Tema 1: La ciencia económica de la empresa (práctica)

Tema 1: La ciencia económica de la empresa (práctica)

1. El Departamento de Cuentas por Pagar de Ford

"Presionada por la fuerte competencia japonesa, la gigantesca Ford Motor Company tenía un serio problema: tenía mucha grasa que cortar. En su departamento de Cuentas por pagar (DCP), cerca de quinientos empleados se involucraban con un mar de papeles para solucionar problemas y pagar a los proveedores. Un total de 14 puntos de una variedad de fuentes (registros de recepción, órdenes de compra, facturas, etc.) deberían contrastarse y coincidir entre sí. Un simple retraso de cualquier documento significaba horas y horas para encontrar la información correcta, retrasos en los pagos y proveedores molestos. El proceso era convencional. El departamento de compras (DC) enviaba un pedido de compra al proveedor, con copia para el departamento de cuentas por pagar. Cuando el material que enviaba el proveedor llegaba a la recepción de Ford, un empleado llenaba el formulario describiendo el material recibido y lo enviaba al departamento de cuentas por pagar. Mientras tanto, el proveedor enviaba a éste mismo departamento la factura correspondiente. A partir de entonces, el departamento de cuentas por pagar tenía que conciliar tres documentos: el pedido de compra (PC), el formulario de recepción y la factura del proveedor. En el 80% de los casos, la conciliación era posible y el Departamento de Cuentas por pagar emitía el pago al proveedor. Pero en el 20% de los casos proporcionaban verdadera confusión que significaba pérdida de tiempo para todos. La Ford decidió implantar un sofisticado y caro sistema informático para agilizar el proceso y consiguió una reducción del 20% en el personal. La euforia duró hasta que los directivos de Ford visitaron Mazda en Japón, de la cual Ford estaba adquiriendo parte del capital. Impresionante: Mazda tenía tan solo 5 empleados en el departamento de cuentas por pagar. Todo en ese lugar fluía tranquilamente. Ford decidió entonces hacer una reingeniería de todo el proceso de pago a los proveedores. Con la reingeniería cambió todo. La factura y los tres documentos se eliminaron. El papeleo se sustituyó por un proceso ágil, simple y rápido en que la verificación y el control se hacen directamente en el ordenador. El ordenador del departamento de Compras emite un pedido al proveedor e informa en una base de datos online. Al recibir el material, la recepción verifica la comprar pendiente en la base de datos. Si corresponde, se presiona una tecla para informar de la llegada del material y el ordenador emitirá automáticamente el cheque al proveedor en el plazo previsto. Si no corresponde, la recepción devuelve el material al proveedor. En realidad, el rediseño del proceso casi eliminó la necesidad del departamento de cuentas por pagar. Ese departamento conservó únicamente el 5% del personal que tenía anteriormente.

El artículo muestra algunos de los inconvenientes del modelo burocrático.

¿Quién es el autor que inventó el modelo burocrático o burocracia?

- Max Weber

¿Cuáles son los inconvenientes o problemas que puede tener la burocracia?

- El desorden, incertidumbre y ambigüedad

¿cuáles de esos problemas se refleja en el texto?

- Habían muchos trabajadores que empleaban el tiempo en encontrar la información correcta, aún tirandose horas y horas, había un 20% de proveedores que no estaban satisfechos, en concreto por el retraso en los pagos, esto producía un desorden, incertidumbre y ambigüedad.

¿Qué significa la reingeniería?

- Reingeniería es el rediseño de un proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso

De todas las funciones del proceso de Administración, ¿cuál se ve más afectada por la reingeniería?

- Los empleados, se quedaron con el 5% del personal que tení anteriormente

2. La Administración Científica en el arsenal de Watertown.

El ejército estadounidense se puede considerar una de la primeras empresas que pusieron en práctica los principios de Taylor. El general William Crozier, encargado de las armas y los suministros militares, quería utilizar los principios de la administración científica en las industrias de municiones y en el arsenal de Watertown, dónde se producían y almacenaban armas. Contrató consultores que implantaran las nuevas técnicas científicas de administración, quienes identificaron 24 causas de ineficiencia y desempeño insuficiente: falta de sistema adecuado de suministros, modificaciones administrativas, descoordinación del trabajo en algunas secciones, herramientas inadecuadas, pérdida de tiempo en cambio y reparación de máquinas, retrasos en la búsqueda de materiales, costes adicionales de transporte entre secciones e incapacidad de utilizar máquinas y herramientas. Crozier contrató a Carl Barth, seguidor de Taylor, para implantar los cambios en el arsenal. El consultor analizó las prácticas existentes, examinó maneras de mejorarlas, estandarizó las mejoras, introdujo premios para los operarios e implantó los nuevos métodos con base al estudio de tiempos.

Al inicio los cambios fueron bien aceptados por los operarios, interesados en los premios por producción. Crozier destacó el ahorro y los beneficios a los trabajadores. Tres meses después intentó establecer el sistema en la fundición, pero halló mucha resistencia, pues los trabajadores sostenían que las nuevas medidas amenazaban sus empleos. Para oponerse a éstas, organizaron una huelga. Los sindicatos los apoyaron porque percibieron la situación como un intento de restringir la libertad de los operarios y reducir los salarios. Los congresistas estadounidenses empezaron a evaluar el sistema.

Crozier descubrió que el sistema de Taylor había permitido aumentar los salarios en un 25%. Los ahorros anuales del arsenal fueron de 240.000 $. El costo de producción de una conexión para un carro hidráulico de un cañón se redujo de 25 a 7 centavos y el costo de producción de carros de morteros se redujo 35%. En 1914, cuando estalló la I Guerra Mundial, la demanda de armamento estadounidense aumentó y la producción en la fabricación de armas se volvió fundamental. Cuando estados Unidos entró en la guerra en 1917, los principios de Taylor se utilizaban intensamente en la industria y el ejército.

La introducción de la administración científica en el arsenal fue muy criticada por la rapidez y por la falta de comunicación con los trabajadores implicados. Actualmente se ha confirmado que la preparación del ejército estadounidense para la participación en la Primera Guerra mundial fe fundamental, gracias a ala persistencia y visión de un general en su cruzada por la eficiencia, a pesar de la oposición

...