SISTEMAS

INDICE

INTRODUCCION

FORMAS, FORMULARIOS Y DOCUMENTACIÓN

Formas…………………………………………………………………………Pág. 1

Formularios…………………………………………………………………….Pág. 2

Normas Generales para el Diseño de Formas……………………………Pág. 3

Clasificación de las Formas………………………………………………….Pág. 4

Impacto y Aspecto Ambiental hoy día al Diseñar Formas……………….Pág. 5

Ventajas y Desventajas del Diseño de Formas……………………………Pág. 6

ELABORE SEGÚN LAS NORMAS DE UNA FORMA

Memorándum…………………………………………………………………..Pág.7

Circular………………………………………………………………………….Pág.8

Aviso…………………………………………………………………………….Pág.9

Carta…………………………………………………………………………...Pág.10

Solicitud de Empleo………………………………………………………….Pág.11

Solicitud de Permiso…………………………………………………………Pág.12

Control de Entradas y Salidas de Personal………………………………Pág.13

Control de Entrada y Salida de Equipos………………………………….Pág.14

PARA UN AREA ESPECÍFICA

Compras………………………………………………………………………Pág.16

Ventas…………………………………………………………………………Pág.17

Inventarios…………………………………………………………………….Pág.19

IDENTIFICACIÓN Y CÓDIGO

Requisición de Materiales…………………………………………………..Pág. 21

Control de Inventario………………………………………………………..Pág. 22

Orden de Compra……………………………………………………………Pág. 23

Factura Contribuyente Formal…………………………………………… Pág. 24

Factura Pendiente…………………………………………………………..Pág. 26

Factura………………………………………………………………………..Pág. 27

Nota de Crédito………………………………………………………………Pág. 30

Nota de Debito……………………………………………………………….Pág. 31

Libro de Compras……………………………………………………………Pág. 32

Libro de Ventas………………………………………………………………Pág. 35

Formato de Caja……………………………………………………………..Pág. 38

Sistema de Gestión………………………………………………………….Pág. 39

NORMAS ISO

Normas ISO…………………………………………………………………Pág. 49

Normas ISO 9000…………………………………………………………..Pág. 51

Normas ISO 14000…………………………………………………………Pág. 56

Normas ISO 18000…………………………………………………………Pág. 58

NORMAS DE CALIDAD

Utilidad de las Formas para la Organización y para los Clientes externos de Venezuela……………………………………………………………………Pág. 60

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

En las organizaciones es necesario documentar las actividades que se realizan diariamente, los procedimientos generan formularios, formas, que aun cuando la tecnología ha permitido elaborarlos en forma digital siguen siendo útiles y de valor como evidencia, el que estos se muestren físicamente.

Sin el ánimo de burocratizar sino más bien de simplificar, estandarizar, se diseñan, analizan y controlan las formas en una organización.

FORMAS, FORMULARIOS Y DOCUMENTACIÓN

FORMAS

Las formas contables son aquellas que sirven para registrar las operaciones del ente económico; se elaboran en original y tantas copias sean necesarias; no obstante, hay otros documentos externos que son apoyo de las transacciones y que sirven de soportes básicos.

Es la herramienta o medio de comunicación escrito normalmente impreso a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general tiene información fija escrita y espacio para la información variable. En el momento que se completa pasa a ser un documento y de acuerdo con el tipo de información o grado de dificultad para su llenado, puede integrar o acompañarse con un instructivo.

Debido al gran volumen de información que existe en toda organización es necesario el manejo de formas para homogeneizar y racionalizar el trabajo, disminuyendo las cargas y costos organizacionales.

La eficacia con la que se atienden los aspectos relacionados con las formas en una institución, repercuten directamente en la fluidez y precisión con que puede hacer frente a todos los asuntos relacionados con la ejecución de funciones, instalación y operación de sistemas, desarrollo de procedimientos, prestación de servicios y/o venta de productos.

Forma Completada Documento

1

Es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos.

Un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

Es el medio que transporta los datos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información en la empresa u organización.

FORMULARIOS

Los formularios que no son enviados a confeccionar a las industrias gráficas o imprentas se denominan regularmente formas, ya que no cumplen el requisito de la confección o producción con los parámetros de tamaños y formas que se obtienen cuando se envían a una industria gráfica.

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cual tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca.

Puede considerarse como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es transportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos.

En ellos se imprimen información constante que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

2

Es una hoja de papel en la cual hay alguna información impresa y espacios en blanco para la inserción de datos.

Son los registros inmediatos de los detalles de cada transacción sirviendo de documento probatorio o contable siempre y cuando estén autorizados.

Están conformados por toda la documentación de índole comercial e interno y constituye todos los comprobantes expedidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan dentro de una organización.

Son todas las formas impresas que se elaboran o están prediseñadas con la finalidad de recaudar información en las diferentes operaciones que lleva a cabo la organización constituyéndose en un elemento que siempre y cuando esté autorizado podrá servir como comprobante para garantizar una operación.

NORMAS GENERALES PARA EL DISEÑO DE LAS FORMAS

Son realizadas ajustándose al tamaño del papel tipo A4.

Repartiendo la información de manera vertical u horizontal según la necesidad.

Deben crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.

3

Deben proporcionar la manera más fácil de anotar y usar los datos en el contenido.

Deben ayudar a reducir la tendencia al error.

Deben de tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo.

CLASIFICACIÓN DE LAS FORMAS

Después de contar con todas las formas de la institución, se procede a clasificarlas, debido a esta puede ser conforme a algunos de los siguientes criterios:

Funcional.

Se basa en las funciones que desarrolla la institución. Reúne todas aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el examen de cualquier posibilidad de combinación o eliminación

Por unidad administrativa.

Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad.

Generales

Se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa

4

De oficina

Son las que normalmente se elaboran para que sean manejadas solo dentro de la oficina donde se prepararon

De interoficina

Se originan en una oficina y pasan a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.

Por Proceso

Por denominación

Por características físicas

Por cliente o usuario

IMPACTO Y ASPECTO AMBIENTAL HOY DÍA, AL DISEÑAR FORMAS

Durante estos tiempos las formas que se utilizan en las empresas han ido cambiando

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