¿Qué es un formulario?

¿Qué es un formulario?

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es transportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable.

Diseño de formularios

Para elaborar un formulario debe partirse de la información recabada relativa a su objeto, fuente de información, necesidades que lo originan, método de llenado, número de copias, procedimientos en que se utilizará y resultados que se esperan de él.

Consideraciones generales para el diseño de un Formulario.

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a maquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Consideraciones de tipo funcional

Información básica 
Para este efecto deben responderse las siguientes preguntas: 
¿Qué información se va a incluir?
¿Es importante?
¿Cómo se va a utilizar?
¿Por quién será utilizada? ¿Cuándo será utilizada? 


⁃Título

Tiene que describir claramente su función, es decir, debe señalar el objetivo que se pretende lograr con su uso.

Secuencia de datos

Debe observar la secuencia de la información procedente del documento fuente.

Tiene que ordenar los datos con base en los siguientes aspectos:

Identificación: Comprende el título, nombre de la organización y clave del formulario.

Introducción: Orienta la acción del cuerpo del formulario, es decir, a quién se dirige, cuándo, dónde y por qué.

Aprobación: Firma que otorga validez al documento.

Instrucciones para su llenado.

Espacios

Para facilitar las anotaciones, el formulario debe contar con espacio suficiente para incluir la información variable. Tomando en cuenta si ha de llenarse a mano o en máquina, se aconseja lo siguiente: 


Para llenar a mano 


Dejar un espacio de 1/4 de pulgada vertical entre línea y línea y 1/8 de pulgada horizontal por cada letra o símbolo.

En caso de llenarse a mano y a máquina, dejar un espacio de 1/3 de pulgada vertical y 1/8 de pulgada horizontal.

Llenado a máquina

Dejar un espacio de1/6 de pulgada vertical y 1 /10 o 1/12 de pulgada horizontal, según el tipo de máquina. Estas medidas se utilizan en el diseño de formularios continuos para equipos de impresión.

Dejar un margen de 1/12 de pulgada arriba y abajo para cada letra o símbolo y 1/20 de pulgada a cada lado del mismo, para evitar que los datos se encimen sobre la información preimpresa.

El hecho de utilizar submúltiplos de pulgada obedece a la estructura de las máquinas de escribir. Sin embargo, para solicitar impresiones es recomendable utilizar el sistema métrico decimal. 


Número de copias

El analista tiene que asegurarse que las copias solicitadas sean las necesarias, para lo cual debe remitirse a las consideraciones de tipo funcional formuladas en el examen de los formularios.

Clase de formulario

La información y el orden previsto permiten determinar la clase de formulario que se puede diseñar. Las más comunes son:

De línea.

De columnas.

De casillas.

Consideraciones de tipo material

Papel

Peso: El peso del papel debe calcularse de acuerdo con el número de copias deseadas, la frecuencia de manejo que tendrá el formulario, el tipo de archivo y si el formulario se imprime en uno o en ambos lados.

Según el uso y número de copias del formulario, es aconsejable que el peso del papel se estime conforme a la siguiente tabla:

Grosor: Se basa en los materiales utilizados para su fabricación, lo que depende del uso y duración que se pretendan.

El gramo del papel constituye un factor importante, porque determina la alineación de las fibras, lo que influye en su rigidez. El papel se dobla más fácilmente cuando es paralelo al grano. También es necesario considerar el tipo de archivo, ya que si el grano se encuentra en forma perpendicular al filo sobre el cual descansa la hoja de papel, es menor la tendencia de ésta a doblarse o a enrollarse.

Medidas

El tamaño de un formulario está en función de la información que deba contener, el tipo de archivo que se emplee y los tamaños disponibles.

Tintas

La tinta debe proporcionar el contraste adecuado con el color del papel del formulario. El uso de tintas de colores más claros para los títulos permite que las anotaciones se destaquen o sean más legibles, aunque esta cuestión debe valorarse porque puede aumentar el costo de modo considerable.

Numeración foliada

Está determinada por los siguientes aspectos:

Cómo se archivará el formulario.

...