Procesos Administrativos

El proceso administrativo tuvo su origen en la teoría clásica de la administración, con su pionero Henry Fayol, quien hizo grandes aporte a los diferentes niveles administrativos. Fue una de las primeras personas en escribir un libro específico sobre administración, y fue considerado como el padre de la Teoría Clásica. Además fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, estableció catorce principios de la administración los cuales se encuentran consignados en la ORT “Organización Racional del Trabajo”, dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que son llamadas funciones básicas de la empresa, se debe tener en cuenta que la función administrativa no es lo mismo que el proceso administrativo; primero hablaremos de las funciones básicas de la empresa para ver sus diferencias:

Funciones Técnicas: Están relacionadas con la producción de bienes y servicios de la empresa.

Funciones Comerciales: Se dedican a la compra y venta o intercambio entre las empresas, proveedores y clientes.

Funciones Financieras: Se relaciona con la búsqueda y gerencia de capitales.

Funciones de Seguridad: Esta dedicada a la protección y conservación de los bienes de las personas.

Funciones Contables: Son las encargadas de los inventarios, registros, balances y estadísticas.

Funciones Administrativas: Son la integración de las otras cinco funciones, están encargadas de coordinar y sincronizar las demás funciones de la empresa, y siempre deben ir encima de ellas.

Las funciones administrativas se definen como el acto de administrar: Planear, organizar, dirigir, coordinar, y controlar

La Planeación, es el primer paso del proceso administrativo, en esta etapa visualizamos el futuro y se traza el programa de acción.

“…Prever o planear aquí, significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo: Prever ya es obrar” Dávila C. (1996) citado por Fayol, 1961:183).

En la planeación se encuentran dos componentes, el pronóstico y la preparación del pronóstico, El concepto que se tiene de planeación es muy importante, pero no están elaborados los supuestos que lo sustentan.

Hay que señalar la necesidad de planear y no solo en la empresa sino en toda nuestra vida laboral, social y personal se lo debemos a Henry Fayol, a pesar de sus debilidades, la planeación ha avanzado en especial en cómo enfocarla y realizarla con las contribuciones hechas por otros sectores diferentes al fayolismo. Dávila C. (1985). Veamos lo que piensan otros autores:

. La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios, la secuencia de operaciones y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. Ponce Reyes A

Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias. Scanlan B.

En la etapa de la planeación siempre se debe fijar unas metas y unos objetivos claros, no se debe descuidar el entorno, la competencia y se debe saber el gusto de los clientes a los que se les ofrecerá el producto o el servicio, al igual que hay que prever otras alternativas porque si una no funciona estará la otra para llegar a ser el plan de apoyo a la idea principal, porque se planea a corto, mediano y largo plazo.

Después de ya haber planeado o haber realizado un pronóstico de lo que se quiere conseguir se debe organizar las ideas, y con este se empieza el segundo paso del proceso administrativo, Construir tanto el organismo material como el social de la empresa.

“…Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal”. Dávila C. (1996) citado por (Fayol, 1961:198).

Al tener en cuenta que organización como entidad social de la empresa es donde un grupo de personas se reúnen e interactúan entre sí para alcanzar un objetivo específico. Con esto se quiere decir, que organización, son todas las personas que participan en una empresa, porque como empleados forman una organización formal pues esta se basa en la división del trabajo ya que es la organización formalizada oficialmente, y también está la organización informal pues es aquella que se forma espontáneamente entre un grupo de personas que tienen temas afines o gustos por algún tema en especial y esta organización no aparece en ningún documento formal de la empresa.

También se tiene la organización como función administrativa y parte del proceso administrativo. En este sentido, organización significa estructurar e integrar los recursos y los órganos encargados de su administración, relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001).

La organización de las empresas cumple un papel muy importante ya que maneja tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales. El primer nivel se refiere a la superestructura de la empresa, el formato organizacional y los procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la agrupación de unidades de subsistemas, como lo son departamentos o divisiones. Y el tercero se refiere a la estructura de las posiciones y las actividades en los cargos.

Con la planeación y la organización no se debe descuidar el tercer paso del proceso administrativo que es Dirigir el cual es guiar y orientar al personal de la empresa y este paso es más que una obligación es como un arte ya que está basado principalmente en las cualidades personales y en los conocimientos de los principios generales de la administración. Al dirigir una empresa se trata es de hacerla funcionar.

La toma de decisiones siempre ha sido de vital importancia para la administración, puesto que, ante diversas circunstancias, determina el grado de éxito o fracaso de las personas o las organizaciones. (Barajas Medina J)

Aunque en todo organismo social cada día se toman decisiones importantes, los subordinados consultan y esperan las decisiones de los jefes para emprender una tarea. Las decisiones son adoptadas por quien dirige, y quien dirige es responsable en diversos grados del conjunto de sus decisiones, por tanto, dirigir y tomar decisiones son acciones fundamentales de la función administrativa.

Se deben tomar las decisiones con racionalidad y así cumplir políticas y reglas establecidas ya que al tomar decisiones irracionalmente estas pueden ser impulsivas, emotivas, caprichosas y otras más habrá una tendencia a caer en errores que más adelante traerán arrepentimientos por haber actuado de esa manera pero ya no hay nada que hacer después de haber obtenido los resultados.

Para que todo este conjunto de funciones actúen

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