Etapas Y Actividades Del Procedimiento Metodológico De Diseño De Sistemas De Estimulación.

Etapas y actividades del procedimiento metodológico de diseño de sistemas de estimulación.

1. Preparación inicial.

2. Diagnóstico.

3. Estrategia de solución.

4. Implementación.

5. Evaluación y Ajustes.

A continuación se especificarán por etapa los objetivos, las tareas o actividades a desarrollar y las principales consideraciones a tomar en cuenta.

Etapa 1. Preparación inicial

Siempre que se lleva a cabo un proceso de cambio planeado, de mejora continua, de perfeccionamiento, es necesario marcar un punto de partida, realizar una entrada formal que de inicio al mismo, esta etapa con diferentes denominaciones aparece en los diversos enfoques existentes.

Los objetivos de esta etapa son:

1. Esclarecer las expectativas de metas, roles y procedimientos a todos los niveles.

2. Comprometer a todos los directivos y trabajadores con el proceso de mejora continua del sistema de estimulación.

3. Definir y preparar al equipo que dirigirá el proceso.

Como tareas o actividades a realizar para alcanzar los objetivos previstos para esta etapa pueden considerarse las siguientes:

1. Entrevistas iniciales.

2. Reuniones de información.

3. Talleres de sensibilización

Es conveniente destacar que un proceso de esta naturaleza puede llevarse a cabo dirigido por personal propio de la organización, a los que usualmente se denominan consultores internos, pero también es usual hacerlo con la utilización de personal externo, o sea, consultores externos.

Cualquiera sea el caso debe iniciarse el trabajo realizando contactos iniciales, entrevistas con el líder de la organización o reuniones de trabajo con el equipo de la alta dirección de esta con la finalidad de:

1. Definir los objetivos, alcance del estudio a realizar así como los plazos de ejecución.

2. Definir el procedimiento a utilizar y los roles a desempeñar por los participantes y comprometerlo.

3. Definir el consultor interno que será el coordinador del equipo de trabajo y los miembros fundamentales.

Estos aspectos son parte del denominado contrato psicológico que se utiliza para iniciar los trabajos de consultoría y que en general están presentes en toda entrada de estos procesos. Una vez realizado este paso, entonces se inicia todo un proceso de información/formación que garantice el compromiso a todos los niveles y la preparación de los implicados.

En primer lugar es conveniente lograr que a todos los niveles se conozca del trabajo que se realizará y sus objetivos a fin de que las personas tengan bien claras las expectativas e interpreten el papel que les toca desempeñar para alcanzarlas, esto puede hacerse utilizando las reuniones informativas existentes o que se implementen para tal fin.

A partir de aquí se desarrollarán talleres de sensibilización por niveles donde se preparen al personal del equipo y al resto de los participantes en lo referente a la forma de trabajar en equipo, a la aplicación del procedimiento y al uso de diversas técnicas requeridas para ello. Los aspectos esenciales a abordar son:

• Misión y objetivos de la organización, su derivación, ubicación de la GRH y la estimulación al trabajo. Concepciones de la función de la Estimulación y enfoques más actuales. Procedimiento metodológico para diseñar el sistema de Estimulación. Técnicas básicas para trabajar.

En estos talleres se tratará de combinar la formación teórica – práctica con la propia aplicación del procedimiento a fin de continuar el trabajo de comprometimiento con este. Es bueno destacar que en las restantes etapas deben tenerse muy presente todas las oportunidades para involucrar y comprometer a las personas y la forma más beneficiosa de hacerlo es darle una activa participación en el proceso.

Esta etapa, al menos en lo que al involucramiento (para el logro de compromiso) se refiere, no se cerrará nunca, una vez iniciado el proceso de mejora continua, en ella la labor de capacitación del personal, es trascendental.

El no conocer la esencia del " Know How", el no hablar un lenguaje común, el no saber participar eficazmente, es una de las causas claves que hacen fracasar o al menos limitan los resultados de estos procesos.

Las técnicas que puede utilizar el equipo de diseño son múltiples, entre las fundamentales están: las entrevistas y las técnicas de trabajo en equipo en general, adaptándolas a las diversas situaciones, el grupo además debe valerse de la revisión de documentos y su análisis. En las sesiones o talleres de sensibilización es necesario utilizar medios presentación de ideas ilustrativas, esquemas, así como la elaboración de materiales que trabajo.

La etapa de preparación inicial, si se utiliza y explota adecuadamente puede dar como resultado una información previa de diagnóstico muy útil, permite ir logrando consenso en cuanto a problemas y causas. Por otra parte, cuando se realiza el trabajo utilizando consultores externos, esta será además para ellos una experiencia muy útil ya que deben tener toda la información necesaria que permita ir caracterizando la organización, sus unidades operacionales, de apoyo y funcionales, entender la misión, los objetivos y tener una idea esencial de los principales factores internos y externos a tomar en cuenta.

Etapa 2. Diagnostico

La etapa de diagnóstico es trascendental en el proceso, es una etapa de estudio y análisis lo más profundo posible, que permita revelar el estado actual de la organización referida al subsistema objeto de estudio, en este caso el sistema estimulador.

Los objetivos de la etapa de diagnóstico son:

1. Identificar, verificar y definir los principales problemas del sistema de estimulación.

2. Analizar las causas que provocan la existencia de problemas.

3. Identificar y caracterizar las amenazas y oportunidades del entorno de la organización y del sistema estimulador, que están directamente relacionadas con éste.

Las tareas o actividades a desarrollar para cumplimentar los objetivos pueden enfocarse en 3 direcciones básicas:

1. Caracterización y diagnóstico preliminar de la organización y sus partes estructurales, análisis del entorno (interno y externo) del sistema estimulador.

2. Diagnóstico de la satisfacción laboral.

3. Diagnóstico del sistema estimulador.

Las dos primeras darán paso a la tercera que incluirá el resultado final del diagnóstico sistema estimulador, es conveniente resaltar que pueden ser iniciadas en simultaneo y de hecho es conveniente hacerlo.

Al trabajar en la primera dirección el equipo de diseño con la información que ha ido recopilando de la etapa 1 y su profundización en esta etapa debe

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