Reuniones eficaces

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Habilidades directivas y personales

Tema 15. Reuniones eficaces

Índice

Objetivos de aprendizaje        3

1. Presentación        3
2. Objetivos y utilidad de las reuniones        3
3. Tipos de reuniones        4
4. Fases para una reunión efectiva        5
5. Puntos para evitar reuniones improductivas        7
6. Puntos clave del éxito        10
7. Documentos y soportes técnicos        10
8. Resumen        11

Referencias bibliográficas        11

Objetivos de aprendizaje[pic 4]

Los objetivos que se pretenden alcanzar en este recurso son los siguientes:

• Conocer diferentes tipos de reuniones.

• Aprender las fases y metodología para una reunión eficaz.

• Identificar acciones a evitar y acciones clave para el éxito.

1. Presentación

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¿Cuántas veces se ha asistido a reuniones con la sensación de haber perdido el tiempo?

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Si cuantificaras el número de veces que nos ha ocurrido, tal vez veamos que son demasiadas. De la misma manera, si cuantificáramos el coste que ha incurrido en ello, veríamos con incredulidad una sustancial pérdida de dinero.

Las reuniones son una herramienta efectiva, pero su utilización ha de realizarse bajo patrones metodológicos que hagan de ella, una práctica positiva para los intereses de sus objetivos y los de la organización. Es una cuestión de metodología y buenas prácticas.

1. Objetivos y utilidad de las reuniones

Como toda circunstancia en las relaciones interpersonales, depende del tipo de información a manejar y la opción a determinadas conductas y métodos convenientes para el logro de lo que se quiere conseguir. El punto focal para el despliegue de una reunión es establecer los objetivos que se pretenden alcanzar y llevarlos a la práctica mediante una planificación y metodología adecuada.

Si bien es cierto que se asiste, en más de las ocasiones deseadas, a reuniones ineficaces, estas tienen una utilidad de gran valor:

• Contacto personal: sostiene esa capacidad perceptiva que pone en contacto un trabajador con las necesidades de la organización y de sus equipos, desarrollando las habilidades de las personas presentes en la reunión, para cubrir necesidades planteadas mediante opiniones, decisiones, etc. Incrementa la comunicación del grupo, la atención necesaria y la sintonía mutua. Esto difícilmente puede darse por escrito. Establece un compromiso moral y el flujo de ideas de manera espontánea.
• Acceso a información rápida, de importancia y relacionada con otras unidades o equipos.
• Esclarecimiento de dudas en el momento en que se desarrolla la información.

• Soluciones, decisiones y acciones dentro del grupo de personas necesarias para ello, estableciendo una apertura y responsabilidad por parte de los participantes.

Para el desarrollo de una reunión, hay que tener en cuenta una serie de variantes que pueden presentarse y deben tomarse en cuenta para su efectividad:

• Número de participantes: esto dependerá en alto porcentaje del tipo de reunión a desarrollar.
• Diferencia de edad entre los participantes, nivel profesional, nivel económico, entre otros: puede ser muy productivo por las diferentes experiencias a aportar, siempre que el moderador lo considere un beneficio.
• Recursos: no está ceñida la preparación de una reunión únicamente a los recursos humanos que deberán estar presentes. Debemos planificar qué recursos materiales nos apoyarán de una manera efectiva: lugar, retroproyector o cañón, mobiliario, documentación a aportar y manejar, entre otros.
• Reuniones fuera de la organización o de su grupo de trabajo: en muchas ocasiones, tener una reunión eficiente y eficaz, implica “sacar” a ciertas personas de las cercanías de sus cargos. Continuas interrupciones de trabajo, llamadas telefónicas y otros factores externos, distraerán la atención del participante, su concentración y la de los demás, ralentizando el buen flujo de la reunión.
• Orden, procedimientos de actuación y calidad del moderador: son elementos determinantes en el éxito de los objetivos.

1. Tipos de reuniones

A continuación, se explican los tipos de reuniones:

• Informativas: se informa acerca de una decisión tomada, de un cambio esperado, etc. Su objetivo es transmitir información a una persona o un equipo. Por ejemplo, puede ser información general, lo que involucra a todo el personal sin distinción, lo que conlleva grupos heterogéneos o bien información determinada a grupos específicos, pero siempre tendrá el mismo objetivo: informar. Son reuniones cortas y se pueden escuchar opiniones, pero se descartan cambios en lo que se está transmitiendo. Algunos de sus objetivos son:

• Informar de un suceso.
• Eliminar un rumor.
• Informar sobre un cambio corporativo.
• Mostrar un producto.

De toma de decisiones: El objetivo de este tipo de reuniones conlleva el planteamiento de puntos que se quieren analizar para la toma decisiones y la viabilidad de una situación dada: un proyecto, la entrada de un fuerte cliente, un cambio en una posición clave, etc. Son reuniones muy planificadas y la figura del moderador es fundamental. Algunos de sus objetivos son:

• Cambios estructurales en la organización.
• Cambios salariales, de posición o de evaluación.
• Evaluación de un proyecto cliente.
• Revisión de partidas presupuestarias.

• Para recabar información: Generalmente, se presentan entre el profesional y el cliente. Por ejemplo, un ingeniero de sistemas extrae información de las necesidades del cliente para un sistema determinado. Son reuniones separadas cuidadosamente por la persona que requiere de la información. Su proceso de escucha es activo y en un porcentaje casi del 80 % de la reunión. Algunos de sus objetivos son:

• Extracción de información.
• Revisiones conjuntas con el cliente.
• Planteamiento de clientes potenciales.

• Reuniones mezcladas: en ocasiones, las reuniones no están sujetas a un tipo purista y exclusivo. Una reunión puede ser informativa y además tener un segundo objetivo como el de extraer los planteamientos de quienes reciben información. Se hace este tipo de reuniones por el mero hecho de ganar en oportunidad y ocasión, tiempo y costes, resultados inmediatos, entre otros.

1. Fases para una reunión efectiva

Si se llega a la conclusión de que se requiere de una reunión para manejar cualquier tipo de información, debe seguir una metodología para que dicha reunión sea efectiva. Para ello, se exponen las diferentes fases que se deben tener en cuenta:

• Preparación: sin una buena preparación, es probable que la reunión sea absolutamente una pérdida de tiempo. Es necesario ser dinámico en ello y seguir unos pasos para su elaboración. Recuerda que el tiempo también es valioso para la organización e implica un coste.

Para ello:

• Determina el objetivo de la reunión y su prioridad u orden.
• Analiza cuidadosamente el personal y, para algunas de las reuniones, por ejemplo, un desarrollo conjunto de aplicaciones o JAD (joint application development), el establecimiento de roles.
• Preparar una agenda: ¿qué debe contener la agenda?

• Fecha, lugar, hora de inicio y de finalización. Establece la estimación de tiempos de la manera más adecuada posible, el corte y tiempo, la apertura a un nuevo punto, preguntas y resumen.
• Temas que se van a tratar, con la asignación de tiempo para cada uno de ellos.
• Selección los participantes de personas afectadas o que afectan a la situación que se va a plantear. Deben ser personas que aporten conocimientos y experiencias sobre la temática que se va a desarrollar o posean suficiente autoridad para la toma de una decisión.
• Envío de documentación anexa a los participantes. Se remitirá con tiempo suficiente para su lectura y preparación.
• Persona que dirigirá la reunión (moderador).

• Persona que realizará las anotaciones para la futura acta de reunión. Si se realiza en una herramienta y software seleccionados, es inmediato su envío a los participantes para su revisión.

• Introducción: esta fase depende en gran porcentaje el éxito de la reunión. Debe ser lo suficientemente impactante, interesante, que capte la atención de los asistentes. Uno de los puntos más esperados, más contundentes, estadísticas arrolladoras, etc. es una baraja de éxito para el inicio de una reunión.

Es la fase de introducción la encargada de enganchar a los asistentes a una atención total necesaria. Además de un inicio arrollador, se deben establecer los objetivos que se quieren alcanzar y los resultados previstos. El orden y las pautas que se van a seguir serán la base de un buen comienzo. Si este punto no lo exponemos claramente, el interés inicial despertado en las personas presentes tenderá a perderse y el éxito logrado con las primeras palabras decaerá No entender claramente a lo que se quiere llegar producirá un estado de aburrimiento y ausencia mental de la situación.

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