las que Valiu potencial o efectivamente preste sus servicios.

1. ¿Que comprende el Procedimiento?

Lineamientos para seguir para la creación de usuario y monitoreo del Cliente.

1. ¿A quién Aplica?

Todo individuo, cualquiera que sea su raza, sexo, estirpe o condición, que actúa en su propio nombre que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.

A estos efectos se establecen los siguientes aspectos:

1. Servicios Prestados por Valiu: Los servicios que en el presente o en el futuro Valiu provea a sus usuarios conforme a sus Términos y Condiciones.
2. Monitoreo periódico de usuarios: periódicamente un monitoreo de usuarios para verificar la integridad de las cuentas activas autorizadas en el sistema, según la necesidad que se requiera para el cumplimiento, como también el seguimiento por desvinculaciones.
3. Base de datos: Anualmente o según se considere por cambios estructurales se enviará vía correo electrónico un mensaje según sea el caso, para que mantengan actualizados sus datos de contacto y recordarles la importancia de efectuar monitoreo periódicos sobre sus cuentas.

1. ¿Tipos de Clientes que contratan nuestros servicios?

Según el riesgo que pueda significar el usuario por el monto de operaciones, estos se clasifican en:

1. Clientes de Bajo Riesgo. Significa aquellos que:

1. Se encuentren constituidos/domiciliados en Colombia y que registren en su solicitud un estimado de Operaciones de compra de USDV igual o menor a US$ 20,000  mensuales,  y;
2. De la información mínima suministrada y de su verificación no se encuentre hallazgo que haga considerar al Cliente como de Alto riesgo  

1. Clientes de Alto Riesgo. Significa aquellos que:

1. Se encuentren domiciliados/constituidos fuera de Colombia; o
2. Manejen Fondos públicos, o
3. Registren en su solicitud un estimado de Operaciones de compra de USDV  mayor a US$ 20,000 mensuales, o  
4. De la información mínima suministrada y de su verificación se registre algún hallazgo que haga considerar al Cliente como de Alto riesgo.

1. ¿Qué Principios generales de conocimiento al cliente (KYC) aplica en el Procedimiento?

1. Pasos anteriores a entrar a relación contractual. Antes de iniciarse cualquier relación contractual o legal con el Cliente potencial Valiu debe:

1. Recolectar la información necesaria para adelantar el procedimiento del conocimiento de cliente;
2. Verificar la información necesaria conforme al presente procedimiento en particular la identidad del potencial cliente;
3. Aprobar la vinculación de la información suministrada e identidad.

1. Aprobación del Cliente. La aprobación del Cliente será realizada por el Departamento de Compliance (Antifraude & KYC squad).
2. Monitoreo de transacciones del Cliente. Una vez que el potencial  Cliente sea aprobado, el Departamento de Tesorería (Treasury Squad) hará un monitoreo regular de las transacciones del Cliente en Valiu.
3. Actualización de información del Cliente:

1. Se le solicitará la actualización de datos anualmente. A estos efectos se entenderá que la solicitud de actualización de datos será hara en Junio de cada año, entiendo que aquellos clientes que tengan menos de seis (6) meses a esa fecha  no se le requiriera actualización hasta Junio del año siguiente.
2. En caso que el Cliente no cumpla con la actualización de datos dentro del plazo previsto por Valiu, se hará nuevo requerimiento, y en caso que no responda a este segundo requerimiento Valiu podrá suspender el Servicio al Cliente hasta tanto el Cliente actualice los datos.
3. El Departamento de Compliance (Antifraude-KYC Squad) será responsable de la revisión y verificación de actualización de datos, y en caso de cambio significativo de información que pudiera determinar al Cliente como Alto Riesgo,   seguirá el proceso de aprobación del  Cliente de Alto Riesgo. Durante este periodo Valiu seguirá prestando los servicios al Cliente y en caso que no apruebe la aprobación como Alto Riesgo, deberá cancelar y notificar al Cliente el cese de los servicios.

1. ¿Qué criterios de Conocimiento al Cliente (KYC) aplican al proceso?

1. Establecimiento de identidad del Cliente y su verificación.

1. Documento de verificación. Certificado de existencia y representación expedido por las cámaras de comercio para Clientes colombianos y el documento correspondiente para Clientes Extranjeros.  
2. Identificar y verificar la identidad de los beneficiarios finales, accionistas o asociados que tengan directamente más del 5% del capital social, aporte o participación del potencial cliente.
3. En el evento que no ocurra ninguno de las anteriores, se debe identificar y tomar medidas razonables para verificar la identidad de la(s) persona(s) natural(es) relevante(s) que ocupa (n) el puesto de funcionario de mayor rango gerencial de acuerdo con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 y/o ejercen la representación legal.

1. Conocimiento de la naturaleza comercial del Cliente.

1. Comprender la naturaleza de las actividades del cliente con el fin de asegurar el origen lícito de los recursos, conocimiento de las características particulares de las actividades económicas de los clientes, así como de las operaciones que estos realizan en los diferentes mercados.
2. Entender información básica socioeconómica, financiera y transaccional del potencial cliente. La información comprende:  Actividad económica, Características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos.
3. En los casos de Clientes con perfil de alto riesgo, se adelantarán medidas intensificadas de conocimiento de cliente, que pueden incluir:  (i) obtener información adicional acerca del origen de los recursos, patrimonio, relaciones contractuales con otras entidades vigiladas, nombre de clientes y nombre de proveedores; (ii) revisar los estados financieros, (iii) realizar una entrevista y/o visita; (iv) identificar a los administradores del potencial cliente en los términos; o (v) efectuar una revisión en bases de datos de entidades públicas, así como cualquier otra medida intensificada que sea eficaz y proporcional a los riesgos identificados.

1. Monitoreo de las transacciones del Cliente.

1. Revisión al cliente de forma continua, a través de un monitoreo permanente que incluya la supervisión de transacciones financieras y cuentas de acuerdo a lo aquí previsto.
2. Bajo este mismo procedimiento, se contempla la obligación de actualización de información del cliente.

1. Herramientas Tecnológicas de vinculación de clientes  (Revision con Alberto)

1. Valiu podrá adelantar  la vinculación de Cliente mediante la adopción de herramientas tecnológicas a través de canales digitales o de formulario de vinculación.
2. Al momento de la adopción de cualquier  canales digitales, Valiu desarrollará la política política y procedimiento que permita identificar, verificar y confirmar la identidad del potencial cliente al momento de su vinculación en ambientes presenciales y no presenciales, indicándose expresamente, la posibilidad de utilizar medios tales como los certificados de firma digital, biometría, mecanismos fuertes de autenticación e información disponible en los bancos de datos administrados por operadores de información - centrales de riesgo-.  
3. A estos efectos efectos podrá usar bases de datos públicas, las de prestadores de servicios ciudadanos digitales y las bases de datos propias y/o externas; siempre que: (i) individualicen al potencial cliente a través de la verificación de sus datos de identificación; y (ii) den cumplimiento a las reglas establecidas en la Ley 1581 de 2012 sobre tratamiento de datos personales.
4.  En el evento en que se utilice bases de datos externas, se realizará un análisis de riesgo asociado a dicha fuente, en el cual se evalúe la calidad de los datos, su confiabilidad y la pertinencia, y tendrá  a disposición los medios verificables a través de los cuales se demuestre la realización de dicho análisis de riesgo, análisis que debe revisarse cada seis meses.

1. ¿Qué área será la Administradora del proceso y áreas de apoyo?  

1. El administrador del proceso será Compliance.
2. A quien se debe dirigir las consultas en caso de cualquier duda es el Head of Legal- Compliance.
3. El Head de Compliance actuará como aprobador de Los Clientes de Alto Riesgo y Compliance Squad como aprobador de los Clientes de Bajo Riesgo.  
4. Las áreas de Apoyo serán las siguientes:

1. Producto
2.  FInanzas (treasury) y;
3. Contabilidad

1. Flujograma del Proceso.

1. Solicitud de Registro de Cliente. Responsable. Contabilidad -

1. Suministro de Información mínima de Cliente (Formulario Información Mínima del Cliente)

1. Verificación de información. Responsable  Compliance
2. Determinación de Riesgo. Resp. Compliance

1. Se determina si es Riesgo Bajo o Riesgo Alto.
2. Riesgo bajo.

1. Se aprueba e iniciar Operaciones.

1. Riesgo Alto.

1. Se envía solicitud de información adicional. Resp. Contabilidad

1. Revision de Documentacion adicional:  Responsable. Contabilidad /Compliance

1. revisar los estados financieros, (Contabilidad)
2. realizar una entrevista y/o visita; (Compliance)
3.  efectuar una revisión en bases de datos de entidades públicas, así como cualquier otra medida intensificada que sea eficaz y proporcional a los riesgos identificados por entidad.(Compliance).

1. Aprobación o no de inicio operaciones. Responsable. Compliance
2. Monitoreo de Operaciones del Cliente. Resp. Finanzas/Tesorería.

1. Valiu determinará montos y controles adicionales.

1. Actualización de Datos.

1. Solicitud de Actualización (Contabilidad)
2. Revisión y levantamiento de banderas de Alarma. Resp. Compliance.

1. Documentos.

A los efectos del cumplimiento del proceso se Anexan los siguientes documentos los cuales  forman parte del presente proceso y deben ser completados por el Cliente según su calificación:

1. Documentos a ser completados por el Cliente:

1. Información Mínima PJ.
2. Información Adicional. Cliente Alto Riesgo.

1. Documentos a ser firmado por los clientes:

1. Autorización para operar en Valiu
2. Declaración de origen de fondos
3. Autorización para Tratamiento de Datos Personales.
4. Declaración de si la sociedad y/o sus administradores y/o sus socios manejan o no recursos públicos. Para Clientes Alto Riesgo

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