SISTEMA GESTION AREA FINANZAS

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SISTEMA DE GESTION AREA FINANZA

Se denomina gestión financiera (o gestión de movimiento de fondos) a todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico (billetes y monedas) o a través de otros instrumentos, como cheques y tarjetas de crédito. La gestión financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones monetarias.

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1. PROCESO DE COBRANZA

El proceso de cobranzas en SAP, implica toda aquella transacción iniciada por el cliente para transferir por algún medio, dinero a la empresa con la que ha contraído alguna obligación o acuerdo de pago. Al momento de registrar dicha transacción, se debe considerar aspectos regulatorios tributarios vigentes para evitar cometer alguna infracción acorde a lo establecido por SUNAT. Es necesario mencionar que dichos aspectos, forman parte de la localización a implementarse en TECNOMED, por lo cual se controlaría todo aquello requerimiento tributario establecido por SUNAT. A continuación, se mostrará el proceso de cobranzas en SAP, que será implementado en TECNOMED.

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El inicio de una cobranza puede tener lugar antes de que un cliente realice un pago, pues es posible que existan notas de crédito, pagos a cuenta o facturas a aplicar en favor del cliente, los cuales disminuirían el saldo pendiente del mismo. En caso existieran dichos documentos se deberá reconciliar previamente a efecto de que los documentos pendientes de pago por parte del cliente muestren el saldo pendiente correcto. Seguidamente, o en caso no existieran documentos a reconciliar, el cliente deberá realizar el pago por la obligación contraída, ya sea mediante cheque, transferencia bancaria, efectivo o letras.

Posteriormente, el responsable de cobranzas, deberá seleccionar en el sistema el código del cliente respectivo, e identificar si el concepto del pago es a partir de una obligación provisionada en SAP o si se trata de un pago a cuenta. En caso existan los documentos de la obligación, deberá seleccionarlos previamente. Seguidamente, se deberá indicar el monto del pago del cliente, indicando el medio de pago y los datos necesarios según el mismo.

Documentos:

1. Pagos Recibidos: Documento que nos permite registrar el pago de Clientes o a cuenta de algún socio de negocio.  Al seleccionar desde este documento el socio de negocio que está pagando, automáticamente se mostrará los documentos pendientes de pago a dicho socio de negocio, donde podemos seleccionar las facturas que se desea pagar y asignarles un medio de pago.

La cancelación empieza con la recepción del abono del cliente (transferencia, cheque o nota de crédito, depósito, etc.), posteriormente se busca la factura en el sistema y se registra los detalles como número de operación del banco, número de factura, importe a cancelar, fecha de cancelación y tipo de pago.  

1. Medio de Pago: El medio de pago no es un documento en SAP Business One, sino más bien es un ícono que se ubica en el menú de herramientas como una bolsa de dinero ([pic 36]), al presionar dicho ícono se mostrará una pantalla en la cual se debe registrar los datos del medio de pago.

1.  PROCESO DE PAGOS

En cuanto al flujo del proceso de pagos, el tratamiento será análogo al caso de las cobranzas. En tal sentido, se involucrará a toda transacción que implique transferencia de dinero de TECNOMED hacia proveedores o empleados con los que se tenga alguna obligación contraída. Asimismo, será posible también realizar pagos a cuenta y por anticipo, considerando en todo momento el cumplimiento de la regulación vigente en el Perú. A continuación, se mostrará dicho flujo.

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En primer lugar, es necesario mencionar que SAP cuenta con una opción de pago masivo, para efectuar en una sola transacción el pago a múltiples proveedores, mediante el uso de un asistente del sistema para tal fin. Sin embargo, dado que en la mayoría de los casos se realizará pagos a un solo proveedor por transacción, se detallará el proceso bajo dichas condiciones. En tal sentido, el inicio de este proceso se dará con la selección del proveedor al cual se le va a pagar.

Seguidamente, se deberá seleccionar los documentos que se van a pagar y que representan una obligación con el proveedor, o en su defecto indicar que se trata de un pago a cuenta al mismo. Adicionalmente, se indicará el monto y medio de pago de tal transacción, incluyendo los datos propios según cada medio de pago en específico. Culminando el ingreso de dicha información se concluiría el proceso del pago.

Es necesario mencionar  que, en ciertas situaciones dicho pago podría involucrar conceptos de percepción o detracción, SAP permitirá también registrar los respectivos comprobantes que acrediten el abono de dicho importe, con la finalidad de mantener la consistencia contable y tributaria necesaria. Se debe recalcar que, el procedimiento correspondiente a la localización tributaria peruana se elaborará según lo establecido por SUNAT.

Documentos SAP:

• Documento Pago Efectuados: Este documento nos permitirá realizar en forma manual los pagos a nuestros proveedores, para la creación de este documento debemos seleccionar el  socio de negocio al que deseamos realizar el pago, y el sistema mostrará los documentos pendientes de pago para el mismo.

• Medio de Pago: El medio de pago no es un documento en SAP Business One, sino más bien es ícono que se ubica en el menú de herramientas como una bolsa de dinero ([pic 38]), al presionar dicho ícono se mostrará una pantalla en la cual se debe registrar los datos del medio de pago.

1.  MODELAMIENTO DE TESORERÍA

El proceso de tesorería en SAP, involucra tanto el manejo de caja chica como de entregas a rendir, los cuales consisten en la entrega de suma de dinero a un empleado, quien se hará responsable posteriormente de sustentar los gastos del mismo ya sea de parte suya o de otros empleados que dispusieron de dicho dinero. A continuación, se mostrará el flujo de este proceso.

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En cuanto a caja chica, el proceso se inicia cuando uno de los empleados requiere hacer gastos en sus funciones como trabajador. Para tal fin, se registrará en el sistema un Pago Efectuado en favor del empleado, emitiéndose el cheque respectivo para tal fin.

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