Habilidades De Administración Del Tiempo

Habilidades de Administración del tiempo

La primera fase de estos lineamientos expone indicadores que manifiestan una mala administración del tiempo y ayudan a detenerse a pensar y observar en cómo se está empleando el mismo. La segunda, muestra sugerencias para una mejor autogestión en función de lograr adquirir esta habilidad.

Fase No.1: Analizar como se está administrando el tiempo

Indicadores de una mala administración del tiempo

1. Trabajar más horas que las empleadas habitualmente.

2. Tener demasiados trabajos comenzados y asumiendo otros

3. Dificultades para cumplir los plazos establecidos y las fechas comprometidas

1. en la ejecución de las tareas.

4. Tener dificultades en distinguir lo Importante y lo Urgente

5. Realizar muchas tareas poco importantes que no aportan a la consecución de las metas.

6. No delegar y ejecutar trabajos que podrían ser hechos por otros.

7. No utilizar los llamados “tiempos muertos” que son los de transportación, espera a que comiencen las reuniones entre otros, en leer informes, anotar aspectos importantes etc.

8. Planificación de las tareas sin previo análisis de prioridades ni de las capacidades objetivas para cumplir con las mismas.

9. Dejar asuntos de importancia para más adelante y finalmente no se dedica suficiente tiempo para resolverlas.

10. Cuando no se dice “No” en momentos y situaciones que es necesario hacerlo.

11. Dejar actividades y tareas sin registrar esperando hacerlo “más adelante”, algo que nunca sucede en la realidad.

12. Llegar tarde a las reuniones.

13. Expresar las excusas a través del teléfono móvil “como mecanismo de explicación de atrasos”.

14. No conocer las causas más frecuentes por las que pierden tiempo.

15. Poco tiempo destinado a compartir con la familia (esposa, hijos y otros miembros).

16. Apenas dedicar tiempo al autoanálisis y reflexión a cerca de los proyectos personales y asuntos más íntimos.

17. Percepción de que no alcanza el tiempo.

18. Percepción de cansancio y agotamiento.

Una vez que se posee el conocimiento de cómo se está aprovechando y mpleando en la actualidad este recurso, entonces se pueden asumir algunos de los lineamientos que se proponen en esta segunda fase. Los mismos se dividirán atendiendo a las acciones de la habilidad y otros aspectos importantes dentro de la misma.

Fase No. 2: Sugerencias para desarrollar la habilidad de administración temporal, partiendo desde los objetivos que se quieren lograr y cómo gestionar mejor este valioso recurso.

Metas y Objetivos: “El que trabaja en función de lograr sus metas, siempre sabe hacia dónde va”

Defina y escriba claramente las metas y objetivos

Especifique las acciones a realizar para alcanzar los mismos

Establezca los plazos de cumplimiento para los objetivos y en función de ello, el de las acciones.

Defina responsables en la ejecución de las tareas

Controle y cheque sistemáticamente el estado de cumplimiento de las acciones y verifique los plazos de cumplimiento.

Defina los recursos necesarios para el logro de las metas.

Planificación: “Media hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados” (Gaynor E, 2006).

Elabore una planificación diaria, semanal y mensual de las tareas y proyectos a realizar.

Planifique teniendo en cuenta plazos de cumplimientos alcanzables y medibles.

Realice un análisis previo de la importancia y urgencia de las tareas antes de planificar.

Dedique un espacio a revisar la planificación diaria y en función de ello valore lo pendiente y concédale un lugar en la planificación del día siguiente.

Disponga de 20 o 30 minutos a planificar el día siguiente.

Priorización: “No hay nada más inútil que hacer eficientemente todo lo que NO es necesario” (Gaynor E, 2006).

Aprender y comprender el significado de las cuatro combinaciones principales relacionado con lo urgente e importante. Las mismas son:

1. Importante y urgente: Tienen que realizarse bajo cualquier condición.

2. Importante y no urgentes: Son muy importantes pero no requieren de una inmediata ejecución.

3. No urgente y no importante: Actividades o acciones que pueden realizarse en cualquier momento en tanto no tienen gran repercusión en los objetivos a alcanzar.

4. Urgente y no importante: Generalmente son tareas que no poseen una alta repercusión en las metas e intereses de las personas pero demandan rapidez. Son tareas que deben delegarse pero la inmediatez de las mismas lo impide en muchas ocasiones.

Luego elabore una matriz de doble entrada o cuadrante donde coloque las tareas o actividades en función de la combinación que represente, para que de esa forma le resulte más fácil tomar decisiones, por ejemplo:

Urgente No Urgente

Importante Toda actividad, problema, crisis que presione y requiera solución inmediata Actividades críticas que son importantes pero no demandan de inmediatez

No Importante Interrupciones, reuniones no planificadas, tareas que no se delegaron y demandan de rápida atención Actividades triviales, ocio no planificado

.

Planifique atendiendo a la importancia y urgencia de las tareas según la

distribución realizada en la matriz, siempre priorizando las más importante y

urgentes.

Ajuste al tiempo: “Toda tarea requiere tanto Tiempo como el que nosotros tenemos previsto para realizarla.” (Gaynor E, 2006)

Calcular previamente el tiempo que debe demorar en la realización de las tareas atendiendo a la importancia, urgencia, complejidad y recursos necesarios para ello.

Ajustarse al tiempo establecido para la ejecución de las tareas planificadas para cumplir con el mismo.

Utilización de medios auxiliares: “La clave no es dar prioridad a lo que está en la

agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades”. (Gaynor E, 2006)

Apoyar la planificación en agendas, calendarios, agendas electrónicas.

Mantenga siempre a la vista la agenda

Ordenar en las agendas las prioridades, es decir, marcar con letras o colores las tareas, por ejemplo. Rojo- urgentes e importantes, Azul-importantes no urgentes y Amarrillo- urgentes no importantes

Escribir la lista de las actividades por hacer.

Garantizar un apoyo secretarial eficiente donde se

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