Propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo establecer procedimientos para que las previsiones sean más ajustadas a la realidad.

Pamplona, 21 de febrero del 2020

Comité de Dirección

Señores  

Jamones Hamm-Jam

Empresa  

Asunto: Propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo       establecer procedimientos para que las previsiones sean más ajustadas a la realidad.

En la reunión anterior con el director general se han establecido los criterios a tener en cuenta para la elaboración del presupuesto maestro y los presupuestos individuales para los puntos de ventas de la empresa para obtener unas previsiones ajustada a la realidad:

1. ¿Por dónde empezar? ¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto del presupuesto? ¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué?  

Primero que todo se debe empezar con establecer los objetivos para el debido análisis del estado actual de la empresa ante los recursos disponibles, en donde se debe define el método presupuestario de arriba hacia abajo “Top Down” por qué me permite una planificación a largo plazo.

Las cifras a emplear son las de los ingresos e inversiones generadas en el último periodo para poder determinar los costes y los gastos que generan producir cada producto en un tiempo determinado.  

Estos datos deben ser proporcionados por el departamento financiero y el departamento operativo o producción de la empresa Jamones Hamm-Jamm

1. Porque habirá que empezar a hacer los cálculos por algún sitio.

Se debe empezar con los Marketing y ventas porque en ellos se determinan los costes y costos de la actividad en ejecución y me permite establecer los lineamientos para el desarrollo de los presupuestos individuales como son los financieros y los operativos.

1. La necesidad recurrente de incrementar la financiación necesaria puede estimarse de forma independiente o debe resultar de la integración de todos presupuestos.

Se debe realizar la integración de todos los presupuestos para poder determinar el incremento de la financiación para abastecer las necesidades operativas de la empresa a cada uno de los departamentos.

1. Los presupuestos individuales de los puntos de venta, que por otro lado no se han venido haciendo, ¿podrían utilizarse para el presupuesto general? Es más,  

Si, por que en el presupuesto general se involucran todos los presupuestos de cada departamento, generando una información integral para el funcionamiento de la empresa, además estos son fundamentales porque en un futuro cercano se pueden hacer modificaciones a cada punto de venta según su avance en campo que registre en el periodo determinado.

1. ¿Tendría sentido empezar precisamente por ahí, por los presupuestos de los puntos de venta?  

La empresa ya tiene un registro histórico del comportamiento de las ventas y del balance de la empresa es decir conoce los costes y los gastos que tiene el producto al realizar las ventas.

Con los presupuestos de los puntos de ventas me permite valorar el comportamiento del producto, es decir, si me está generando benéficos o si debo implementar un plan de contingencia para mejorar estos ingresos.

1. Y dentro de los puntos de venta, las previsiones de inversiones, consumos y gastos y por descontado ventas, no son los mismos ni parecidos, los de los puntos de venta nuevos o recién abiertos que los de los que llevan ya 6 meses o un año. ¿Tiene sentido analizarlos por separado los de nueva apertura de los ya consolidados?  

Como sabemos en los puntos existentes las ventas han sido por lo general mayores a las esperadas, también ha sucedido que los gastos y las inversiones han sobrepasado trimestre a trimestre las cantidades previstas.

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