Trabajo Colaborativo Logistica

LOGISTICA COMERCIAL

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO DE EMPRESARIOS E INVERSIONISTA FABRICAS DE MUEBLES DE COLOMBIA

31/03/2013

HUGUES ENRIQUE CASIANI ARZUAGA

Logística de la organización de un Evento empresarial con las fábricas de Muebles Colombia

La principal diferencia en cuanto a la organización de este evento es su envergadura. Este evento es generalmente más multitudinarios, por lo que lógicamente requieren mayor esfuerzo y dedicación y sin embargo, debemos ser conscientes de que una reunión mal organizada siempre provocará problemas, por ello es importante dedicarles esfuerzo y dedicación.

En este caso tenemos 50 posibles inversionistas invitados a un evento empresarial y de negocios organizado por las Empresas muebles en Colombia y un grupo de 30 empresarios que hacen parte de la comitiva colombiana, El objetivo es invitarlos a 5 ciudades y enseñarles los beneficios de nuestros productos.

Dado que contamos con dos semanas calendario para realizar el evento empresarial por las empresas Muebles en Colombia, la cual se llevara a cabo en la ciudad de Valledupar Cesar.

Dentro de la organización que se llevara a cabo será de la siguiente forma:

1. mes antes del evento

Confirmar contratos de servicios: hospedaje, alimentos y bebidas, en el hotel Sicarare

Coordinación de transporte, aeropuerto hotel – hotel aeropuerto – hotel fábrica de muebles.

Prueba y confirmación de menús

Rreuniones con proveedores salón principal del hotel (SALÒN ARHUACO: Capacidad 120 personas).

Impresión de escarapelas distintivas.

Ordenar impresos diversos como señalizaciones, sombreros de bienvenida, etc.

Preparar paquetes con información para los participantes registrados

Ajustar garantías de proveedores conforme a las nuevas necesidades del evento.

Junta inicial y proveedores para ver logística general del evento, montajes, políticas, etc. Salón Arhuaco.

Cierre de contratos con proveedores para pago de anticipos.

Continuando con la organización del evento para los inversionistas y empresarios de fábrica de Muebles Colombia.

1 semana antes del evento

Reunión de revisión de logística a detalle con proveedores y comités del evento.

Horarios de montajes y desmontajes

Eventos sociales

Vigilancia del hotel y fabricas a visitar

Limpieza del entorno

Señalización

Recepción

Sala VIP

Revisar equipo audiovisual

Requerimientos de inauguración

Confirmación de invitados a inauguración del evento

Reconocimientos

Alimentos y bebidas a cargo de los chef del hotel

reserva y registro del hotel

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