SISTEMA DE COMPRAS

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Introducción

El proceso de compras no sólo implica el adquirir y obtener los productos que se requieran en una empresa sino que también incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en términos monetarios.

Análisis de caso

En el presente trabajo analizaremos el departamento de compras del hotel “”, en cual labora nuestra compañera Blanca Estela Pavón González.

El sistema de compras comprende la estructura, las políticas, el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos de la empresa dirigidos a asegurar el suministro del hotel de materias primas y servicios con un flujo adecuado, de manera que satisfaga sus necesidades en las mejores condiciones del mercado.

El departamento de compras en el hotel tiene una gran importancia y debe ser tratado un centro de gestión, ya que influye de una manera determinante en los resultados del establecimiento.

Características

• Coste de la materia prima: siendo el departamento de alimentación, pisos mantenimiento y contabilidad los que más consumen suministros.
• La inversión en existencias: gestión de almacenes, mantenimiento y control de stocks.
• Financiación de proveedores: determinación y política de plazo.

Objetivos

Organigrama

El Organigrama del Departamento de compras puede estar compuesto por el Gerente de Compras, por el Supervisor de Compras y el Agente de Compras, como los tres niveles más importantes y significativos. Pueden existir además otros puestos, a partir del nivel tres, de acuerdo a la necesidad de la empresa, como pueden ser el Ingeniero de Compras, el Comprador Maestro y el Comprador Júnior. En lo que se refiere al organigrama no existe un modelo fijo sino que se va adaptando de acuerdo al modelo y dimensiones de la compañía, pues puede haber desde muy simples hasta muy sofisticados.

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Funciones

Responsabilidades

El ejecutivo reportará al gerente a cargo de las operaciones o al contralor, o en algunos casos, según la estrategia de producción reportará al gerente de producción.

Las responsabilidades principales deben de responder a un sin número de necesidades, estas responsabilidades alcanzan en cierto grado a especializarse por parte del personal.

• Compra y negociación
• Seguimiento y tramitación
• Administración
• Investigación sobre compras

Relación con otros departamentos

Estructura

Consideramos que su estructura es mixta. Buscando:

• Conseguir mayores descuentos por volumen
• Estandarización de la calidad
• Conseguir mejores condiciones de pago

1. Centralización de productos terminados
2. Descentralización de materia prima perecedera

Evitando incurrir en gastos de transportación y mayor respuesta de proveedores locales.

Formas de control

• Las ventas pueden ser a mayoreo o menudeo. Para las compras a mayoreo en el que en una sola exhibición se adquiere cierta cantidad de mercancía se expide una factura. Que es una de las formas de llevar a cabo los trámites de compra y venta. Pero también existen otros documentos como: el recibo descriptivo, el contra recibo, la solicitud de cheque, la póliza de cheque y para operaciones de venta a plazos está el crédito, el pagaré y la letra de cambio. Además tenemos el recibo de pago de honorarios, recibo por arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles, el vale, el comprobante de gastos y la carta poder.
• Es muy común que el control se lleve mediante la solicitud de cheques que se origina posteriormente a la revisión de las facturas y darles el visto bueno. A partir de la solicitud de cheque, el área de contabilidad extiende una póliza de cheque que es un documento en donde la compañía escribe minuciosamente el concepto que respalda el pago y recoge la firma de conformidad de quien lo recibe. Este documento permanece en la empresa para comprobar y llevar el control interno.
• Tener en cuenta el sistema de pago o compra y gastos de envío. Especificar por cuestión legal si el pedido se hará como contrato o documento de cargo.

Conclusión

Las empresas no son autosuficientes. Dependen de terceros. Para abastecer sus operaciones y actividades, las empresas requieren materias primas, materiales, máquinas, equipos, servicios y una extensa variedad de insumos que provienen del ambiente externo. Todo proceso productivo necesita ser debidamente abastecido para poder funcionar satisfactoriamente. De hecho, para que la primera operación comience, es necesario que los materiales e insumos estén disponibles, que su abastecimiento sea garantizado con cierto grado de certeza para atender las necesidades y que sea continuo a lo largo del tiempo. El ritmo de funcionamiento de la empresa requiere, por lo tanto, un flujo constante de materiales e insumos que provienen del ambiente externo.

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