SISTEMAS PARA COMPRAS Y ABSTECIMIENTOS

UNIDADAD 2:

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

CONTENIDO

DEL

TEMA

2.1 RELACIONES CON LA ORGANIZACIÓN.

En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.

La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.

Dirección

La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

Producción.

Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración: ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.

Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:

Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de se agente de compras)

Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.

Ventas

La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende , en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.

El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.

Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.

2.2DIVULGACIÓN DE ACTUALIDADES TECNOLÓGICAS Y APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES.

Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización.

Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras esta cambiando en su propia naturaleza, organización y responsabilidades.

Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él, el de la función de compras de una organización competitiva para los 90's son:

Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control de inventarios están siendo ampliamente estudiadas y hasta cierto grado, imitadas incluso en los Estados Unidos.

Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transportación y de comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los domésticos y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias.

Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios y de la educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en la función de compras.

La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la información. La información, los datos y hechos específicos están siendo generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo. De un lado están quienes se encargan de colectar y transmitir la información, y en el otro lado, aquellos que toman decisiones basadas en la interpretación de los datos.

Individualmente o en combinación, estos cambios tienen profundas implicaciones

...