Proceso de transferencia entre sucursales

        Proceso de transferencia entre sucursales

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos a seguir para el traspaso de material entre sucursales, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas por la Sucursal Solicitante en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a los Jefes de Sucursal, Jefes de almacén y al personal involucrado en el traspaso de material en las unidades entre sucursales.

3. RESPONSABILIDADES:

Es responsabilidad de los Jefes de sucursal la Implementación, difusión, cumplimiento y mantenimiento de este procedimiento. Como de Jefe de Inventarios dar seguimiento al cumplimiento de estas.

4. DEFINICIONES:

Sucursal Solicitante: Se denominará así a la sucursal la cual requiere algún producto el cual esté disponible en otra sucursal.

 Sucursal Proveedora: Se denominará de esta manera a la sucursal de la cual se requerirá el material.

Traspasos Almacenes: Formato foliado, el cual deberá ser llenado con letra molde, por el jefe de almacen de la “Sucursal Proveedora”

ManagementPro: Sistema ERP en cual se efecturan los movimientos de tranferencia entre sucursales

Solicitud de transferencia: Documento en el cual se capturaran, los materiales requeridos por la sucursal solicitante

Envio de transferencia: Documento el cual se generara en base a la “solicitud de transferencia”, debera ser capturado, con el producto efectivamente enviado.

Recepcion de tranferencia: Documento el cual avala, la recepción del material enviado.

• El Jefe de sucursal del almacén solicitante deberá generar en el sistema ManagementPro el folio de solicitud de transferencia, con los productos requeridos. De la siguiente manera:

1. Seguir la ruta - Inventarios > Transferencia entre sucursales > Solicitud

1. Se abrirá una nueva ventana. Donde crearemos un nuevo documento.

1. Los campos serán llenados como se detalla a continuación:

Apartado - Encabezado

Sucursal: El número clave, de la sucursal solicitante.

Almacén: El numero clave del almacén destino de la sucursal solicitante

Cedis; El numero clave del sucursal proveedor.

Almacén cedis: El numero clave del almacén origen del sucursal proveedor.

Comentario: Descripción corta del material solicitado

Pestaña: Captura

Clave: El numero clave del producto solicitado

Cantidad: La cantidad solicitado

Apartado detalles:

Podremos visualizar los productos y cantidades solicitados.

Para corregir alguna línea de captura se seleccionará y presionará F8

Para eliminar alguna línea de captura se seleccionará y presionará suprimir.

Apartado Total:

Visualizaremos el total de productos solicitados como única cifra.

1. Al finalizar la captura, se presionará sobre el símbolo aceptar, y el documento, se habrá generado.

• El jefe de sucursal solicitante enviara un mail dirigido al jefe de sucursal proveedor adjuntado la “solicitud de transferencia” en formato PDF. El mail de solicitud deberá ser estructurado de la siguiente manera:

Destinatarios: Jefe de sucursal y Jefe de almacén involucrados y Auditoria.

Asunto: Solicitud Transferencia folio###.

Cuerpo de correo: Saludos correspondientes. Descripción breve del material solicitado y motivo del mismo, abastecimiento, venta al por mayor, etc.

• El jefe de sucursal proveedora validará la disponibilidad de producto para su envío; posterior deberá comunicar a su jefe de almacén la aprobación del envío.

• El jefe de almacén procederá con la carga del material solicitado, en las cantidades autorizadas, a la par, deberá llenar el formato foliado “Traspasos almacenes”.

• El formato cuenta con 1 original y 2 copias, azul y verde.

• La copia verde, será la garantía de la salida del marial, cuando el mismo este en trayecto. Esta copia deberá tener, nombre, fecha y firma, a puño y letra molde, del chofer responsable.
• La copia azul, será resguarda y archivada por la sucursal solicitante, como comprobante de recepción.
• La original, deberá regresar a la sucursal proveedora, con la firma del jefe de almacén solicitante, como comprobante de entrega

[pic 1]

Del almacén: Sucursal Proveedora

Al almacén: Sucursal solicitante

Fecha: Fecha cuando se efectué la salida del material.

Entrega: Firma del jefe de almacén.

Recibe: Firma del jede de almacén de sucursal solicitante.

• El jefe de sucursal proveedor generara el folio de salida en el sistema ManagementPro con base a la información proporcionada por el jefe de almacén.

El envío, será generado de la siguiente manera.

En encabezado se completará la información siguiente.

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