¿Qué tan importante es el mapa de procesos para las empresas de servicios?

Mapa de procesos como elemento fundamental para una empresa que desea adaptarse rápidamente a los cambios que propone su entorno

Luisa Fernanda Muñoz Vaca

Fundación Universitaria Área Andina

Nota del Autor

Luisa Fernanda Vaca Muñoz, Facultad de Ciencias Administrativas, Programa Administración de Empresas, Grupo 011, gestión por procesos.
La información correspondiente a este documento deberá ser envía a Facultad de Ciencias Administrativas, Fundación Universitaria Área Andina.
2020

Introducción.

Los procesos son una parte fundamental en la estructura de una organización. De estos depende que la empresa sepa como organizarse y como llevar a cabo las tareas. Cada colaborador debe conocer estos procesos pues, siendo ellos esa herramienta que usan las empresas para ejecutarlos, son quienes deben llevar a cabo sus tareas de manera adecuada para evitar contratiempos y errores. Para esto el mapa de procesos es un elemento esencial pues con este se organiza de manera detallada cada proceso y se definen los roles que cada persona debe cumplir. A continuación, en el siguiente ensayo se hablará sobre los beneficios que este puede traer a la organización y como estipularlos de manera correcta significará una certificación de calidad para la empresa.

¿Qué tan importante es el mapa de procesos para las empresas de servicios?

Un proceso es un conjunto de etapas las cuales buscan obtener un objetivo, en el caso empresarial se busca con este realizar cambios que beneficien a la empresa con el fin de llegar a los clientes de la manera correcta, optimizando los recursos y mejorando la productividad. Para lograrlo la gestión por procesos cumple un papel muy importante el cual “ayuda a la organización en la forma de enfocar el cambio, sea cual sea. Desde un cambio pequeño que reduce el número de copias de un formulario, hasta el cambio mayor que significa aplicar integralidad o tecnología para reducir el ciclo de otorgar un servicio desde 35 a 6 días” (Carrasco, 2011)

La globalización ha llevado a las empresas a un punto en el que cada una lucha por subsistir en un mercado colmado de competencia y de nuevos productos. Para esto, implementan diferentes maneras para permanecer competitivos buscando las mejores estrategias que le permitan continuar a flote sin perder su rentabilidad. Este mercado cuenta con clientes que, en vista de la gran oferta que hay, buscan algo más allá que simplemente un servicio; buscan que las empresas cuenten con un factor muy importante el cual es la CALIDAD. Para esto las organizaciones se han visto en la obligación de someter sus operaciones a una revisión exhaustiva de sus operaciones con el fin de encontrar puntos de mejora rebuscando la mejor eficiencia en sus procesos lo cual ha significado un cambio abrupto en el mundo organizacional.

Como las empresas continúan evolucionando han encontrado diferentes alternativas para hacer que estas continúen su crecimiento y expansión, teniendo en cuenta el factor más importante el cual es la “calidad total”; por lo que se han visto en la obligación de aplicar el trabajo por procesos y así mismo evaluarlo según su eficiencia teniendo que desarrollar el trabajo por áreas y verificar como estas interactúan entre sí con el fin de obtener la satisfacción total del cliente final.

Para obtener los resultados requeridos, buscando los procesos clave, la gestión por procesos se basa en una herramienta como los mapas de procesos, dando información general de todos los procesos de los que se compone la organización. Este mapa debe estar comprendido e interiorizado por cada área con el fin de saber como es el proceder de la empresa y su importancia.

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