REGLAMENTO DE ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN

REGLAMENTO DE LA ADQUISICIÓN O CONTRATACIÓN

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES PRELIMINARES

Artículo 1º: Del campo de Aplicación: El presente Reglamento se aplica a todos los procedimientos contractuales que adelanten las empresas de la Organización Empresarial, el cual se llamará, para todos los efectos previstos en el presente reglamento, LA ORGANIZACIÓN.

Artículo 1º Objetivos específicos de la función de compras:

1. Formular un plan de programación de las posibles compras, adquisiciones y/o contrataciones a realizar en el período, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.
2. Crear y actualizar una lista o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones, servicios, información general y demás información necesaria.
3. Coordinar el funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario.
4. Tramitar las órdenes de compra y/o servicios para la adquisición de bienes y servicios que se requieren en las diversas áreas, a través de las solicitudes hechas por Almacén.
5. Estar atentos a que los artículos solicitados por las áreas o secciones lleguen oportunamente.
6. Velar porque los servicios que se contraten le sean prestados a la empresa con unos estándares mínimos de calidad, se reciban oportunamente y bajo las condiciones pactadas.
7.  Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía, obra o servicio.
8.  Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
9. Participar activamente en la negociación con proveedores o contratistas para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto o la prestación de los servicios contratados.
10. Trabajar coordinadamente con los demás departamentos, especialmente con Inspecciones, Mantenimiento, Contabilidad, Tesorería y Almacén.
11.  Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que hacen las áreas o secciones de la empresa, así como al proceso de devolución.
12. Solicitar cotizaciones o propuestas de los materiales o servicios pedidos a Proveedores y Contratistas, para efecto de control, de acuerdo con el presente Reglamento.

1. Artículo 3º: De la normatividad aplicable. Ante los conflictos que puedan presentarse por vacíos jurídicos o falta de reglas explícitas, deberán aplicarse las normas contenidas en el Código de Comercio y en el Código Civil, según el asunto de que se trate. Tratándose contrataciones con entidades del sector público, deberán aplicarse las normas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública o Ley 80 de 1993, Ley 361 de 1997, Ley 816 de 2003, ley 905 de 2004, Ley 996 de 2007, ley 1150 de 2007, 1450 de 2011, ley 1474 de 2011, los Decreto Ley 4170 y 019 de 2012, y en especial el Decreto 0734 de abril 13 de 2012 (que reglamenta las disposiciones legales contenidas en el Estatuto General de la Contratación Pública), y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Artículo 4º: Principios que deben observarse en toda actuación contractual. Los principios que orientan las actuaciones contractuales de la Empresa son:

1. Principio de Igualdad: Toda persona que participe en procesos de contratación con las empresas de la Organización tendrá igual trato e iguales oportunidades en cuanto a derechos y obligaciones en la tramitación de los mismos.
2. Principio de publicidad y transparencia: Los contratos que suscriba la Empresa para la contratación con el fin de prestar servicios a empresas prestadoras de servicios públicos, son públicos, y es obligación de las mismas facilitar el acceso de los ciudadanos a su conocimiento y fiscalización de conformidad con la ley, respetándose la reserva legal y/o comercial aplicable.
3. Principio de eficacia: La Empresa determinará con claridad el objeto de cada uno de sus contratos y establecerá sistemas de control y resultados, así como la evaluación de los proyectos.
4. Principios de economía: Las políticas y procedimientos establecidos por la Organización se adaptarán a las normas civiles y comerciales y se utilizarán con el fin de agilizar las adquisiciones y contrataciones. Los procedimientos se adelantarán en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; no se exigirá más documentos o copias de los necesarios ni autenticaciones ni notas de presentación personal, salvo que se trate de cumplimiento de requisitos establecidos en el contrato, en el presente Reglamento o en la Ley.

Artículo 5º: Principios que orientan la actuación contractual. La contratación que desarrolle la empresa se sujetará a lo dispuesto en las normas civiles y comerciales; las que regulan la conducta de los servidores públicos, a los preceptos constitucionales y los principios generales del Derecho.

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