El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación

¿Qué es el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación?

El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar.

Detección de necesidades de capacitación

A fin de apoyar al proceso de planeación de la Capacitación y la Educación Continua, en los siguientes párrafos se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las técnicas para el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) o para la actualización de los miembros de una organización, así como los elementos básicos de un reporte de estudio diagnóstico de necesidades.

¿CUÁNDO HACER UN DNC?

La atención hacia un DNC puede derivar de:

• Problemas en la organización

• Desviaciones en la productividad

• Cambios culturales, en Políticas, Métodos o Técnicas

• Baja o Alta de personal

• Cambios de función o de puesto

• Solicitudes del personal

• A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

• Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitación.

• Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC.

• Futuras.- Prevención que la organización identifica dentro de los procesos de transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Cuáles son las fases de acción que derivan en un DNC?

Aunque existen diversos procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:

• Establecimiento de la Situación Ideal (SI) que, en términos de conocimientos, habilidades y actitudes, debería tener el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable la revisión de la documentación administrativa, con relación a:

• Descripción de puestos

• Manuales de procedimientos y de organización

• Planes de expansión de la empresa

• Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay planes de cambio).

• Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo su función o al desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal, es recomendable obtener información sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte de

• jefe inmediato

• supervisores

• personal involucrado con el puesto.

Estas personas deberán aportar datos de precisos, verídicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)

• Registro de información. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la información para los fines correspondientes. A su vez, estos registros deberán permitir su clasificación y calificación futura. Se recomienda que los registros asienten información individual de las personas analizadas.

Los métodos y técnicas para obtener la información son diversos, entre ellas:

Análisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, función o procedimientos, o reportes.

• Entrevista

• Encuesta

• Cuestionarios de evaluación de conocimientos

• Inventario de habilidades

• Análisis de tareas por medio de lista de cotejo

• Registros observacionales directos

• Escalas estimativas de desempeño

• Escalas estimativas de actitudes

• Análisis grupales

• Lluvia de ideas

• Grupos binarios

• Phillips 66

• TKJ

Aplicar instrumentos a DNC para recolectar la información

Esta investigación pretende evaluar el sistema de capacitación para el Área de Enfermería de la Caja Costarricense de Segura Social, con el fin de determinar la efectividad en cuanto a los programas de capacitación.

Para lograr lo anterior, se establecieron los siguientes objetivos:

• Evaluar el sistema de capacitación existente para el Área de Enfermería, respecto al diagnóstico de necesidades, programación, diseño de cursos, técnicas, ejecución y seguimiento para el desarrollo de las acciones de capacitación.

• Valorar la efectividad de los programas de capacitación en la adquisición y desarrollo de habilidades, conocimientos y actitudes y su aplicación en el quehacer laboral.

• Identificar los niveles de evaluación existentes dentro del sistema, que permitan medir la reacción, aprendizaje e impacto obtenido para el mejoramiento del sistema de capacitación para del Área de Enfermería.

Para el alcance de los objetivos mencionados, se estableció como metodología la estructuración del mapeo de la investigación, mediante el cual se construyeron tres grandes constructos, tales como "sistema de capacitación, efectividad y evaluación" de los cuales se deriva una serie de variables, que son conceptualizadas y analizadas individualmente.

Al finalizar la investigación se plantearon algunas de las debilidades y fortalezas derivadas del análisis realizado y de las conclusiones obtenidas con base en el criterio y opinión de las Enfermeras Profesionales, presentado una serie de recomendaciones, tales como:

- Implantar un sistema mediante el cual se pueda determinar qué tipo de capacitación se requiere (DNC) y de esta manera priorizar y calendarizar las necesidades de capacitación. Para recolectar esta información se recomienda la aplicación del cuestionario confeccionado para tales efectos, así como la respectiva cédula de prioridades y calendario de capacitación.

- Se sugiere canalizar la información recopilada mediante el D.N.C., a través de los coordinadores de capacitación de cada Hospital, quienes analizarán la información conjuntamente con las jefaturas respectivas, para determinar si se ajustan a las expectativas de la unidad o servicio.

- Se recomienda dar seguimiento al aprendizaje obtenido, mediante la capacitación, de manera que las necesidades e inquietudes de capacitación que se determinaron como resultado de la aplicación del cuestionario "DNC" hayan sido satisfechas, es decir, por medio del seguimiento se alimentará el sistema para la determinación de necesidades de capacitación, para lo cual se

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