Comunicación humana-unidad 4

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Mildred Sarahi Ramírez Montiel.

No. Control: 21260531.

Contador Público.

3°B.

Comunicación Humana.

Ensayo, Tema 4.

Georgina Magdalena Guzmán Franco.

4. REUNIÓN

La reunión es un conjunto de personas que se encuentran de manera presencial en un punto determinado para tratar de algún tema que será conducido por una persona en especifico

Las reuniones se clasifican de diferente manera dependiendo cual sea su objetivo o finalidad:

• Informativas
• Consultivo-deliberativas
• Formativas
• Decisorias

4.1 LA PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN O SESIÓN

Las reuniones suelen fracasar por no tener una planificación adecuada, es por eso que se debe preparar con tiempo y precisión.

Los aspectos principales en la preparación son los siguientes:

1. Elaboración de una agenda:  el tema a tratar se divide en partes, y es más conveniente que se dé a conocer esta agenda a los participantes con anticipación.
2. Elección de los participantes: se eligen de acuerdo con sus intereses y su relación con el tema a tratar.
3. Guía para conducir la reunión: se diseña de acuerdo con el objetivo de la reunión,

1. Apertura o inicio (actividad para romper el hielo),
2. Puntos a tratar,
3. El tiempo para conseguir la información,
4. Preguntas claves,
5. Tiempo para la discusión (toma de decisiones)
6. Y el cierre de la reunión.

1. Logística: se consideran todos los elementos para el desarrollo de la reunión, desde los materiales de apoyo hasta el local donde se realizará la reunión. No darle la debida importancia a esto, puede ocasionar la cancelación de este debido a la falta de elementos como; la iluminación, el audio, espacio suficiente, etc.

4.2 LA DIRECCIÓN DE UNA REUNIÓN 

Acta de reunión.

Documento que se redacta con el objetivo de dejar un registro escrito de los aspectos más importantes del seguimiento. Dependiendo del organismo que esté llevando a cabo la reunión y el motivo, el carácter que tendrá el acta será de menor o mayor grado formal.

• Informativo o de consulta
• Seguimiento o de control
• Oficial u obligatorio

Antes de la reunión.

1. Preparar el orden del día
2. Decidir quien asistirá a la reunión
3. Disponer ubicación y horario apropiado
4. Distribuir orden del día
5. Platicar con cada uno de los participantes antes de la reunión

Objetivo.

1. Debatir y decidir sobre los asuntos de mayor importancia en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo}
2. Fijar criterios, nivelar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, etc.
3. Facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.

Importancia.

Son una oportunidad inmensa para crecer y conocerse más, plantear distintos puntos de vista e ideas y así corroborar si las labores en un grupo se están realizando correctamente.

Durante la reunión.

1. Controlar el tiempo para cumplir con lo programado
2. Determinar conflictos o intervenir cuando sea necesario
3. Verificar cada cierto tiempo si el grupo va en sintonía y si están listos para tomar decisiones
4. Implementar reglamentos para la toma de decisiones

Antes de que la reunión termine se debe dar un resumen de las decisiones y asignaciones.

4.3 LA CONDUCTA DE UNA REUNIÓN: DIFICULTADES, LÍDER, LOS PARTICIPANTES

Aspectos clave.

• Asistentes
• Conductor
• Tiempo
• Material
• Espacio especifico
• Medios de apoyo

Conducta.

Inicio: primeros 5 minutos son de entrada, a no ser que por razones graves obligue a ir directamente al grano.

Exposición: introducción al tema no debe ser larga ni corta, pero debe marcarse claramente el objetivo de la reunión y el orden del día o los pasos que se dan para alcanzarlo.

Desarrollo: necesario para cada punto del orden del día marcar la tarea y objetivo a desarrollar.

Conclusión: especificar las decisiones finales de la reunión con los acuerdos tomados, responsabilidades asignadas, próximas reuniones, etc.

Dificultades.

• Sensación de innumerables reuniones y pérdida de tiempo.
• Reuniones no preparadas.
• Reuniones mal dirigidas.
• No se toman acuerdos, ni se determina un plan de actuación posterior.

Conducta de un líder.

• Centrar los debates y propuestas hacia la finalidad y tema de reunión
• Mantener el orden y turno de palabra
• Mantener la reunión en un ritma adecuado
• Destacar los puntos de acuerdo o desacuerdo

Conducta de los participantes

• Los impuntuales
• Los que se van temprano
• Los atacantes
• Los conservadores
• Los dudosos

4.4 TÉCNICAS GRUPALES

Herramienta metodológica que se desarrolla mediante la planeación consecutiva de una serie de actividades, con la finalidad de llevar a cabo procesos de enseñanza-aprendizaje.

1. Simposio: grupo de charlas, discursos o exposiciones verbales, presentados por varios individuos sobre las diversas fases de un solo tema. El tiempo y el tema los controla a menudo un moderador.
2. Panel: técnica en el que un grupo de personas expone en forma de diálogo un tema frente a un auditorio cuya duración es de sesenta minutos aproximadamente. Se emplea cuando las personas son expertas en el tema y están dispuestas a informar al auditorio.
3. Seminario: consiste en investigar, buscar información, discuten colaboración, analizan hechos, exponen puntos de vista, reflexionan sobre los problemas suscitados, confrontan criterios en un ambiente de ayuda reciproca para poder llegar a las conclusiones del tema.
4. Conferencia: disertación hecha ante un público. Tiene como fin informar, explicar, persuadir, etc. Toda conferencia exige un tratamiento detenido y más o menos profundo.
5. Congreso: sirve para impartir información, intercambiar opiniones, averiguar hechos, resolver problemas, planear toma de decisiones, etc. Es un contacto e intercambio de experiencias y opiniones entre el grupo de personas calificadas.
6. Asamblea: reunión de todos sus miembros, debidamente convocados y que tienen poderes soberanos para efectos internos de la asociación.

4.5 NIVELES DE OBSERVACIÓN DE UN GRUPO

Lo primero y más importante a la hora de realizar cualquier observación consiste en determinar con exactitud lo que se va a observar será preciso también delimitar el cómo o los instrumentos que vamos emplear en la observación.

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