TIPOS DE AUDITORIA

1. Quién audita a quién?

Una auditoría puede ser realizada por tres grupos de auditores y auditados distintos: De primera, De segunda y de Tercera parte.

a. Auditorías de Primera Parte. La auditoría de primera parte es conocida como AUDITORIA INTERNA o AUTO-AUDITORIA. Esta se realiza dentro de su propia compañía, puede ser que un grupo de la compañía central audite a una de las plantas; que se realice una auditoría dentro de la división, que sea una auditoría local dentro de la planta o cualquier número de combinaciones parecidas. Aquí no existe una relación de auditoría externa y cliente-proveedor, sólo clientes externos y proveedores.

b. Auditorías de Segunda Parte. Un cliente puede realizar auditorías de segunda parte a un proveedor. Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas partes y ya se están suministrando o se proveerán bienes en el futuro. Si usted utiliza éstas técnicas de auditoría en el proceso de aprobación de un proveedor potencial, antes de firmar el contrato, en realidad usted está inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, se efectúa después de que el contrato esté firmado, entonces se le denomina Auditoría. A las Auditorias de segunda parte también se les conoce como AUDITORIAS EXTERNAS, si es usted quien la realiza. Si su cliente lo audita a usted, aún se le denomina auditoría de segunda parte, pero ya que es usted quién la recibe, se le denomina AUDITORIA EXTRINSECA (no externa).

c. Auditorías de Tercera Parte. Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores son quienes realizan las Auditorías de Tercera Parte. Los inspectores del gobierno pueden inspeccionar sus operaciones para examinar si está cumpliendo con las normas establecidas. Esto es muy común en industrias reguladas en los Estados Unidos, como las estaciones de energía nuclear y las manufactureras de de dispositivos médicos. A través de estas auditorías gubernamentales, el público consumidor tiene la confianza de que se cumplen las normas y de que los productos cumplen los aspectos mínimos de seguridad. Las auditorías de registro son realizadas como una condición para pertenecer a un grupo o para aprobar su registro. Existen agencias no gubernamentales que acreditan que los hospitales y universidades cumplen con ciertas normas industriales. Quizá las organizaciones de comercio podrían desear promover la seguridad y calidad de sus productos industriales o servicios a través de un programa de auditoría y de un sello de aprobación. Otros países utilizan a menudo el término certificación en lugar del de registro. Los negocios al nivel mundial están registrando sus instalaciones bajo la NORMA ISO 9001 para lograr con ello una ventaja de mercadotecnia. Cuando el registro se realiza de manera apropiada, éste promueve mejores prácticas empresariales y mejora la eficiencia.

d. Auditoria de suficiencia

Permite realizar una detallada revisión de los documentos que componen un sistema de gestión de la calidad para determinar el grado de cumplimiento con los “debes” de la norma. Se trata de una revisión de papeles, de oficina. No hay visita a las instalaciones de la empresa.

Esta revisión permite asegurar que el sistema de gestión de la calidad cumpla con todos los requerimientos de la norma sobre las cuales esta basado. Se trata de una revisión de papeles de dos o tres días que cubre únicamente el manual de calidad en las auditorias de certificación. En las auditorias internas de calidad debe cubrir el manual de calidad y los procedimientos.

PROTOCOLO DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD

ACTIVIDAD EXPLICACIÓN

DESPACHO DE MANUALES Calidad prepara unas copias controladas, que son enviadas a la entidad certificadora para que se lleve a cabo la auditoria de suficiencia, 15 días antes de la programación de la auditoria de calidad de cumplimiento. (1)

AUDITORIA Realiza la inspección de los documentos comparando lo escrito con la norma ISO9000, texto oficial.

ANÁLISIS HALLAZGOS Analiza con sus colegas las posibles no conformidades.

Clasificación de las no conformidades Se clasifica dentro del contexto del formato de la página siguiente, buscando que se resuelvan los errores, inconsistencias, no conformidades y párrafos fuera de contexto.

PRESENTACIÓN NO CONFORMIDADES Diligencia el informe presentado en la página siguiente y lo entrega al jefe de aseguramiento de la calidad.

CORRECCIONES Se pacta un plazo no superior a 90 días para realizar los ajustes del manual. No se puede realizar mas de 2 revisiones en una auditoria de certificación. (2)

NOTAS:

(1) La auditoria de suficiencia con los auditores internos, conserva el mismo protocolo: el área de calidad envía a los auditores internos una copia controlada de los documentos solicitados.

(2) En auditoria interna es posible repetir este proceso varias veces, aunque resulta muy desgastador. Es deseable que todos los documentos se encuentren muy revisados antes de iniciar la auditoria de suficiencia.

2. Clases de Auditoría según su propósito

De acuerdo con su propósito las auditorías se pueden dividir en dos categorías: De cumplimiento y De productividad.

a. Auditoría de Cumplimiento. Como su nombre lo indica busca el cumplimiento de un grupo de reglas establecidas previamente y que no pueden ser cuestionadas. Algunos ejemplos de éstas incluyen las siguientes:

- Auditorías Tributarias. Los agentes fiscales a nivel local, estatal y nacional son quienes realizan éstas auditorías. Ellos verifican que los impuestos sean presentados y pagados de acuerdo con los códigos tributarios.

- Auditorías financieras. Son auditorías tradicionales utilizadas para los controles de contabilidad como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nómina. Aseguran la precisión de los balances y estado de ingresos, además de que previenen despilfarros, fraudes o abusos.

- Auditorías Gubernamentales. El gobierno regula: la producción de energía, la administración del medio ambiente, la producción de alimentos, la protección de los trabajadores y el uso de dispositivos médicos. El auditor verifica que se apliquen éstas leyes y normas.

- Auditoría de alto riesgo. Para algunos eventos son inaceptables las consecuencias de su fallo. Incluye la operación de aviones, submarinos y cohetes espaciales. Los auditores verifican los registros de inspección, de capacidad del artefacto, de revisión del diseño y otros documentos de prueba.

- Auditorías de Registro. El programa

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