Relación entre inversión en Facility Management y el Nivel de Productividad. “Costes, Consumos y Niveles de Servicios del Facility Management”

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Numerosos estudios prueban la relación entre inversión en facility management y el nivel de productividad alcanzado por el negocio al que esta actividad apoya. Este artículo presenta los resultados del II Benchmarking de Facility Management en España. Los datos aportados proporcionan información que, organizada en percentiles y sectores, permite determinar distintos niveles de eficiencia en la gestión de estos recursos por parte de las empresas.

Costes, Consumos  y Niveles de Servicios del Facility Management

El facility management se define como la gestión de entornos de trabajo productivos a través del mantenimiento de la infraestructura y logística necesarias para facilitar las actividades económicas en todos los sectores, permitiendo que el desarrollo de las operaciones y actividades estratégicas sea más eficiente y efectivo.

Por tanto, el facility management es una función crítica que puede consumir recursos fundamentales o contribuir al éxito general de la empresa, dependiendo de la gestión que se desarrolle.

La implementación integrada del facility management implica unir la administración de los activos físicos y de los recursos financieros y humanos dedicados a éstos con la dirección estratégica de la organización.

A pesar de que las áreas gestionadas por el facility management (recursos financieros, recursos humanos, activos fijos e información y conocimiento) comparten el objetivo común de proveer de apoyo estratégico y operativo a todas las actividades acometidas por la empresa, cada una sigue diferentes agendas, sirve a diversos grupos de intereses y tiene prioridades distintas.

En España, la gestión de los activos inmobiliarios ha        sido        –a        la        hora        de        buscar        ventajas competitivas–        tradicionalmente        olvidada.        Sin embargo, para la obtención de buenos resultados en el core business de cualquier compañía resulta

crítico poder garantizar una optimización del uso de sus activos y, sobre todo, tener una total confianza en la disponibilidad de sus propiedades y de todas las actividades de soporte al negocio.

El coste de mantenimiento de los inmuebles de oficinas viene a representar, en promedio, un 15% anual del presupuesto total de la empresa; y cada componente del facility management –las instalaciones, el apoyo a los negocios (business support) y la tecnología de la información–, un 5% de las ventas. A pesar de ocupar el segundo lugar en los costes estructurales después de los salarios, la gestión de los activos inmobiliarios y del facility management rara vez aparece entre los objetivos estratégicos de las compañías. ¿Seguirán las empresas ignorando el importante impacto en los beneficios que tendría elevar el perfil de la gestión de activos inmobiliarios al nivel de los recursos humanos o la dirección financiera?

Dada la relevancia de las cifras anteriores, una tentación habitual es reducir estos costes esperando que ello redunde en el incremento de beneficios antes de impuestos. Sin embargo, a no ser que los recortes puedan hacerse sin interferir en el desarrollo de las actividades comerciales, lo habitual es que afecten negativamente los beneficios. Para determinar si nuestras inversiones son adecuadas, no sólo hay que conocer la cantidad de recursos empresariales que este mantenimiento absorbe, sino que, además, es necesario determinar el valor que esta inversión genera.

En este sentido, el facility management será capaz de reconocer cuándo hay que establecer un nivel de servicio distinto (y, por consiguiente, de costes) para continuar manteniendo una gestión de apoyo y política de riesgo aceptables, y cómo valorarlo para poder obtener los fondos adicionales que cubran dichas necesidades. Hay que ser consciente no sólo de que el incremento en gastos puede mejorar la efectividad y eficiencia de los negocios (por ejemplo, obteniendo mayor productividad y eficiencia en el uso de energía), sino también de que la limitación de daños reduce pérdidas, al evitar el riesgo de fracaso. El problema es que los incrementos en beneficios (los ahorros) son difíciles de cuantificar y de expresar como rentabilidad o retornos sobre la inversión, mientras que los gastos son fáciles de ver.

A pesar de todo ello, es preciso diferenciar entre la dificultad de justificar mejoras (inversiones)

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contablemente y el hecho de que éstas impacten positivamente en el cash flow. En un reciente estudio, Roger Bootle (de Reino Unido, país pionero en la implantación de estrategias de gestión de activos inmobiliarios y facility management) ha llegado a las conclusiones siguientes:

1. El uso inapropiado de los activos inmobiliarios ocasiona a las compañías pérdidas anuales de unos 25.000 millones de euros, y mejorarlo incrementaría hasta en el 13% el margen bruto.
2. Una reducción del 10% de los costes del facility

millones de euros para dichas empresas.

1. La gestión de edificios ocupados por sus propietarios es mucho más ineficaz que la de instalaciones en régimen de alquiler, con pérdidas estimadas de hasta 15.000 millones de euros al año.

En resumen, la implantación del facility management en las decisiones estratégicas de la compañía puede impactar de forma significativa en los resultados, consiguiendo un incremento del retorno de los capitales invertidos gracias a un mejor aprovechamiento de los activos inmobiliarios, reducción de los costes operativos, mejoras en la calidad de vida de los usuarios, garantías de no interrupciones del negocio, claridad en la contabilidad y liberación de recursos clave de gestión para concentrarlos en el core business de la compañía.

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