Relaciones Publicas Con Los Medios

RELACIONES CON LOS MEDIOS.

1. ¿QUÉ ENTENDEMOS POR RELACIONES CON LOS

MEDIOS Y OBJETIVOS ?

Las relaciones con los medios es una actividad del departamento de cº o

de RRPP destinada a mantener una relación eficaz y positiva con los medios

de cº y con los periodistas de las diferentes redacciones de prensa escrita y

medios audiovisuales.

Se plantean 2 tipos de objetivos :

1. OBJETIVOS ESTRUCTURALES O PERMANENTES :

- Aumentar la notoriedad de la empresa

- Transmitir una identidad definida en la estrategia de cº.

- Favorecer un juicio positivo hacia la empresa.

2. OBJETIVOS COYUNTURALES :

- Difundir toda la información útil para el público en lo que concierne a la

empresa

- Transmitir toda la información concerniente a la empresa, que esté

ligada a un tema de actualidad, de interés general.

Al final, el éxito de las relaciones con los medios y la consecución de

estos objetivos, pasa por la fase de creación y mantenimiento de un clima de

confianza mutua.

Esto no se consigue nunca mediante contactos pasajeros, mediante

intermediarios.

Para poder conseguir estos objetivos es básico establecer una relación

de continuidad.

2. ¿EN QUÉ CONSISTE EL TRABAJO DE RELACIONES

CON LOS MEDIOS ?

Aquí, podemos separar varias áreas de trabajo :

1. LABOR DE DOCUMENTACIÓN :

a) Examen de prensa : que comprende el examen de :

- prensa diaria/ semanal

- prensa económica

- prensa especializada/profesional.

b) Recortes de prensa : se archivan en el press-book

c) Revista o dossier de lo aparecido en los medios relativo a la empresa

d) Servicio de documentación : aquí estarían :

- la actualización de la documentación básica de la empresa

- la actualización de la fototeca.

2. ANÁLISIS ESTRATÉGICO :

a) Evaluación de las necesidades del público : en cuanto a :

- información general sobre aspectos adyacentes a la empresa

- información específica sobre la empresa.

b) Estudio de oportunidades para generar acontecimientos susceptibles de

ser tratados en los medios.

c) Selección de los instrumentos más convenientes para las campañas de

prensa.

3. TRABAJO PROPIAMENTE DE RRPP :

a) Investigación permanente de los medios de cº con los que vaya a tener

relaciones

b) Investigación, contacto, satisfacción de las demandas de los

periodistas.

c) Seguimiento de los resultados de los contactos con los periodistas.

d) Consejo a los directivos de la empresa en sus relaciones con los

medios de cº. Hemos de asegurarnos que esas personas no se van a salir

del tono que utilizamos habitualmente con los medios :

- gestión de las entrevistas de esos directivos con los medios de cº

- preparación de la intervención

- preparación de un documento : guía de preguntas y respuestas que

deben memorizar.

4. TRABAJO CREATIVO :

Puede y debe haber cierta creatividad :

a) Concepción y redacción de los documentos informativos

b) Seguimiento de la elaboración de los documentos para la prensa

c) Redacción de discursos y gestión de la agenda de directivos.

3. ELECCIÓN DE SOPORTES Y ELABORACIÓN DE UN

LISTADO DE MEDIOS.

La elección de los soportes comienza primero con una labor de

selección.

Para poder seleccionar los soportes, el primer deber es conocerlos. Es decir,

conocer los soportes :

1. CUANTITATIVAMENTE : conocer la tirada/difusión en prensa escrita y

la audiencia en los medios audiovisuales (ej : OJD...)

2. CUALITATIVAMENTE : sería necesario conocer :

a) el perfil del lector (sexo, edad, datos económicos, distribución

geográfica...). Estos datos son difíciles de obtener.

b)la capacidad del soporte para interesar a los públicos destinatarios de la

empresa.

c) la política editorial de dicho soporte.

A partir de aquí, la siguiente tarea ya es la elección concreta.

Existen más categorías concretas de soportes que interesa tener en cuenta. De

aquí nace la elección de los soportes.

1. Agencias de prensa (EFE, Europa Press, AFP, Associated Press, Reuter,

UPI ..., que abastecen al conjunto de los soportes de información continua.

2. Las cadenas de radio nacionales (RNE, COPE...) y las autonómicas

3. Televisiones nacionales y locales

4. Prensa diaria nacional

5. Prensa diaria regional

6. Prensa de información general semanal

7. Prensa económica (semanal y mensual)

8. Prensa especializada (TV, femenina, entretenimiento...)

9. Prensa profesional especializada.

De este listado tenemos que elegir los que más nos interesan.

Dentro de la elección del soporte estaría, también, la identificación de

los periodistas destinatarios, teniendo en cuanta que en los medios de cº

impresos, la estructura del equipo directivo es la siguiente :

- director

- jefes de redacción

- jefes de sección

- periodistas especializados.

En los medios audiovisuales, la estructura es la siguiente :

- director de informativos

- jefes de redacción de informativos

- responsables de documentales o programas de actualidad

- periodistas de informativos y programas de actualidad.

Toda esta información debe aparecer, también, en el listado de medios.

ELABORACIÓN DE UN LISTADO DE MEDIOS.

Este listado se realiza una sola vez, pero es un trabajo de elaboración

constante.

Para la elaboración del listado inicial, los datos se pueden obtener a

partir de la “Ayuda de cº del portavoz del Gobierno” o agendas de medios de

las distintas Comunidades Autónomicas (son directorios de medios).

También, en prensa, si los datos que deseamos no figuran aquí,

podemos recurrir a las cabeceras de las publicaciones impresas (en todo tipo

de prensa).

Las actualizaciones del listado se hacen, obligadamente, a partir del trato

periódico con los medios.

Cuanto más denso y nominativo sea el listado de medios que

elaboremos, mejor. Esto obliga a trabajar con dos tipos de listados :

- listados completos (en el ordenador)

- listados operativos (listado reducido, con los medios y periodistas con los

que trabajamos normalmente).

1. LISTADO COMPLETO :

Para su elaboración, dentro del listado de medios habremos de separar :

a) soportes de información general à donde se distingue entre prensa,

radio y televisión.

A su vez, se clasifican los medios por su ámbito de difusión (ej : prensa

regional, local, nacional...).

Una vez realizado esto, se ordenan por orden alfabético.

Además, dentro de la prensa escrita se clasifican los medios, también,

atendiendo a su periodicidad (diarios, semanales...).

b) soportes de información especializada à ordenados por orden

alfabético. Si nos interesan dos tipos distintos de prensa, habremos de

separarlos (ej : deportes y prensa rosa).

c) soportes de información económica à clasificados por ámbito de

difusión, periodicidad y por orden alfabético.

d) prensa profesional à ordenada por orden alfabético.

e) agencias à se suelen separar. También se pueden situar por la actividad

que realizan.

Los datos que deben incluirse en cada uno de los medios del fichero

son los siguientes :

- nombre del medio

- dirección, fax, teléfono, e-mail

- tipo (económico, información general, moda...)

- periodicidad

- zona geográfica de difusión (ej : periódico nacional con suplementos

autonómicos)

- nº de lectores (tirada o difusión)

- nombres del director, jefes de redacción o redactor-jefe, jefes de sección y

periodistas especializados, que trabajan en las diferentes secciones que nos

interesan

- persona/s de contacto (personas que conocemos)

- notas : atributos relevantes (ej : de cara a quien nos dirigimos o no ; quien

nos da mejor trato).

2. LISTADO OPERATIVO :

Los datos que se incluyen para cada uno de los medios son :

- nombre del medio

- dirección completa, teléfono, fax y e-mail

- persona/s de contacto y sección a la que pertenecen

- periodistas especializados que trabajan en las secciones que nos interesan.

Además del fichero de medios, hay que preparar un fichero de

periodistas.

Generalmente se trabaja con 2 ficheros :

a) Fichero alfabético à datos :

- nombre

- medio de cº en que trabaja

- sección y cargo

- dirección, teléfono, e-mail, fax.

b) Fichero de sectores à es el fichero de periodistas clasificados en función

del sector en que trabajan. Ej :

- economía : - nombre

- dirección, tfno, fax, e-mail

- etc....

- política

- deportes

- etc...

4. ORGANIZACIÓN DE LA DIFUSIÓN DE INFORMACIONES A LOS

MEDIA : PROGRAMA DE CAMPAÑAS DE PRENSA.

El programa de campañas de prensa es un programa anual que se

realiza al final del ejercicio anterior

...