Tarea Inacap

Portada

Introducción

Dentro del mundo globalizado en que están insertas las empresas en la actualidad, es necesario destacarse para generar ventajas competitivas que aseguren la continuidad de la organización. Cada empresa debe lograr generar procesos únicos e inculcar a todas sus áreas una visión integral de los procesos, de esta manera se obtiene una sinergia. La sinergia se define como la suma de las partes que es más que la suma de cada parte por sí misma, es lo que se logra solo gracias al conjunto.

        Cada organización posee flujos de información tanto horizontales como verticales, los horizontales se dan en los mismos niveles jerárquicos pero de distintas áreas, por ejemplo entre el subsistema comercial y el subsistema financiero. En cambio los flujos de información verticales se dan entre distintos niveles jerárquicos, incluso dentro de una misma área. El adecuado flujo de información es lo que en muchos casos repercute en el éxito a fracaso de la organización.

        Cuando hablamos de un flujo de información vertical podemos distinguir que este sea ascendente o descendente. Una falta de comunicación puede retrasar los procesos, o hacer que estos no se lleven a cabo de manera adecuada, obligando a la organización a modificarlos sobre la marcha, lo que aumenta los costos y tiempos.

        Una empresa que no es capaz de mantener un flujo constante y reciproco entre sus miembros de información no es atractiva para los stakeholders, éstos, son las personas interesadas en la organización y en su buen funcionamientos, en la mayoría de los casos corresponden a inversionistas que quieren que la dirección tome decisiones asertivas que hagan obtener retornos crecientes a lo que invirtieron.

        Para entender mejor los conceptos planteados se analizara cada parte de la organización y los principales objetivos de comunicaciones con sus pares.

Interrelación de los subsistemas

        En una organización típica se pueden distinguir lo siguientes subsistemas básicos para que desarrolle un proceso integrado de negocios:

• Subsistema comercial: sus funciones principales consisten en la investigación comercial, que es identificar las necesidades de los clientes para buscar como satisfacerlas, esto corresponde a cuando una empresa es capaz de adelantarse a lo que el mercado le pedirá. Su otro gran objetivo es el marketing,  aquí es donde se utilizan conceptos como las 4 p (plaza, precio, promoción y producto), canales de ventas especializados, publicidad, etc.

• Subsistema de operaciones: es uno de los subsistemas más complejos dentro de la organización, debe definir que producir, cuando y en qué cantidad, cuanto mantener en stock de materias primas y productos terminados. Además se pueden definir formas de planificar inventario como contra demanda o contra pedido, el primero es estimando la cantidad demanda del bien o servicio y producir en torno a eso, en la segunda opción, mi producción depende de los clientes y las ordenes de compras que tenga de ellos.  Cuando se definen estos puntos se debe considerar la estrategia de la organización y objetivos de ésta tanto en el corto y largo plazo, ya que nunca se debe olvidar, que cada área debe alinear sus propios objetivos con los de la empresa, para que tengan coherencia y en conjunto se genere una organización eficaz.

• Subsistema de recursos humanos: los recursos humanos son fundamentales para las organizaciones, se debe tener una adecuada política para atraer a los profesionales más competentes en cada área, darles oportunidades de desarrollo y proyección. Si una empresa no es capaz de tener gente capaz realizando cada tarea, ninguna estrategia lograra llevarla al éxito. Así surgen distintas políticas de selección de personal, de evaluación y de retención. Además es necesario capacitarlos, cada empleado debe sentirse valorado en la empresa, así se siente parte de esta, genera fidelidad y compatibiliza sus objetivos tanto personales como profesionales con los de la firma.

• Subsistema de dirección y gestión: este subsistema es el que define la estrategia que seguirá toda la organización, es el pilar y centro de todas las demás áreas, que lo que hacen es realizar un apoyo para que se puedan cumplir los objetivos fijados por la alta gerencia. Debe reunir y organizar los grupos de trabajo, asignar tareas, metas y/o obligaciones. Además, no solo se debe preocupar de la coordinación externa, sino que debe identificar amenazas y oportunidades del entorno industrial en que este inserto la organización, una empresa de excelencia debe estar siempre preparada para enfrentar distintos escenarios de mercado, incluso los menos probables, tener un plan de contingencia para estos puede salvarla de la quiebra o del caos. En el caso de las oportunidades, la organización debe estar siempre atenta, ser el primero en notar y explotar una de estas puede consolidar una marca, posicionarla e incrementar las ganancias exponencialmente.

• Subsistema financiero: toda empresa debe definir una estructura financiera para inversión, esta puede venir de recursos propios, aportados por los inversionistas o de recursos externos, generalmente provenientes de un banco. O incluso puede ser una combinación de ambos, cual elegir depende de los objetivos y del tipo de industria (cambiante o constante). También se hace una diferenciación entre la inversión a corto y largo plazo. Es de suma importancia que la empresa siempre pueda obtener recursos para operar, para ello debe tener buenos antecedentes comerciales y generar lazos de confianza y cooperación con las instituciones financieras. Sin financiamiento, ningún otro sistema puede operar.

Debemos tener claro, que cada subsistema necesita de los demás para su funcionamiento, no pueden operar bajo ningún contexto de manera independiente. Hay variables fundamentales que se deben tener de cada uno para que el resto exista. Como se ve en la siguiente figura:

[pic 1]

        Más detalladamente, se entiende que del subsistema de dirección y gestión  fluyen los objetivos y estrategias a todo el resto de la organización, esto, tanto a corto, mediano o largo plazo, por lo tanto, todo lo que hacen los demás subsistemas está subordinado a la dirección.

...